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KI

Apr 21 2023

Mit Doc² die Produktivität steigern

Doc²
21. April 2023 von Daniel Jordan

Mit Doc² die Produktivität steigern

Wie die Dokumenten-Erfassung von Doc² die Produktivität steigert und Fehler vermeidet


Im Zeitalter der digitalen Transformation benötigen Unternehmen effiziente Dokumenten-Management-Lösungen, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Die manuelle Verarbeitung von Dokumenten ist langsam, fehleranfällig und führt oft zu Informationssilos. Doc², eine hochmoderne Lösung zur Dokumenten-Erfassung, ist dazu da, das Dokumenten-Management zu revolutionieren, indem es die Produktivität steigert und Fehler minimiert. In diesem Blog-Beitrag erfahren Sie, wie die Dokumenten-Erfassungsfunktionen von Doc² das Dokumenten-Management in Ihrem Unternehmen verändern können.


Doc²: Ein Game-Changer in der Dokumenten-Erfassung

Doc² nutzt die Leistungsfähigkeit von künstlicher Intelligenz (AI), maschinellem Lernen (ML) und optischer Zeichenerkennung (OCR), um die Dokumenten-Erfassung zu automatisieren und zu rationalisieren. Durch die Automatisierung der Datenextraktion und die Reduzierung manueller Eingriffe können Unternehmen Zeit sparen, Fehler minimieren und die Gesamteffizienz verbessern.


Hauptmerkmale von Doc²

KI-gestützte Datenextraktion: Die KI- und ML-Algorithmen von Doc² extrahieren präzise wichtige Daten aus Dokumenten, wodurch die Notwendigkeit der manuellen Dateneingabe reduziert und die Verarbeitungszeiten beschleunigt werden.

Optische Zeichenerkennung (OCR): Die fortschrittliche OCR-Technologie von Doc² ermöglicht eine präzise Texterkennung und -erfassung aus Dokumenten, selbst bei verschiedenen Sprachen und unterschiedlichen Formaten.

Nahtlose Integration: Doc² ist so konzipiert, dass es sich in Ihre bestehenden Content-Management-, ERP- und anderen Softwaresysteme integrieren lässt und so einen reibungslosen Arbeitsablauf und eine einfache Datenübertragung gewährleistet.

Datensicherheit und Konformität: Doc² erfüllt die höchsten Industriestandards für Datenschutz und Privatsphäre und schützt Ihre sensiblen Informationen bei gleichzeitiger Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.

Skalierbarkeit: Die skalierbare Lösung von Doc² passt sich Ihren wachsenden Geschäftsanforderungen an und ist in der Lage, wachsende Mengen von Dokumenten zu verarbeiten, wenn Ihr Unternehmen expandiert.

Benutzerfreundliches Interface: Die intuitive Oberfläche von Doc² vereinfacht die Navigation, so dass sich die Benutzer schnell an die Plattform gewöhnen und mit der Rationalisierung ihrer Dokumenten-Erfassungsprozesse beginnen können.

Die Vorteile von Doc²

Die Implementierung der Dokumenten-Erfassungslösung von Doc² kann zahlreiche Vorteile mit sich bringen:

Gesteigerte Produktivität: Durch die Automatisierung der Dokumenten-Erfassung kann Ihr Team weniger Zeit mit der manuellen Dateneingabe verbringen und sich auf strategischere Aufgaben konzentrieren, was zu einer höheren Produktivität führt.

Geringere Fehler: Die fortschrittlichen Algorithmen von Doc² minimieren das mit der manuellen Dateneingabe verbundene Fehlerrisiko, was zu genaueren Daten und besseren Entscheidungen führt.

Zeit- und Kostenersparnis: Die Rationalisierung der Dokumenten-Erfassungsprozesse mit Doc² kann zu erheblichen Zeit- und Kosteneinsparungen in Ihrem Unternehmen führen.

Bessere Zusammenarbeit: Doc² erleichtert die Zusammenarbeit, da Teammitglieder leichter auf wichtige Informationen zugreifen und diese gemeinsam nutzen können, was zu einer besseren Entscheidungsfindung und schnelleren Reaktionszeiten führt.

Verbesserte Compliance: Doc² trägt dazu bei, die Datensicherheit und die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten, wodurch das Risiko von Datenschutz Verletzungen verringert und die Einhaltung von Branchenvorschriften sichergestellt wird.

