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Dokumente

Apr 04 2023

Personalakte – Inhalt, Aufbau, Rechte, Pflichten

Personalakte
4. April 2023 von Leni

Personalakte – Inhalt, Aufbau, Rechte, Pflichten


Heutzutage wird in den meisten Unternehmen für jeden Mitarbeiter eine Personalakte geführt. Nicht etwa weil es Pflicht ist – nein – sondern weil es in beiderseitigem Interesse liegt. Eine Pflicht zur Führung einer Personalakte besteht in Deutschland lediglich im öffentlichen Dienst (Behörden), nicht aber in der Privatwirtschaft. 

Was ist eine Personalakte?

Eine exakte Regelung, was unter einer Personalakte zu verstehen ist, finden wir lediglich im Beamtenrecht. In §106 Abs. 1 des Bundesbeamtengesetzes (BBG) heißt es:

„Zur Personalakte gehören alle Unterlagen, die die Beamtin oder den Beamten betreffen, soweit sie mit ihrem oder seinem Dienstverhältnis in einem unmittelbaren inneren Zusammenhang stehen (Personalaktendaten). Andere Unterlagen dürfen in die Personalakte nicht aufgenommen werden.“

An diese Definition angelehnt, finden wir in vielen Wirtschafts- und Rechtslexika eine ganz ähnliche Beschreibung. Man kann also sagen, dass eine Personalakte eine Sammlung aller Dokumente/Daten ist, die einen einzelnen Mitarbeiter betreffen und die in der Regel sämtliche für das Arbeitsverhältnis relevante Informationen abbildet.

Die meisten Unternehmen haben sich bereits von der Personalakte in Papierform verabschiedet und erstellen mittlerweile elektronische Personalakten. 

Welche Unterlagen gehören in eine Personalakte? Und welche gehören da nicht rein?

Da es in Deutschland weder gesetzliche Vorschriften für die Form noch für den Inhalt einer Personalakte gibt, kann dies von Unternehmen zu Unternehmen variieren. Einige sind sehr detailliert, andere wiederum enthalten nur die wichtigsten Daten und Informationen. Was schlussendlich in der Akte landet, entscheidet das Unternehmen selbst. Das heißt nicht, dass der Arbeitgeber jetzt sämtliche Informationen über einen Mitarbeiter sammeln und in der Akte aufbewahren darf. NEIN! Alle Informationen in einer Personalakte müssen in direktem Bezug zum Arbeitsverhältnis stehen. In der nachfolgenden Liste werden Unterlagen aufgeführt, die häufig in einer Personalakte zu finden sind:

Personenbezogene Daten

  • Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse)
  • Persönliche Daten (Name, Anschrift)
  • ggf. Arbeits -oder Aufenthaltserlaubnis
  • Arbeitszeugnisse / Leistungsbeurteilungen
  • amtliches Führungszeugnisse (bei Vertrauenspositionen)
  • Vermerkt über Mitgliedschaft im Betriebsrat
  • Beförderungen
  • Fort- und Weiterbildungen

Vertragsbezogene Unterlagen

  • Arbeitsvertrag
  • Klärung über Nebenbeschäftigung
  • Vereinbarungen zur Elternzeit
  • Kündigungsschreiben

Sozialversicherungsunterlagen

  • Sozialversicherungsausweis
  • Anmeldung und Nachweis zur Krankenkasse

Steuerunterlagen

  • Gehalts- oder Lohnbescheinigungen
  • Lohnsteuerunterlagen
  • Angaben über Darlehen oder Lohnpfändungen

Sonstige Unterlagen

  • Schriftwechsel zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer
  • Berichte über Werksunfälle
  • Abmahnungen (können, aber müssen nicht gelöscht werden)
  • Personalfragebogen
  • Krankheitsbescheide / Aufzeichnungen des Betriebsarztes (aber nur die, wo der Arbeitgeber einen Unterrichtungsanspruch hat!)
  • Urlaubsanträge und -bewilligungen
  • mögliche Gegendarstellungen des Arbeitnehmers

Amtliche Urkunden in Kopie

  • Führerschein
  • Scheidungsurteil
  • Schwerbehindertenausweis

Natürlich gibt es auch Daten / Dokumente, die ein Arbeitgeber nicht in der Personalakte festhalten darf. In erster Linie sind das Informationen, die Ihre Privatsphäre betreffen und keine Relevanz für Ihre berufliche Tätigkeit haben.

