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ERP

Okt 11 2022

Ein papierloses Büro

paperless
11. Oktober 2022 from Leni

Ein papierloses Büro

was ist das und ist das überhaupt möglich?


In der heutigen Zeit der Digitalisierung ist ein papierloses Büro durchaus möglich und vor allem auch erstrebenswert. Ein papierloses Büro verzichtet weitestgehend auf papierbasierte Prozesse, stattdessen laufen die Arbeitsabläufe, die Ablage und die Archivierung von Dokumenten digital ab. 

Die Digitalisierung eines Unternehmens ermöglicht ein papierloses Büro, welches viele Vorteile mit sich bringt. Diese sind unter anderem 

  • die Effizienzsteigerung, durch die Beschleunigung der Arbeitsprozesse
  • die Kosteneinsparung, durch Reduzierung des Bearbeitungsaufwands
  • die Möglichkeit flexibel zu delegieren
  • die Möglichkeit von überall zu arbeiten und die Vereinfachung der Zusammenarbeit, durch den zentralen Zugriff auf Dokumente 

Nicht zu vergessen sind die Nachhaltigkeit und der Umweltschutz, welche immer mehr an Bedeutung gewinnen.

Um all diese Vorteile nutzen zu können, ist, wie bereits erwähnt, ein gewisser Grad an Digitalisierung Voraussetzung, wie beispielsweise die Integration eines DMS-Systems oder eines ERP-Systems. Auch Anbindungen weiterer Software können mit dazu beitragen.

DOC² automatisiert, verarbeitet und digitalisiert mit Hilfe von KI-Schwarmintelligenz Ihre Papiere und trägt somit dazu bei, Ihr Büro papierlos zu machen. Es kann zudem problemlos an ein bereits integriertes System angebunden werden.

Wie sieht es in Ihrem Büro aus?

Stapelt sich noch das Papier?

papierlosen

Bildnachweis: Header & Beitragsbild von DCStudio auf Freepik

Written by Stephanie Propstmeier · Categorized: Blog, Daten, Deutsch, DOC², Künstliche Intelligenz · Tagged: Automatisierung, Digitalisierung, DMS, DOC², Effizienzsteigerung, ERP, KI, Kosteneinsparung, Nachhaltigkeit, papierlos, Umweltschutz

Sep 06 2022

ERP

erp

6. September 2022

ERP


Die Abkürzung ERP steht für “Enterprise-Resource-Planning”. Das bedeutet übersetzt so viel wie “Unternehmens-Ressourcen-Planung”. Hierbei handelt es sich um eine Software, die Unternehmen bei der Ressourcenplanung unterstützt. Eine ERP-Software integriert eine Vielzahl an Geschäftsanwendungen und Betriebsdaten. Dazu werden Datenbanken, die in den unterschiedlichen Bereichen eines Unternehmens angelegt werden, miteinander verknüpft und die Daten werden alle auf einer zentralen Datenbank gespeichert. 

Ein ERP-System dient zur Steuerung sämtlicher Geschäftsprozesse, die in einem Unternehmen ablaufen. Darunter fallen beispielsweise der Ein- und Verkauf, die Materialwirtschaft, die Produktion, der Vertrieb, das Personalmanagement und nicht zuletzt auch die Finanzen. Demnach beinhaltet ein ERP-System verschiedene Bereiche in einem einzigen Programm und im Idealfall werden alle Prozesse eines Unternehmens damit abgedeckt.

Auf dem Markt sind unterschiedliche Systeme und Anbieter für die verschiedenen Industriezweige zu finden. Ein Automobilhersteller hat andere Anforderungen an sein Programm als ein reiner Händler. Der reine Händler benötigt beispielsweise keine ausgeklügelte Warenwirtschaftssoftware mit Stücklisten. Ein Kleinunternehmen hat ebenfalls andere Anforderungen als ein großer Konzern. Deshalb gibt es auch hier unterschiedliche Systeme, die angeboten werden.

Welches System schlussendlich gewählt wird, entscheidet jedes Unternehmen für sich nach genauer Überprüfung aller Daten und Fakten. Denn es sollte zum Unternehmen passen, seine Anforderungen erfüllen und vor allem den Arbeitsalltag erleichtern sowie die Effizienz steigern.