Fazit

Durch den Einsatz von Doc² für die Dokumenten-Erfassung können Unternehmen erhebliche Effizienzsteigerungen erzielen, Fehler reduzieren sowie Zeit und Ressourcen sparen. Mit seinen fortschrittlichen Funktionen, der nahtlosen Integration und der benutzerfreundlichen Oberfläche ist Doc² die ultimative Lösung für Unternehmen, die ihre Dokumenten-Erfassungsprozesse optimieren möchten.



Bildnachweis Header & Beitragsbilder von bing AI

Written by Stephanie Propstmeier · Categorized: Blog, Deutsch, DOC², Künstliche Intelligenz · Tagged: Datenextraktion, DOC², Dokumenten Erfassung, Fehlerreduzierung, Integration, KI, maschinelles Lernen, OCR, Produktivität, Skalierbarkeit

Feb 14 2023

Der Online-Handel lebt davon …

Bestellung
14. Februar 2023 von Leni

Der Online-Handel lebt davon …


Ohne Bestellungen kann der Online-Handel nicht überleben. Aber auch in produzierende Unternehmen oder bei Dienstleistern sind Bestellungen an der Tagesordnung. Bestellungen sind Dokumente, die Unternehmen entweder aufgeben oder erhalten. Doch was versteht man unter “Bestellung”? Was muss in einer Bestellung enthalten sein?  Welche Arten gibt es?

Eine Bestellung bezeichnet den Auftrag an einen Lieferanten, eine bestimmte Ware zu liefern.

Es ist ebenso eine verbindliche Willenserklärung des Käufers, Waren zu den festgelegten Bedingungen zu kaufen. Bestellungen sind  rechtlich bindend, das heißt, dass der Lieferant verpflichtet ist, die Ware zu den vereinbarten Konditionen zu liefern und der Käufer/Besteller im Gegenzug eine Abnahme- und Zahlungspflicht hat.

Obwohl eine Bestellung an keine bestimmte Form gebunden ist, sollte sie eindeutig verfasst werden, um Irrtümer/Missverständnisse auszuschließen.

Folgende Punkte sollte in einer Bestellung unabhängig vom Übertragungsweg (Brief, Fax, Mail, elektronisch) enthalten sein: 

  • Allgemeine Daten (Adresse des Bestellers und des Lieferanten,..)
  • Hinweis auf das Angebot
  • Bestellerklärung / Bestellnummer
  • genaue Angaben zu der bestellten Ware (Preis Menge)
  • Liefer- und Zahlungsbedingungen.
  • ggf. Verweis auf die AGBs

Rechtlich gesehen (BGB §§ 145 ff) ist eine Bestellung entweder ein Antrag oder eine Annahme. Wenn man beispielsweise ein Angebot von einem Lieferanten bekommt und daraufhin eine Bestellung aufgibt, spricht man von einer Annahme. Hier kommt der Kaufvertrag zu den im Angebot genannten Bedingungen zustande.

Wird hingegen ohne vorheriges Angebot eine Bestellung aufgegeben, spricht man von einem Antrag. In diesem Fall bestätigt der Lieferant die Bestellung in der Regel durch eine Auftragsbestätigung und dadurch kommt dann ein Kaufvertrag zustande.

Im Unternehmen ist die Zusammenstellung oder die Aufgabe einer Bestellung oft eine Routineaufgabe des Einkaufs. Doch Bestellungen sind genau wie Rechnungen Dokumente, welche bearbeitet werden müssen. Mit DOC² wollen wir Sie genau dabei unterstützen. DOC² ist unsere Softwarelösung für eine intelligente und einfache Dokumentenverarbeitung. Sie basiert auf einer KI-Schwarmintelligenz, lernt ständig dazu und gibt Ihnen im Bereich der Dokumentenverarbeitung einen echten Mehrwert. Sie gewinnen Zeit, die Sie anderweitig investieren können. Und Zeit ist bekanntlich Geld. 🤑

Sie wollen mehr darüber erfahren, wie das möglich ist?

Dann zögern Sie nicht, uns zu fragen.

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Bildnachweis: Header & Beitragsbild jannoon028 auf Freepik

Written by Stephanie Propstmeier · Categorized: Blog, Daten, Deutsch, Künstliche Intelligenz, Maschinelles Lernen · Tagged: Annahme, DOC², Dokumentenverarbeitung, KI, Schwarmintelligenz, Softwarelösung

Feb 07 2023

Nicht schon wieder eine Rechnung

rechnung
7. Februar 2023 von Leni

Nicht schon wieder eine Rechnung


Niemand bekommt gerne Rechnungen, das bedeutet ja, dass man Geld zahlen muss. Viel lieber ist man auf der anderen Seite und schreibt Rechnungen an andere und erhält dann Geld. Ist doch so, oder? Und doch gehören sie zu den Dokumenten, denen wir im Unternehmensalltag immer wieder begegnen – diese Rechnungen.