Dazu gehören unter anderem:

  • Krankheitstage und Abwesenheiten eines Beschäftigten (Krankenbescheide dürfen gesammelt werden, jedoch kein Vermerk wann und warum Sie krank sind)
  • psychologische Gutachten
  • Inhalte aus dem Social-Media-Account des Mitarbeiters
  • Ärztliche Unterlagen
  • Private Vorlieben
  • Sexuelle Vorlieben

Wer hat Einsicht in meine Personalakte? Welche Rechte habe ich bezogen auf meine Personalakte?

Die Einsicht in die Personalakte ist in der Regel auf wenige befugte Personen beschränkt. 

  1. Der Arbeitnehmer selbst: Der Arbeitnehmer hat jederzeit (auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses) das Recht, Einsicht in seine Personalakte zu verlangen. Es ist wichtig, dieses Recht in Anspruch zu nehmen, um zu prüfen, ob der Arbeitgeber auch wirklich keine unerlaubten Informationen über Sie speichert. Sie können auch Notizen und Kopien einzelner Bestandteile aus Ihrer Akte machen, eine Stellungnahme zu einzelnen Punkten und Inhalten verlangen/geben und falsche Angaben ändern/löschen lassen.
  2. Der Arbeitgeber / Vorgesetzter
  3. Die Personalabteilung: Mitarbeiter der Personalabteilung, die für die Verwaltung der Personalakten zuständig sind, können auch auf die Informationen in der Akte zugreifen.
  4. In Ausnahmefällen und nur mit der Zustimmung des Arbeitnehmers können externe Berater oder Anwälte auch Zugang zur Personalakte bekommen.

Es ist wichtig zu beachten, dass der Zugang zur Personalakte in vielen Ländern durch Datenschutz- und Arbeitsgesetze geregelt ist. Unternehmen müssen daher sicherstellen, dass sie diese Gesetze einhalten und unbefugte Personen keinen Zugang zu den Personalakten erhalten.

Fazit

Eine Personalakte, ganz egal ob in Papierform oder elektronisch, ist eine Sammlung von arbeitsrelevanten Informationen / Dokumenten des Arbeitnehmers. Und es müssen bestimmte Richtlinien (Datenschutz) eingehalten werden.

Im Zeitalter der Digitalisierung werden Personalakten in Papierform immer seltener. Immer häufiger werden die Unterlagen einer Personalakte durch ein EDV-System in ein elektronisches Verzeichnis erfasst. Um dies zu automatisieren und Ihnen bei der Verarbeitung dieser Daten noch mehr Zeit zu sparen, haben wir DOC² entwickelt. DOC² ist eine einfache und intelligente Softwarelösung für Datenverarbeitung, welche eine KI-Schwarmintelligenz und maschinelles Lernen nutzt, um Daten aus Dokumenten effektiv auszulesen und zu verarbeiten.

Sie wollen wissen, wie das in Ihrem Fall konkret aussehen kann?

Zögern Sie nicht und nehmen Sie Kontakt mit uns auf, wir zeigen es Ihnen gerne.

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Personalakte

Bildnachweis Header & Beitragsbild von jannoon028 auf Freepik

Written by Stephanie Propstmeier · Categorized: Blog, Daten, Deutsch, DOC² · Tagged: DOC², Dokumente, Personalakte

Feb 21 2023

Der Auftrag ist bei uns eingegangen und wird bearbeitet…

Auftrag
21. Februar 2023 von Leni

Der Auftrag ist bei uns eingegangen und wird bearbeitet…


Schon mal gehört oder eine Nachricht dieser Art erhalten? Mit Sicherheit. Jeder, der bei Amazon bestellt hat, hat auch schon mal eine Mitteilung über die Annahme seines Auftrages bekommen. Diese Mitteilung ist nichts anderes als die sogenannte Auftragsbestätigung (AB). Sie dient dazu, einen zuvor erstellten Auftrag bzw. Kundenbestellung nochmal schriftlich (per Post, Fax oder auch per Mail) zu fixieren. Das Schreiben einer Auftragsbestätigung ist nicht verpflichtend und ist auch an keine bestimmte Form gebunden. Es hat sich jedoch mittlerweile so durchgesetzt, dass es heute schon als Regel angesehen werden kann.

