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KI

Jan 17 2023

Datenextraktion

Datenextraktion
17. Januar 2023 von Leni

Datenextraktion

von einer mühsamen Tätigkeit zu einem effizienten Prozess


In der heutigen Zeit, die durch Datenreichtum geprägt ist, ist die Analyse und weitere Verwendung von Daten ein allgegenwärtiges Thema. Dabei spielt die Extraktion von Daten aus unterschiedlichsten Dokumenten eine unabdingbare und konstant notwendige Rolle. In vielen Unternehmen werden Daten jedoch häufig immer noch in mühsamen und aufwändigen Prozessen manuell extrahiert und bearbeitet, was mit einem erhöhten Zeitaufwand und Fehlerrisiko verbunden ist. 

Wie können diese Prozesse zur Datenextraktion also erleichtert und optimiert werden, um unstrukturierte Daten in ein strukturiertes Format zu verarbeiten, welches zur einfachen Weiterverwendung geeignet ist?

Die größten Herausforderungen bei der Datenextraktion

Die größten Herausforderungen bei der Datenextraktion liegen in der Vielzahl an Formularvarianten und Dokumentenversionen mit unstrukturierten Daten und zum Teil unwichtigen Angaben. 

Ein anpassungsfähiges System zur Inhaltserfassung und Datenintegration ist demnach notwendig, um die erforderlichen Daten zu extrahieren und in ein strukturiertes Format zu verarbeiten. Und genau diese Möglichkeit bietet Ihnen DOC²! Durch die flexible Inhaltserfassung von DOC² können Daten aus den unterschiedlichsten Dokumenten erkannt, extrahiert und strukturiert erfasst werden. Diese geordnete Datendigitalisierung ermöglicht es, Daten leicht an anderer Stelle weiter zu verarbeiten, zu speichern und zu analysieren, was wiederum zu mehr Kontrolle und einer erhöhten Genauigkeit der erfassten Daten führt. 

Die Verwendung einer KI ermöglicht DOC² eine vereinfachte und strukturierte Datenextraktion, welche die Effizienz dieser Prozesse erhöht. Es spart Zeit, beschleunigt die sonst so langwierigen Abwicklungszeiträume und verbessert zusätzlich die Qualität der erfassten Daten.

Verabschieden Sie sich also vom mühsamen und langwierigen manuellen Abtippen von Daten und nutzen Sie die Vorteile von DOC² in Ihrem Unternehmen.

Nehmen Sie Kontakt mit uns auf.

Wir werden Ihnen helfen, so gut wir können.

KontaKt
Datenextraktion

Bildnachweis: Header- und Beitragsbild von Polydocs

Written by Stephanie Propstmeier · Categorized: Blog, Deutsch, DOC², Künstliche Intelligenz · Tagged: Datendigitalisierung, Datenextraktion, DOC², erkannt, extrahiert, KI, strukturiert

Nov 29 2022

Zeit ist Geld!

geld
29. November 2022 von Leni

Zeit ist Geld!


Kennen Sie das: Sie kommen morgens ins Büro, voller Motivation und Tatendrang. Doch dann fällt Ihr Blick auf den riesigen Berg an Akten auf Ihrem Schreibtisch und Ihre Motivation schwindet dahin. 

“Wie soll ich das nur schaffen?” “Dafür brauche ich definitiv mehr Zeit.” Solche und ähnliche Aussagen haben Sie sicherlich schon des Öfteren gehört oder auch schon selber geäußert. Vielleicht sagen Sie auch: “Ich kann nicht mehr als arbeiten.“ oder “Was ich schaffe, schaffe ich und mehr geht nicht.” Aber es geht doch immer noch ein bisschen mehr, oder nicht?

Zeit, die Sie haben, sinnvoll einteilen und nutzen

Und ob. Mit der richtigen Motivation und vor allem der richtigen Unterstützung kann immer noch ein bisschen mehr herausgeholt werden. Sie können dem Tag vielleicht nicht eine weitere Stunde hinzufügen, aber Sie können die Zeit, die Sie haben, sinnvoll einteilen und nutzen.

Bleiben wir bei unserem riesigen Berg an Akten. Ihre Aufgabe ist es, diese ganzen Dokumente zu verarbeiten/bearbeiten. Dazu gehören unter anderem das Abtippen oder die manuelle Übertragung von Dokumenten in ein System oder das manuelle Vergleichen von Dokumenten. All das nimmt viel Zeit in Anspruch und die Fehlerquote bei der Übertragung ist leider oft einfach zu hoch. Das kann das Unternehmen unter Umständen ganz schön Geld kosten. Dazu kommt, dass Sie tagein tagaus immer dasselbe machen und für die produktiven und kreativen Aufgaben bleibt einfach keine Zeit.

