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Rechnungsbearbeitung

Sep 27 2022

Wie Sie mit anderen Unternehmen zusammenarbeiten können, um Ihre Dokumentenverarbeitung zu automatisieren

27. September 2022 von Ines Brandao

Wie Sie mit anderen Unternehmen zusammenarbeiten können, um Ihre Dokumentenverarbeitung zu automatisieren


Dies mag auf den ersten Blick widersprüchlich erscheinen, aber es ist tatsächlich möglich, Ihre Prozesse zu optimieren, indem Sie mit anderen Unternehmen und sogar Ihren Mitwettbewerbern in einer Gemeinschaft zusammenarbeiten. Dies kann ganz einfach durch die Einführung von Schwarmintelligenz erreicht werden. Was genau verbirgt sich also hinter diesem Begriff?

Schwarmintelligenz ist ein Zweig der KI, der die kollektive Arbeit von Menschen nutzt, um ein bestimmtes KI-Modell zu trainieren. Nehmen wir die Dokumentenverarbeitung als Beispiel. Die Anzahl der verschiedenen Dokumentenstrukturen und -layouts, die Lieferanten verwenden, ist unbegrenzt, was es für Software zur Dokumentenerfassung manchmal schwierig macht, die Dokumente automatisch zu klassifizieren und zu extrahieren. Die Lösung ist hier die Einführung von Schwarmintelligenz. Der größte Vorteil ist, dass niemand die Arbeit alleine macht, da das Training von vielen Unternehmen und ihren Nutzern gemeinsam durchgeführt wird.

Dokumentenverarbeitung

Mit DOC² haben wir Schwarmintelligenz in unser KI-basiertes Repository integriert, um die Dokumentenverarbeitung auf einfache Weise zu automatisieren. Das bedeutet, dass unsere Kunden das gleiche Cloud-basierte Repository nutzen, in dem sie die Klassifizierungs- und Extraktionsregeln für ihre Dokumentenverarbeitung erstellen, löschen und verwalten können. Wenn Unternehmen A alle ihre Lieferantendokumente verarbeiten und die Software mit einem einfachen Klick trainiert, können Unternehmen B, C, D und E von bereits trainierten Dokumenttypen und Layouts profitieren. Das ist eine Win-Win-Situation für alle!

Unternehmen können sich das Konfigurieren und Programmieren von Lieferanten basierten Vorlagen sparen und profitieren mit DOC² bereits von einem selbstlernenden System.

Dokumentenverarbeitung

Bildnachweis: Header & Beitragsbild von canva.com, Grafik von polydocs

Written by Ines Brandao · Categorized: Automatisierung, Blog, Daten, Deutsch, DOC², Integration, Künstliche Intelligenz, Maschinelles Lernen · Tagged: automatisiert, Dokumente, Dokumentenverarbeitung, KI, Rechnungsbearbeitung

Jun 21 2022

Top-Tipps zur Rationalisierung Ihrer ERP- Rechnungsbearbeitung

ERP
21. Juni 2022 von Stephanie Propstmeier

Top-Tipps zur Rationalisierung Ihrer ERP- Rechnungsbearbeitung


Suchen Sie nach Möglichkeiten, Ihre ERP -Rechnungsbearbeitung zu rationalisieren? Wenn ja, dann haben Sie Glück! In diesem Blogbeitrag stellen wir Ihnen einige der besten Tipps vor, wie Sie den Prozess einfacher und effizienter gestalten können. Wenn Sie diese Tipps befolgen, können Sie sich Zeit und Ärger ersparen.

Worauf warten Sie also noch? Lesen Sie weiter und erfahren Sie mehr!

Die Bearbeitung von Rechnungen kann eine zeitraubende und mühsame Aufgabe sein, vor allem, wenn Sie ein älteres System verwenden. Außerdem müssen die Rechnungen manuell in das Buchhaltungssystem des Unternehmens eingegeben werden. Dieser Prozess vergeudet Zeit und Ressourcen, die besser für übergeordnete Aufgaben verwendet werden könnten.

Erhöhtes Fehlerrisiko

Jedes Mal, wenn Sie sich bei der manuellen Dateneingabe auf Menschen verlassen, besteht natürlich das Risiko unbeabsichtigter Fehler. Bei Unternehmen mit geringem Rechnungsvolumen (<20.000 Zahlungen) lag der durchschnittliche Anteil der Transaktionen, die Korrekturen erforderten, laut IOFM-Benchmarks im Jahr 2020 bei 8,6 %. Sei es die Eingabe einer falschen Bestellnummer oder die Zahlung doppelter Rechnungen.