Durch das Versenden einer Auftragsbestätigung können Missverständnisse vorgebeugt werden, da alles nochmal schriftlich festgehalten und überprüft werden kann. Im Falle einer mündlichen/telefonischen Bestellung kann man sich  damit nochmal absichern. Sie informiert den Kunden über den aktuellen Stand und gibt ihm mehr Sicherheit. Und sollte es dann doch mal zu einem Rechtsstreit kommen kann die Auftragsbestätigung als Beweisstück dienen.

Damit eine Auftragsbestätigung aber auch wirklich als Beweisstück gelten kann sollte folgende Angaben enthalten sein:

  • Bezeichnung und Menge der Ware
  • Preis / Kosten für Fracht und Verpackung
  • Erstellungs- und  Lieferdatum (voraussichtliches)
  • Regelung über Lieferung
  • Zahlungsbedingungen
  • Eigentumsvorbehalt / Verweis auf die AGBs
  • Ansprechpartner / Kontaktdaten

Natürlich gehören Auftragsbestätigungen genauso wie Rechnungen oder Bestellungen zu den Dokumenten in einem Unternehmen, die  be- und verarbeitet werden müssen. 

Und genau hier kommen wir ins Spiel. Mit unserer, genau für diesen Bereich entwickelten, Softwarelösung DOC² helfen wir Ihnen dabei, Dokumente auf eine einfache und intelligente Art und Weise zu verarbeiten. DOC² basiert auf einer KI-Schwarmintelligenz und hat die Fähigkeit immer weiter dazu zu lernen (machine learning). DOC² ist nicht nur in der Lage, Kopfdaten auszulesen, sondern noch viel mehr.

Sie wollen wissen, was? Zögern Sie nicht, uns anzuschreiben.

Wir vereinbaren gerne einen Termin mit Ihnen und zeigen Ihnen, was  mit DOC² alles möglich ist.

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Auftrag

Bildnachweis: Header & Beitragsbild von jannoon028 auf Freepik

Written by Stephanie Propstmeier · Categorized: Blog, Daten, Deutsch, DOC², Künstliche Intelligenz, Maschinelles Lernen · Tagged: Auftragsbestätigung, DOC², Dokumente, Dokumentenverarbeitung, IDP

Sep 27 2022

Wie Sie mit anderen Unternehmen zusammenarbeiten können, um Ihre Dokumentenverarbeitung zu automatisieren

27. September 2022 von Ines Brandao

Wie Sie mit anderen Unternehmen zusammenarbeiten können, um Ihre Dokumentenverarbeitung zu automatisieren


Dies mag auf den ersten Blick widersprüchlich erscheinen, aber es ist tatsächlich möglich, Ihre Prozesse zu optimieren, indem Sie mit anderen Unternehmen und sogar Ihren Mitwettbewerbern in einer Gemeinschaft zusammenarbeiten. Dies kann ganz einfach durch die Einführung von Schwarmintelligenz erreicht werden. Was genau verbirgt sich also hinter diesem Begriff?

Schwarmintelligenz ist ein Zweig der KI, der die kollektive Arbeit von Menschen nutzt, um ein bestimmtes KI-Modell zu trainieren. Nehmen wir die Dokumentenverarbeitung als Beispiel. Die Anzahl der verschiedenen Dokumentenstrukturen und -layouts, die Lieferanten verwenden, ist unbegrenzt, was es für Software zur Dokumentenerfassung manchmal schwierig macht, die Dokumente automatisch zu klassifizieren und zu extrahieren. Die Lösung ist hier die Einführung von Schwarmintelligenz. Der größte Vorteil ist, dass niemand die Arbeit alleine macht, da das Training von vielen Unternehmen und ihren Nutzern gemeinsam durchgeführt wird.

Dokumentenverarbeitung

Mit DOC² haben wir Schwarmintelligenz in unser KI-basiertes Repository integriert, um die Dokumentenverarbeitung auf einfache Weise zu automatisieren. Das bedeutet, dass unsere Kunden das gleiche Cloud-basierte Repository nutzen, in dem sie die Klassifizierungs- und Extraktionsregeln für ihre Dokumentenverarbeitung erstellen, löschen und verwalten können. Wenn Unternehmen A alle ihre Lieferantendokumente verarbeiten und die Software mit einem einfachen Klick trainiert, können Unternehmen B, C, D und E von bereits trainierten Dokumenttypen und Layouts profitieren. Das ist eine Win-Win-Situation für alle!

