Niemand bekommt gerne Rechnungen, das bedeutet ja, dass man Geld zahlen muss. Viel lieber ist man auf der anderen Seite und schreibt Rechnungen an andere und erhält dann Geld. Ist doch so, oder? Und doch gehören sie zu den Dokumenten, denen wir im Unternehmensalltag immer wieder begegnen – diese Rechnungen.

Eine Rechnung ist ein Dokument, mit dem ein Unternehmen Lieferungen und sonstige Leistungen gegenüber dem Leistungsempfänger abrechnet. Dabei spielt es keine Rolle, wie dies genau bezeichnet wird (Eingangsrechnung, Ausgangsrechnung, Abschlagsrechnung, Schlussrechnung uvm.). Die Rechnungen lassen sich aus buchhalterischer Sicht grob in zwei Gruppen einteilen: Kosten- und Warenrechnungen.

Der Unterschied zwischen Kosten- und Warenrechnung liegt hierbei darin, dass eine Warenrechnung sich immer auf eine Bestellung von Waren bezieht, eine Kostenrechnung hingegen bezieht sich meistens auf erbrachte Dienstleistungen.

Ein Beispiel:

Sie bestellen eine LKW-Ladung Baumaterial. Hier erhalten Sie eine Warenrechnung, die sich auf Ihre Bestellung bezieht und auch explizit aufweist, was an Waren berechnet wird.

Bei einer Dienstleistung (Telefonrechnung,…)  wird in der Regel nach Aufwand berechnet. Deshalb spricht man hier von einer Kostenrechnung.

So jetzt wissen wir, was eine Rechnung ist, verkaufen einem Kunden unsere Ware/Dienstleistung und stellen ihm das in Rechnung. Worauf müssen wir achten, was muss auf jeden Fall auf einer Rechnung stehen? Laut §14 UStG gehören folgende Punkte unbedingt auf eine Rechnung:

• Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmens und des Leistungsempfängers
• Steuernummer (Steuer-ID) oder Umsatzsteuer-ID (USt -IdNr.) des leistenden Unternehmens
• Ausstellungsdatum / Rechnungsdatum
• Fortlaufende einmalige Rechnungsnummer
• Zeitpunkt der Lieferung oder der Leistung
• Menge und Art der Lieferung oder Leistung
• Rechnungsbetrag, aufgeschlüsselt in Nettobetrag, Steuersatz, Steuerbetrag und Bruttobetrag

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