  1. Wie AP die Beziehungen zu Ihren wichtigsten Lieferanten verbessern kann.
  2. Wie Sie Skonti für frühzeitige Zahlungen nutzen und Vertragsstrafen für verspätete Zahlungen vermeiden können.
  3. Wie ein besseres Management in der Kreditorenbuchhaltung Ihnen mehr Flexibilität beim Cashflow-Management verschafft.

Ein Unternehmen kann den Zahlungsprozess beschleunigen, indem es die Vorteile der Automatisierung nutzt.

Wenn Sie nach Möglichkeiten suchen, den Prozess zu rationalisieren, finden Sie hier einige Tipps, die Ihnen dabei helfen können:

Wie man eine Lösung für die automatisierte Rechnungsverarbeitung auswählt

  • Verwenden Sie eine spezielle Software zur Rechnungsautomatisierung:
    Es gibt viele Softwareprogramme zur Rechnungsautomatisierung auf dem Markt, die den Prozess viel einfacher und schneller machen können. Wenn Sie eines dieser Programme verwenden, können Sie sich eine Menge Zeit und Frustration ersparen.
  • Automatisieren Sie so viel wie möglich:
    Viele ERP-Systeme bieten die Möglichkeit, die Rechnungsverarbeitung ganz oder teilweise zu automatisieren. Dadurch können Sie viel Zeit sparen und Fehler reduzieren. Zum Beispiel kann die Prüfung doppelter Rechnungen in den meisten ERP-Systemen direkt durchgeführt werden.
  • Verwenden Sie eine neuere optische Zeichenerkennung, um Papierrechnungen zu erfassen.
    Empfangene Papierrechnungen können gescannt und in einem beliebigen Ordner an DOC² gesendet werden.
  • Traditionelle Rechnungsverarbeitung:
    Alte Erfassungssoftware verwendet Regex – Einige verwenden KI, aber Sie können keine Fehler im Modell beheben.
  • Unterstützt Ihre AP-Automatisierungslösung PO-basierte Rechnungen?
  • Benutzerfreundlichkeit:
    Eine benutzerfreundliche Software ist entscheidend für eine erfolgreiche Implementierung und trägt dazu bei, dass sie von Ihrem Buchhaltungsteam angenommen wird.

Polydocs DOC² erfasst Lieferantenrechnungen mit einer Swarm UI und schließt Kreditoren ein. Extrahierte Informationen können als E-Rechnung z.B. ZUGFeRD exportiert werden.

Automatisierte Rechnungsfreigabe

Sobald die Buchhaltungsabteilung die Rechnungsdaten überprüft hat, leitet das System die Rechnungen zur Freigabe weiter, basierend auf den spezifischen Rechnungsfreigabe-Regeln Ihres Unternehmens. Hier kann auch die Kostenstelle für die Lieferantenrechnung eingegeben werden.

Starten Sie mit DOC² in die automatisierte Rechnungsverarbeitung

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Written by Stephanie Propstmeier · Categorized: Automatisierung, Daten, Deutsch, DOC², Kostenersparnis, Rechnungsverarbeitung · Tagged: ERP, Rationalisierung, Rechnungsbearbeitung, Top-Tipps

Mrz 03 2022

Schritte der Rechnungsbearbeitung 🧾

Rechnungsbearbeitung
3. März 2022 von Stephanie Propstmeier

Schritte der Rechnungsbearbeitung 🧾


Die Rechnungsbearbeitung ist per Definition eine Geschäftsfunktion, welch von der Kreditorenbuchhaltung ausgeführt wird. Sie besteht aus einer Reihe von Schritten für die Verwaltung von Lieferantenrechnungen, vom Eingang bis zur Zahlung, welche unter der Kreditorennummer erfasst werden. 

Bis heute werden über 90 % der Rechnungen manuell bearbeitet, wobei diese Schritte befolgt werden: 

☑️ Erfassung, Sachkontocode und Abgleich der Belegdokumente wie Bestellung und/oder Lieferschein

☑️ Weiterleitung der Rechnungen an berechtigte Personen zur Freigabeprüfung

☑️ Rechnungen genehmigen und zur Zahlung in einem Finanzsystem einreichen

☑️ Rechnungen zur Zahlung über gängige Zahlungsmethoden wie Scheck, ACH oder Überweisung bearbeiten

☑️ Archivieren von Rechnungen und Zahlungsinformationen in der Finanzbuchhaltung und zu Prüfzwecken

Stellen Sie sich vor, Sie können all diese Schritte automatisieren – und Rechnungen in 30 Sekunden bearbeiten (das ist 6-mal schneller, als wenn ein Mensch das tut!). 🙌💪

Neugierig geworden?

Probieren Sie es selbst aus mit unserem Tool zur automatisierten Rechnungsverarbeitung:

https://doc2landing.cloudintegration.eu/

Written by Stephanie Propstmeier · Categorized: Deutsch, DOC² · Tagged: Rechnungsbearbeitung

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