Unternehmen können sich das Konfigurieren und Programmieren von Lieferanten basierten Vorlagen sparen und profitieren mit DOC² bereits von einem selbstlernenden System.

Dokumentenverarbeitung

Bildnachweis: Header & Beitragsbild von canva.com, Grafik von polydocs

Written by Ines Brandao · Categorized: Automatisierung, Blog, Daten, Deutsch, DOC², Integration, Künstliche Intelligenz, Maschinelles Lernen · Tagged: automatisiert, Dokumente, Dokumentenverarbeitung, KI, Rechnungsbearbeitung

Mrz 29 2022

Die Bedeutung von Negativfiltern für die Dokumentendigitalisierung

Die Bedeutung von Negativfiltern für die Dokumentendigitalisierung

In Doc² gibt es zwei Möglichkeiten für die Dokumenten Klassifizierung. Sie können Dokumente über die KI klassifizieren. Hier nutzen wir ein neuronales Netz sowie TF-IDF in Doc². Die Negativfilter sind wichtig, um die besten Ergebnisse zu erzielen.

Unsere KI nutzen Sie wahrscheinlich bei 90% der Dokumentenarten. Es gibt aber auch den Fall wo Sie den Dokumententyp über eine Regex definieren. In der Regex definieren Sie, dass dieser Dokumententyp genommen wird, wenn eine bestimmte Kombination von Zeichen oder Wörtern im Dokument vorkommt.

In wenigen Ausnahmen benötigen Sie aber hier zusätzlich ein Negativfilter, der Ihnen erlaubt bestimmt Dinge auszuschließen.

Sie haben die Möglichkeit in der Document Validation Ansicht die Negativfilter zu öffnen:

Dort können Sie die Filter festlegen und per Apply anwenden:

Dokumentation: Exception filters

Written by Daniel Jordan · Categorized: Deutsch, DOC² · Tagged: Digitalisierung, Dokumente, Negativfiltern

Mrz 29 2022

Wann sind die Dokumente bereit für die Automatisierung?

Wann sind die Dokumente bereit für die Automatisierung?

Einer der wichtigsten Vorteile der Dokumentenautomatisierung ist die Möglichkeit, Dokumente ohne menschliches Zutun zu lesen und zu verarbeiten. Durch die Automatisierung von Routineaufgaben können Unternehmen so Zeit und Geld sparen. Damit ein Dokument jedoch automatisch verarbeitet werden kann, muss es zunächst richtig trainiert werden. In diesem Blogbeitrag wird erörtert, wann ein Dokument für die Automatisierung geeignet ist und wie Sie Ihre Dokumente trainieren können.

In Doc² sehen Sie direkt über den AI Indikator wie gut das Dokument antrainiert ist. Der KI-Indikator ist ein Maß dafür, wie gut die OCR-Engine für die Erkennung des Dokuments trainiert wurde. Je höher die Punktzahl, desto geringer ist die Wahrscheinlichkeit, dass ein Mensch eingreifen muss, damit das Dokument korrekt verarbeitet wird.

Nach jedem erfolgreichen Export erhöht sich automatisch der AI Indikator. Greift jemand in das Dokument ein und verändert sich die Regeln für das Dokument wird der AI Indikator negativ beeinflusst.

Für die automatische Belegerfassung sollten die Dokumente mindestens 4-5 ohne Änderung verarbeitet werden und der AI Indikator bei mindestens 50% stehen.

In dem Beispiel trainieren wir eine neue Rechnung und exportieren Sie 5-mal mit anderen Werten.

Beim ersten Einlesen des Dokuments ist der AI Indikator auf der minimalen Stufe:

Trainieren wir das Dokument und exportieren dieses erstmalig:

So werden die Felder beim erneuten Export automatisiert ausgelesen und wir erhalten einen Erkennungsscore, der die Auslesequalität für das aktuelle Dokument ersichtlich macht:

Automatisierung

Des Weiteren werden für jeden erfolgreichen Export der AI-Indikator beeinflusst, sodass sich dieser in der Grafik nach und nach vom roten in den grünen Bereich bewegen wird.

Dokumentation: AI Indicators

Written by Daniel Jordan · Categorized: Deutsch, DOC² · Tagged: Automatisierung, Dokumente

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