Diese Aufgaben sind wichtig und müssen erledigt werden, keine Frage, doch was, wenn ich Ihnen sage, dass wir Sie dabei unterstützen können und wollen. Sie erhalten im Gegenzug mehr Zeit für andere Aufgaben, senken die Fehlerquote und sparen dadurch auch noch Kosten ein. Zu schön, um wahr zu sein?

DOC² ermöglicht es Ihnen, Ihre Dokumentenprozesse zu automatisieren und das lästige Abtippen und Übertragen von Dokumenten hat endlich ein Ende. DOC² nutzt künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen, um Ihre Dokumente präzise identifizieren, klassifizieren, analysieren und lesen zu können. Dabei ist es egal ob Papier, Akte oder Datei.

Na neugierig?

Erfahren Sie mehr darüber, wie DOC² Ihnen den Arbeitsalltag erleichtern kann.

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Bildnachweis: Header- und Beitragsbild von Towfiqu barbhuiya auf Pexels

Written by Stephanie Propstmeier · Categorized: Blog, Deutsch, DOC² · Tagged: Automatisierung, Doc2, KI

Nov 08 2022

Birnen mit Äpfel vergleichen

Comparing
8. November 2022 von Leni

Birnen mit Äpfel vergleichen


Der Markt ist heutzutage übersät mit Angeboten von verschiedenen Produkten und Dienstleistungen. Für Firmen bedeutet das, dass es ein ständiger Kampf ist, konkurrenzfähig zu bleiben. Die Nutzer hingegen haben die Qual der Wahl. Es ist durchaus nicht immer leicht, das Richtige auf Anhieb zu finden. Gerade bei größeren Investitionen ist es da doch ratsam, sich Zeit zu nehmen und Angebote zu vergleichen. Das steht außer Frage. 

Beim Vergleichen sollte jedoch darauf geachtet werden, dass nicht Birnen mit Äpfel verglichen werden.

Nehmen wir als Beispiel eine Software für Dokumentenverarbeitung. 

Da kann nicht pauschal gesagt werden: Software ist gleich Software oder Dokumentenverarbeitung ist gleich Dokumentenverarbeitung. Die Dokumentenverarbeitung in einem Dokumentenmanagementsystem (“Apfel”) hat in der Regel nicht die gleichen Fähigkeiten/Möglichkeiten, wie eine Software, die ausschließlich für Dokumentenverarbeitung entwickelt wurde (“Birne”). Vielleicht denken Sie: Beide sind doch für die Verarbeitung von Daten da. Ja, das stimmt. Und doch ist das eine eine Birne und das andere eine Apfel. 

Mit DOC² haben wir eine Dokumentenverarbeitung, die Ihnen weit mehr Vorteile bringt. DOC² nutzt eine KI-Schwarmintelligenz, die es erlaubt, kontinuierlich von den Erfahrungen anderer Kunden zu profitieren und so nicht bei Null starten zu müssen. Sie ist  zuverlässig und selbstlernend, auch durch Korrekturen durch den Benutzer und komplexe Rechnungen sind kein Problem.

Nehmen Sie sich Zeit, aber nicht zu viel :-), bei Ihren Entscheidungen und stellen Sie sich stets die Fragen “Vergleiche ich gerade Birnen mit Äpfel?“ oder “Äpfel mit Äpfel?“

Fordern Sie uns gerne mit Ihren Dokumenten heraus 🙂

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vergleichen

Bildnachweis: Header & Beitragsbild von Polydocs

Written by Stephanie Propstmeier · Categorized: Blog, Deutsch, DOC² · Tagged: AI, Dokumentenverarbeitung, KI, Software, vergleichen

Nov 01 2022

Dokumentenverarbeitung mit Doc2 Version 2.0

Doc2
1. November 2022 von Daniel Jordan

Dokumentenverarbeitung mit Doc2 Version 2.0


Die Extraktion von Informationen aus PDFs und gescannten Dokumenten ist vielleicht nicht die interessanteste oder herausforderndste Thematik des Jahrhunderts. Es gibt einem nicht die Möglichkeit einen Roboter zu steuern, virtuelle Spiele zu spielen oder seine Kreativität auszuleben. Stattdessen ist es reine Fleißarbeit, etwas, das die „KI“ zu automatisieren versprochen hat, jedoch bisher nicht erreicht hat. Nichtsdestotrotz stellt die Dokumentenverarbeitung, also die Umwandlung analoger Daten in ein digitales Format, eine subtile Herausforderung dar – eine Aufgabenstellung, die so einfach und doch so schwer zu lösen ist.

