Umwandlung handschriftlicher Dokumente in verwertbare Daten
Die Erfassung von handschriftlichen Daten ist für die meisten Unternehmen eine Quelle von Schwierigkeiten, weshalb wir die wichtigsten Faktoren behandeln, die bei der Arbeit an einer digitalen Transformationsinitiative zu berücksichtigen sind, die handschriftliche Daten und Dokumente betrifft. Vor diesem Hintergrund bietet Ephesoft bzw. Doc² einige aufregende neue Funktionen zur intelligenten Zeichenerkennung, die mit der nächsten Version von Ephesoft Transact eingeführt werden und bereits in Doc² enthalten sind
Die Bedeutung einer flexiblen Inhaltserfassung
Wer glaubt, dass handschriftliche Daten nur auf festen, standardisierten Formularen vorkommen, hat sich noch nie mit einem behördlichen Verfahren beschäftigt oder an einem nicht ausfüllbaren Online-Formular für eine Anwendung in der gewerblichen Wirtschaft gearbeitet. Formularvariationen und -versionen, schlechte Scanqualität, Faxkonvertierungen und vieles mehr können sich auf das Layout der Informationen in einem Formular auswirken. Wenn diese Faktoren ins Spiel kommen, ist eine schablonenhafte Datenextraktion einfach nicht mehr ausreichend.
Ausgehend von einer AIIM-Umfrage mit rund 300 Befragten verwenden mehr als ein Viertel aller Unternehmen Formulare und Dokumente mit Handschrift als Teil ihrer wichtigsten Geschäftsprozesse. Dazu gehören auch Prozesse, die mit Tools wie RPA-Systemen und BPM-Anwendungen automatisiert wurden – oder dies versucht haben.
- 26 % der Unternehmen verlassen sich bei wichtigen Geschäftsprozessen auf Formulare und Dokumente mit handschriftlichen Daten
- 42 % der Unternehmen, die Formulare für die Einreichung von Informationen und Anträgen verwenden, erhalten mindestens die Hälfte dieser Formulare mit handschriftlichen Daten
Handschriftlich übermittelte Informationen sind bei Organisationen des öffentlichen und privaten Sektors eher die Regel als die Ausnahme.
Engpässe
Der öffentliche Sektor ist einer der größten Verursacher von Engpässen bei der Verarbeitung handschriftlicher Daten. Wenn es um die Wähler geht, müssen die meisten Behörden Formulare einreichen. Unabhängig davon, ob es sich um Bundesbehörden oder staatliche und kommunale Einrichtungen handelt, sind Budget und Technologieeinsatz definitiv Faktoren. Denken Sie nur an das gekürzte Betriebsbudget Ihres örtlichen Landkreises im Zuge der Pandemie. Denken Sie dann an Prozesse wie Genehmigungsanträge, Informationsanfragen, Anträge auf Sozialleistungen, Steuerstundungen und vieles mehr. Angesichts des begrenzten Personals, der Freistellungen und der insgesamt verringerten Arbeitskapazität werden die Behörden mit einem Rückstau bei der manuellen Dateneingabe für all diese von den Bürgern gestellten Anfragen überschwemmt werden.
Allerdings ist die Geschäftswelt nicht immun gegen die Informationslücke, die Handabdruckdaten darstellen. Zum Beispiel akzeptieren Versicherungsgesellschaften Antragsformulare von Versicherungsnehmern, die handschriftlich eingereicht wurden. Oder erinnern Sie sich an jeden Besuch bei Ihrem Hausarzt, bei dem Sie im Wartezimmer mit all den anderen hustenden, elend aussehenden Mitpatienten das Formular „Aktuelle Versicherungs- und Kontaktinformationen“ ausfüllen mussten. Vielleicht mussten Sie sich auf COVID-19 testen lassen oder einen Antikörpertest machen, bei dem Sie die Antragsformulare von Hand ausfüllen mussten. All diese Informationen sind wichtig und müssen in einem digitalen, durchsuchbaren und verwertbaren Format aufbewahrt werden.
Intelligente Erfassungsplattform
Innerhalb von Ephesoft Transact folgt der interne Anwendungsworkflow diesen Schritten. Der Inhalt bewegt sich von der eigentlichen Dokumentenerfassung oder -aufnahme – entweder als Teil des Workflows eines externen Systems oder als eigenständige Aktion – bis hin zu dem Punkt, an dem die verarbeiteten Dokumente und ihre zugehörigen Metadaten und Indexwerte an ihr endgültiges Ziel oder den nächsten Schritt im Geschäftsprozess weitergeleitet werden.
5 Faktoren für ein erfolgreiches Projekt zur digitalen Transformation
Laut einem Bericht von PTC über die digitale Transformation geben Führungskräfte an, dass die Hauptvorteile dieser Initiativen in einer verbesserten betrieblichen Effizienz liegen – ein wichtiger Faktor für schrumpfende IT-Budgets -, in einer schnelleren Markteinführung neuer Produkte und Dienstleistungen und in einer immer größer werdenden Kluft zwischen den Erwartungen der Kunden und den Leistungen des Unternehmens. Und für die meisten Unternehmen sind Handabdruckdaten untrennbar mit einem ganzheitlichen Ansatz zur Automatisierung verbunden. Schauen wir uns also die fünf wichtigsten Elemente eines erfolgreichen digitalen Transformationsprojekts in Bezug auf Handabdruckdaten an.