Eine Rechnung ist ein Dokument, mit dem ein Unternehmen Lieferungen und sonstige Leistungen gegenüber dem Leistungsempfänger abrechnet. Dabei spielt es keine Rolle, wie dies genau bezeichnet wird (Eingangsrechnung, Ausgangsrechnung, Abschlagsrechnung, Schlussrechnung uvm.). Die Rechnungen lassen sich aus buchhalterischer Sicht grob in zwei Gruppen einteilen: Kosten- und Warenrechnungen.

Der Unterschied zwischen Kosten- und Warenrechnung liegt hierbei darin, dass eine Warenrechnung sich immer auf eine Bestellung von Waren bezieht, eine Kostenrechnung hingegen bezieht sich meistens auf erbrachte Dienstleistungen.

Ein Beispiel:

Sie bestellen eine LKW-Ladung Baumaterial. Hier erhalten Sie eine Warenrechnung, die sich auf Ihre Bestellung bezieht und auch explizit aufweist, was an Waren berechnet wird.

Bei einer Dienstleistung (Telefonrechnung,…)  wird in der Regel nach Aufwand berechnet. Deshalb spricht man hier von einer Kostenrechnung.

So jetzt wissen wir, was eine Rechnung ist, verkaufen einem Kunden unsere Ware/Dienstleistung und stellen ihm das in Rechnung. Worauf müssen wir achten, was muss auf jeden Fall auf einer Rechnung stehen? Laut §14 UStG gehören folgende Punkte unbedingt auf eine Rechnung:

  • Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmens und des Leistungsempfängers
  • Steuernummer (Steuer-ID) oder Umsatzsteuer-ID (USt -IdNr.) des leistenden Unternehmens
  • Ausstellungsdatum / Rechnungsdatum
  • Fortlaufende einmalige Rechnungsnummer
  • Zeitpunkt der Lieferung oder der Leistung
  • Menge und Art der Lieferung oder Leistung
  • Rechnungsbetrag, aufgeschlüsselt in Nettobetrag, Steuersatz, Steuerbetrag und Bruttobetrag

Egal, auf welchem Weg Sie Rechnungen erreichen, elektronisch oder postalisch, alle müssen bearbeitet werden. Mit DOC² gelingt Ihnen das in nur wenigen Minuten. Dank der KI-Schwarmintelligenz ist DOC² in der Lage, Rechnungen in kürzester Zeit einzulesen und zu bearbeiten.

Sie wollen mehr darüber erfahren, wie das möglich ist?

Dann zögern Sie nicht, uns zu fragen.

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Written by Stephanie Propstmeier · Categorized: Blog, Deutsch, DOC², Künstliche Intelligenz, Maschinelles Lernen · Tagged: KI, KI-Schwarmintelligenz, Rechnung

Jan 31 2023

Dokumente im Unternehmensalltag

31. Januar 2023 von Leni

Dokumente im Unternehmensalltag


In jedem Unternehmen gehen täglich viele Dokumente ein und aus. Ein Teil davon ist bei vielen Unternehmen noch papierbasiert, der andere Teil erreicht Unternehmen auf dem digitalen, elektronischen Weg, wie zum Beispiel per E-Mail oder auch per Online-Formular. All diese Dokumente können und müssen digital verarbeitet werden. Dafür nutzen viele Unternehmen bereits ein Dokumentenmanagementsystem (DMS). Doch wie genau gelangen die Dokumente in das DMS und am besten auch noch gleich an die richtige Stelle?

Hier kommt die Dokumentenklassifizierung zum Einsatz!

Dokumentenklassifizierung bedeutet, dass mittels OCR-Technologie Informationen von Dokumenten ausgelesen und in Kategorien eingeordnet werden. 

Der Begriff “Klassifizierung” (aus lat. classic, “Klasse”, und facere, “machen”) beschreibt das Zusammenfassen von Objekten zu Klassen (Gruppen, Mengen, Kategorien), was zusammen Klassifikation bedeutet.

Wie funktioniert Dokumentenklassifizierung?