Dokumentenverarbeitung mit Doc2 Version 2.0, die Umwandlung analoger Daten in ein digitales Format – eine so einfache und doch schwer zu lösende Aufgabe.

Nach Abschluss verschiedener Projekte wurde uns bei Polydocs klar, dass die Verarbeitung von Dokumenten allgegenwärtig ist – von Unternehmen bis zu Nichtregierungsorganisationen, von kleinen Betrieben bis zu Großkonzernen – es gibt immer ein PDF, das digitalisiert werden muss!

Die Verarbeitung von Dokumenten ist demnach also nicht nur schwierig, sondern vielleicht auch dringend notwendig.

In diesem Blogbeitrag wird ein Rahmen für die Entwicklung von Dokumentenverarbeitungslösungen beschrieben und woran wir für Doc2 Version 2.0 arbeiten.

Die Dokumentenverarbeitung mit Doc2 Version 2.0 basiert auf drei Prinzipien:

Anmerkungen sind das A und O: Es gibt kein Patentrezept. Selbst wenn Sie ein gutes Modell haben, müssen Sie immer noch eine Feinabstimmung mit Ihren Daten vornehmen. Idealerweise sollten Sie ein Annotationswerkzeug mit eingebauter Feinabstimmung haben oder flexibel genug sein, um diesen Mechanismus zu integrieren.

Erstellen von multimodalen Modellen: Wir verlassen uns bei der Analyse eines Dokuments nicht nur auf den Text. Stattdessen übernehmen wir alle Informationen (Position, Textgröße usw.) als Kontext, um diese als Merkmale nutzen zu können. Eine reine OCR (optische Zeichenerkennung) oder ein rein textbasierter Ansatz sind suboptimal, um diese Aufgabe zu lösen.

Immer korrigieren: OCR– und Dokumentenlayoutmodelle sind nicht immer perfekt, daher ist es wichtig, dass der Mensch die Ergebnisse des Systems korrigiert. Sie können die Korrektur verwenden, um Ihr Modell neu zu trainieren oder als vorletzten Schritt vor dem Speichern der Ergebnisse in einer Datenbank.

Formularverständnis

Formularverständnis

In Doc² haben wir alle oben genannten Grundsätze berücksichtigt. Das Diagramm, beschreibt den typischen Dokumentenverarbeitungsworkflow:

Dokumentenverarbeitungsworkflow

Anmerkungen sind das A und O

Beschriftungen sind bei jeder Lösung für die Dokumentenverarbeitung unabdingbar. Dokumente neigen dazu, sehr unterschiedlich auszusehen, selbst wenn sie unterscheidbare Muster haben. Sie brauchen also ein Werkzeug, mit dem Sie Dokumente zuverlässig beschriften können.

Multimodale Modelle erstellen

Ein weiterer Grund, warum die Verarbeitung von Dokumenten eine so attraktive Herausforderung darstellt, liegt darin, dass sie von Natur aus multimodal ist – textliche und visuelle Informationen stehen ohne weiteres zur Verfügung. Jedoch neigen grobe Lösungen für die Dokumentenverarbeitung leider dazu, nur eins der beiden Modelle zu nutzen:

Bildzentrierte Ansätze beinhalten eine Menge komplexer Geschäftsregeln rund um Begrenzungsrahmen und Textplatzierung, um die erforderlichen Informationen zu erhalten. Sie verlassen sich meist auf Vorlagen, die nicht skalierbar sind. Textzentrierte Ansätze basieren auf NLP-Pipelines für OCR-erfasste Texte. Wobei Textblöcke jedoch nicht mit der Domäne kompatibel sind, auf der diese Modelle ursprünglich trainiert wurden, was zu einer suboptimalen Leistung führt.

Glücklicherweise können multimodale Modelle wie DOC² aus textlichen und visuellen Informationen lernen. Für ein bestimmtes Dokument werden nicht nur das Wort und das Bild selbst, sondern auch ihre Positionen eingebettet. Die Interaktionen zwischen ihnen wird dann mit Hilfe mehrerer Vortrainingsziele erlernt.

