Personalakte – Inhalt, Aufbau, Rechte, Pflichten
Heutzutage wird in den meisten Unternehmen für jeden Mitarbeiter eine Personalakte geführt. Nicht etwa weil es Pflicht ist – nein – sondern weil es in beiderseitigem Interesse liegt. Eine Pflicht zur Führung einer Personalakte besteht in Deutschland lediglich im öffentlichen Dienst (Behörden), nicht aber in der Privatwirtschaft.
Was ist eine Personalakte?
Eine exakte Regelung, was unter einer Personalakte zu verstehen ist, finden wir lediglich im Beamtenrecht. In §106 Abs. 1 des Bundesbeamtengesetzes (BBG) heißt es:
„Zur Personalakte gehören alle Unterlagen, die die Beamtin oder den Beamten betreffen, soweit sie mit ihrem oder seinem Dienstverhältnis in einem unmittelbaren inneren Zusammenhang stehen (Personalaktendaten). Andere Unterlagen dürfen in die Personalakte nicht aufgenommen werden.“
An diese Definition angelehnt, finden wir in vielen Wirtschafts- und Rechtslexika eine ganz ähnliche Beschreibung. Man kann also sagen, dass eine Personalakte eine Sammlung aller Dokumente/Daten ist, die einen einzelnen Mitarbeiter betreffen und die in der Regel sämtliche für das Arbeitsverhältnis relevante Informationen abbildet.
Die meisten Unternehmen haben sich bereits von der Personalakte in Papierform verabschiedet und erstellen mittlerweile elektronische Personalakten.
Welche Unterlagen gehören in eine Personalakte? Und welche gehören da nicht rein?
Da es in Deutschland weder gesetzliche Vorschriften für die Form noch für den Inhalt einer Personalakte gibt, kann dies von Unternehmen zu Unternehmen variieren. Einige sind sehr detailliert, andere wiederum enthalten nur die wichtigsten Daten und Informationen. Was schlussendlich in der Akte landet, entscheidet das Unternehmen selbst. Das heißt nicht, dass der Arbeitgeber jetzt sämtliche Informationen über einen Mitarbeiter sammeln und in der Akte aufbewahren darf. NEIN! Alle Informationen in einer Personalakte müssen in direktem Bezug zum Arbeitsverhältnis stehen. In der nachfolgenden Liste werden Unterlagen aufgeführt, die häufig in einer Personalakte zu finden sind:
Personenbezogene Daten
- Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse)
- Persönliche Daten (Name, Anschrift)
- ggf. Arbeits -oder Aufenthaltserlaubnis
- Arbeitszeugnisse / Leistungsbeurteilungen
- amtliches Führungszeugnisse (bei Vertrauenspositionen)
- Vermerkt über Mitgliedschaft im Betriebsrat
- Beförderungen
- Fort- und Weiterbildungen
Vertragsbezogene Unterlagen
- Arbeitsvertrag
- Klärung über Nebenbeschäftigung
- Vereinbarungen zur Elternzeit
- Kündigungsschreiben
Sozialversicherungsunterlagen
- Sozialversicherungsausweis
- Anmeldung und Nachweis zur Krankenkasse
Steuerunterlagen
- Gehalts- oder Lohnbescheinigungen
- Lohnsteuerunterlagen
- Angaben über Darlehen oder Lohnpfändungen
Sonstige Unterlagen
- Schriftwechsel zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer
- Berichte über Werksunfälle
- Abmahnungen (können, aber müssen nicht gelöscht werden)
- Personalfragebogen
- Krankheitsbescheide / Aufzeichnungen des Betriebsarztes (aber nur die, wo der Arbeitgeber einen Unterrichtungsanspruch hat!)
- Urlaubsanträge und -bewilligungen
- mögliche Gegendarstellungen des Arbeitnehmers
Amtliche Urkunden in Kopie
- Führerschein
- Scheidungsurteil
- Schwerbehindertenausweis
Natürlich gibt es auch Daten / Dokumente, die ein Arbeitgeber nicht in der Personalakte festhalten darf. In erster Linie sind das Informationen, die Ihre Privatsphäre betreffen und keine Relevanz für Ihre berufliche Tätigkeit haben.
Dazu gehören unter anderem:
- Krankheitstage und Abwesenheiten eines Beschäftigten (Krankenbescheide dürfen gesammelt werden, jedoch kein Vermerk wann und warum Sie krank sind)
- psychologische Gutachten
- Inhalte aus dem Social-Media-Account des Mitarbeiters
- Ärztliche Unterlagen
- Private Vorlieben
- Sexuelle Vorlieben
Wer hat Einsicht in meine Personalakte? Welche Rechte habe ich bezogen auf meine Personalakte?
Die Einsicht in die Personalakte ist in der Regel auf wenige befugte Personen beschränkt.
- Der Arbeitnehmer selbst: Der Arbeitnehmer hat jederzeit (auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses) das Recht, Einsicht in seine Personalakte zu verlangen. Es ist wichtig, dieses Recht in Anspruch zu nehmen, um zu prüfen, ob der Arbeitgeber auch wirklich keine unerlaubten Informationen über Sie speichert. Sie können auch Notizen und Kopien einzelner Bestandteile aus Ihrer Akte machen, eine Stellungnahme zu einzelnen Punkten und Inhalten verlangen/geben und falsche Angaben ändern/löschen lassen.
- Der Arbeitgeber / Vorgesetzter
- Die Personalabteilung: Mitarbeiter der Personalabteilung, die für die Verwaltung der Personalakten zuständig sind, können auch auf die Informationen in der Akte zugreifen.
- In Ausnahmefällen und nur mit der Zustimmung des Arbeitnehmers können externe Berater oder Anwälte auch Zugang zur Personalakte bekommen.
Es ist wichtig zu beachten, dass der Zugang zur Personalakte in vielen Ländern durch Datenschutz- und Arbeitsgesetze geregelt ist. Unternehmen müssen daher sicherstellen, dass sie diese Gesetze einhalten und unbefugte Personen keinen Zugang zu den Personalakten erhalten.
Fazit
Eine Personalakte, ganz egal ob in Papierform oder elektronisch, ist eine Sammlung von arbeitsrelevanten Informationen / Dokumenten des Arbeitnehmers. Und es müssen bestimmte Richtlinien (Datenschutz) eingehalten werden.
Im Zeitalter der Digitalisierung werden Personalakten in Papierform immer seltener. Immer häufiger werden die Unterlagen einer Personalakte durch ein EDV-System in ein elektronisches Verzeichnis erfasst. Um dies zu automatisieren und Ihnen bei der Verarbeitung dieser Daten noch mehr Zeit zu sparen, haben wir DOC² entwickelt. DOC² ist eine einfache und intelligente Softwarelösung für Datenverarbeitung, welche eine KI-Schwarmintelligenz und maschinelles Lernen nutzt, um Daten aus Dokumenten effektiv auszulesen und zu verarbeiten.
Sie wollen wissen, wie das in Ihrem Fall konkret aussehen kann?
Zögern Sie nicht und nehmen Sie Kontakt mit uns auf, wir zeigen es Ihnen gerne.