Mit Hilfe einer Software für Dokumentenverarbeitung und Klassifizierung können Dokumente eingelesen und klassifiziert werden. Voraussetzung ist natürlich, dass die Dokumente in digitaler Form vorliegen, das heißt, dass Dokumente, die in Papierform vorliegen, zunächst eingescannt werden müssen.

Die eingelesenen Dokumente können nun nach Themen bzw. nach ihrem Inhalt klassifiziert werden, z. B. nach der Art des Dokumentes – Ist es eine Rechnung, ein Lieferschein, eine Auftragsbestätigung oder eine Bestellung? Die Software ist in der Lage, dies anhand von Schlagwörtern, Aufbau und Layout zu erkennen und einzuordnen.  

Worauf warten Sie noch? Automatisieren Sie die Dokumentenverarbeitung in Ihrem Unternehmen mit DOC². Verringern Sie den manuellen Aufwand und optimieren Sie die Zuordnung von Vorgängen und Verantwortlichkeit. Das spart Zeit und Ressourcen.

DOC² ist eine KI-basierte (Schwarmintelligenz) Software und ist in der Lage, die unterschiedlichsten Dokumententypen einzulesen und zu klassifizieren.

Bleiben Sie dran und erfahren in den folgenden Wochen mehr darüber, welche Dokumententypen dazu gehören.

Sollten Fragen auftreten, können Sie sich selbstverständlich bei uns melden

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Dokumentenklassifizierung

Bildnachweis: Header & Beitragsbild jannoon028 auf Freepik

Written by Stephanie Propstmeier · Categorized: Blog, Deutsch, DOC², Künstliche Intelligenz · Tagged: Automatisierung, Digitalisierung, DOC², IDP, KI, OCR, Zukunft

Jan 17 2023

Datenextraktion

Datenextraktion
17. Januar 2023 von Leni

Datenextraktion

von einer mühsamen Tätigkeit zu einem effizienten Prozess


In der heutigen Zeit, die durch Datenreichtum geprägt ist, ist die Analyse und weitere Verwendung von Daten ein allgegenwärtiges Thema. Dabei spielt die Extraktion von Daten aus unterschiedlichsten Dokumenten eine unabdingbare und konstant notwendige Rolle. In vielen Unternehmen werden Daten jedoch häufig immer noch in mühsamen und aufwändigen Prozessen manuell extrahiert und bearbeitet, was mit einem erhöhten Zeitaufwand und Fehlerrisiko verbunden ist. 

Wie können diese Prozesse zur Datenextraktion also erleichtert und optimiert werden, um unstrukturierte Daten in ein strukturiertes Format zu verarbeiten, welches zur einfachen Weiterverwendung geeignet ist?

Die größten Herausforderungen bei der Datenextraktion

Die größten Herausforderungen bei der Datenextraktion liegen in der Vielzahl an Formularvarianten und Dokumentenversionen mit unstrukturierten Daten und zum Teil unwichtigen Angaben. 

Ein anpassungsfähiges System zur Inhaltserfassung und Datenintegration ist demnach notwendig, um die erforderlichen Daten zu extrahieren und in ein strukturiertes Format zu verarbeiten. Und genau diese Möglichkeit bietet Ihnen DOC²! Durch die flexible Inhaltserfassung von DOC² können Daten aus den unterschiedlichsten Dokumenten erkannt, extrahiert und strukturiert erfasst werden. Diese geordnete Datendigitalisierung ermöglicht es, Daten leicht an anderer Stelle weiter zu verarbeiten, zu speichern und zu analysieren, was wiederum zu mehr Kontrolle und einer erhöhten Genauigkeit der erfassten Daten führt. 

Die Verwendung einer KI ermöglicht DOC² eine vereinfachte und strukturierte Datenextraktion, welche die Effizienz dieser Prozesse erhöht. Es spart Zeit, beschleunigt die sonst so langwierigen Abwicklungszeiträume und verbessert zusätzlich die Qualität der erfassten Daten.

Verabschieden Sie sich also vom mühsamen und langwierigen manuellen Abtippen von Daten und nutzen Sie die Vorteile von DOC² in Ihrem Unternehmen.

Nehmen Sie Kontakt mit uns auf.

Wir werden Ihnen helfen, so gut wir können.

KontaKt
Datenextraktion

Bildnachweis: Header- und Beitragsbild von Polydocs

Written by Stephanie Propstmeier · Categorized: Blog, Deutsch, DOC², Künstliche Intelligenz · Tagged: Datendigitalisierung, Datenextraktion, DOC², erkannt, extrahiert, KI, strukturiert

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