Das Doc2-Modell lernt sowohl aus textlichen als auch aus visuellen Informationen und lernt die Wechselwirkungen zwischen ihnen

Immer wieder korrigieren

Wir sind nach wie vor der Meinung, dass man selbst bei einem noch so leistungsfähigen Dokumentenverarbeitungssystem menschliches Wissen und menschliche Erfahrung zur Korrektur und Bewertung einbeziehen muss. Human-in-the-loop kann als Endkontrolle für die Ausgabe eines Modells dienen. Wir können die korrigierten Anmerkungen wiederverwenden, um das Modell weiter zu verfeinern und so den Kreislauf zu schließen.

Abschließende Anmerkungen zur Dokumentenverarbeitung mit Doc2 Version 2.0

Dieser Blogbeitrag gibt einen Ausblick auf unsere Version 2.0, beschrieben nach wichtigsten Aspekten einer Dokumentenverarbeitungslösung: ein Annotationsmechanismus, ein multimodales Modell und ein Bewertungsschritt.

Maschinelles Lernen wurde versprochen, um die manuelle Arbeit zu automatisieren. Aber es scheint, dass wir auf eine Mauer gestoßen sind und stattdessen begonnen haben, kreative Arbeiten zu automatisieren. Meiner Meinung nach haben wir die Suche nach Patentlösungen optimiert: Man füttert ein großes Modell mit Eingaben und erhält die gewünschte Ausgabe. Manuelle Arbeit, wie die Verarbeitung von Dokumenten, ist nicht so. Stattdessen sind sie in der Regel maßgeschneidert: Sie müssen Daten beschriften, Sie müssen alle Elemente Ihres Dokuments berücksichtigen, Sie müssen die Ausgabe Ihres Modells korrigieren – und ein großes einziges Modell reicht dafür nicht aus. Es gibt unterschiedliche Modelle, die Unterschiedliche Dinge extrahieren.

Doc2

Bildnachweis: Header & Beitragsbild von Freepik und Freepik

Written by Daniel Jordan · Categorized: Blog, Daten, Deutsch, DOC², Maschinelles Lernen · Tagged: DOC², Dokumentenverarbeitung, KI, OCR

Okt 11 2022

Ein papierloses Büro

paperless
11. Oktober 2022 from Leni

Ein papierloses Büro

was ist das und ist das überhaupt möglich?


In der heutigen Zeit der Digitalisierung ist ein papierloses Büro durchaus möglich und vor allem auch erstrebenswert. Ein papierloses Büro verzichtet weitestgehend auf papierbasierte Prozesse, stattdessen laufen die Arbeitsabläufe, die Ablage und die Archivierung von Dokumenten digital ab. 

Die Digitalisierung eines Unternehmens ermöglicht ein papierloses Büro, welches viele Vorteile mit sich bringt. Diese sind unter anderem 

  • die Effizienzsteigerung, durch die Beschleunigung der Arbeitsprozesse
  • die Kosteneinsparung, durch Reduzierung des Bearbeitungsaufwands
  • die Möglichkeit flexibel zu delegieren
  • die Möglichkeit von überall zu arbeiten und die Vereinfachung der Zusammenarbeit, durch den zentralen Zugriff auf Dokumente 

Nicht zu vergessen sind die Nachhaltigkeit und der Umweltschutz, welche immer mehr an Bedeutung gewinnen.

Um all diese Vorteile nutzen zu können, ist, wie bereits erwähnt, ein gewisser Grad an Digitalisierung Voraussetzung, wie beispielsweise die Integration eines DMS-Systems oder eines ERP-Systems. Auch Anbindungen weiterer Software können mit dazu beitragen.

DOC² automatisiert, verarbeitet und digitalisiert mit Hilfe von KI-Schwarmintelligenz Ihre Papiere und trägt somit dazu bei, Ihr Büro papierlos zu machen. Es kann zudem problemlos an ein bereits integriertes System angebunden werden.

Wie sieht es in Ihrem Büro aus?

Stapelt sich noch das Papier?

papierlosen

Bildnachweis: Header & Beitragsbild von DCStudio auf Freepik

Written by Stephanie Propstmeier · Categorized: Blog, Daten, Deutsch, DOC², Künstliche Intelligenz · Tagged: Automatisierung, Digitalisierung, DMS, DOC², Effizienzsteigerung, ERP, KI, Kosteneinsparung, Nachhaltigkeit, papierlos, Umweltschutz

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