Bildnachweis: Header-Bild von Freepik

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Written by Stephanie Propstmeier · Categorized: Glossar · Tagged: ERP

Jun 21 2022

Top-Tipps zur Rationalisierung Ihrer ERP- Rechnungsbearbeitung

ERP
21. Juni 2022 von Stephanie Propstmeier

Top-Tipps zur Rationalisierung Ihrer ERP- Rechnungsbearbeitung


Suchen Sie nach Möglichkeiten, Ihre ERP -Rechnungsbearbeitung zu rationalisieren? Wenn ja, dann haben Sie Glück! In diesem Blogbeitrag stellen wir Ihnen einige der besten Tipps vor, wie Sie den Prozess einfacher und effizienter gestalten können. Wenn Sie diese Tipps befolgen, können Sie sich Zeit und Ärger ersparen.

Worauf warten Sie also noch? Lesen Sie weiter und erfahren Sie mehr!

Die Bearbeitung von Rechnungen kann eine zeitraubende und mühsame Aufgabe sein, vor allem, wenn Sie ein älteres System verwenden. Außerdem müssen die Rechnungen manuell in das Buchhaltungssystem des Unternehmens eingegeben werden. Dieser Prozess vergeudet Zeit und Ressourcen, die besser für übergeordnete Aufgaben verwendet werden könnten.

Erhöhtes Fehlerrisiko

Jedes Mal, wenn Sie sich bei der manuellen Dateneingabe auf Menschen verlassen, besteht natürlich das Risiko unbeabsichtigter Fehler. Bei Unternehmen mit geringem Rechnungsvolumen (<20.000 Zahlungen) lag der durchschnittliche Anteil der Transaktionen, die Korrekturen erforderten, laut IOFM-Benchmarks im Jahr 2020 bei 8,6 %. Sei es die Eingabe einer falschen Bestellnummer oder die Zahlung doppelter Rechnungen.

  1. Wie AP die Beziehungen zu Ihren wichtigsten Lieferanten verbessern kann.
  2. Wie Sie Skonti für frühzeitige Zahlungen nutzen und Vertragsstrafen für verspätete Zahlungen vermeiden können.
  3. Wie ein besseres Management in der Kreditorenbuchhaltung Ihnen mehr Flexibilität beim Cashflow-Management verschafft.

Ein Unternehmen kann den Zahlungsprozess beschleunigen, indem es die Vorteile der Automatisierung nutzt.

Wenn Sie nach Möglichkeiten suchen, den Prozess zu rationalisieren, finden Sie hier einige Tipps, die Ihnen dabei helfen können:

Wie man eine Lösung für die automatisierte Rechnungsverarbeitung auswählt

  • Verwenden Sie eine spezielle Software zur Rechnungsautomatisierung:
    Es gibt viele Softwareprogramme zur Rechnungsautomatisierung auf dem Markt, die den Prozess viel einfacher und schneller machen können. Wenn Sie eines dieser Programme verwenden, können Sie sich eine Menge Zeit und Frustration ersparen.
  • Automatisieren Sie so viel wie möglich:
    Viele ERP-Systeme bieten die Möglichkeit, die Rechnungsverarbeitung ganz oder teilweise zu automatisieren. Dadurch können Sie viel Zeit sparen und Fehler reduzieren. Zum Beispiel kann die Prüfung doppelter Rechnungen in den meisten ERP-Systemen direkt durchgeführt werden.
  • Verwenden Sie eine neuere optische Zeichenerkennung, um Papierrechnungen zu erfassen.
    Empfangene Papierrechnungen können gescannt und in einem beliebigen Ordner an DOC² gesendet werden.
  • Traditionelle Rechnungsverarbeitung:
    Alte Erfassungssoftware verwendet Regex – Einige verwenden KI, aber Sie können keine Fehler im Modell beheben.
  • Unterstützt Ihre AP-Automatisierungslösung PO-basierte Rechnungen?
  • Benutzerfreundlichkeit:
    Eine benutzerfreundliche Software ist entscheidend für eine erfolgreiche Implementierung und trägt dazu bei, dass sie von Ihrem Buchhaltungsteam angenommen wird.

Polydocs DOC² erfasst Lieferantenrechnungen mit einer Swarm UI und schließt Kreditoren ein. Extrahierte Informationen können als E-Rechnung z.B. ZUGFeRD exportiert werden.

Automatisierte Rechnungsfreigabe

Sobald die Buchhaltungsabteilung die Rechnungsdaten überprüft hat, leitet das System die Rechnungen zur Freigabe weiter, basierend auf den spezifischen Rechnungsfreigabe-Regeln Ihres Unternehmens. Hier kann auch die Kostenstelle für die Lieferantenrechnung eingegeben werden.

Starten Sie mit DOC² in die automatisierte Rechnungsverarbeitung

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Written by Stephanie Propstmeier · Categorized: Automatisierung, Daten, Deutsch, DOC², Kostenersparnis, Rechnungsverarbeitung · Tagged: ERP, Rationalisierung, Rechnungsbearbeitung, Top-Tipps

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