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DMS

Okt 18 2022

DMS – Dokumentenmanagementsystem

dms
18. Oktober 2022 from Leni

DMS – Dokumentenmanagementsystem

Mehr Transparenz, mehr Zeit, mehr Geld, mehr Platz,…


All das sind Ziele, die sich ein Unternehmen in der heutigen Zeit der Digitalisierung setzen sollte, denn sie sind definitiv erreichbar. Sie fragen sich jetzt vielleicht “Wie schaffe ich mehr Transparenz in meinem Unternehmen?“ “Wie schaffe ich mir mehr Platz im Büro und gleichzeitig mehr Geld und Zeit?” 

Ein digitales Dokumentenmanagementsystem (DMS) kann Ihnen dabei helfen, diese Ziele zu erreichen. DMS bezeichnet eine datenbankgestützte Verwaltung elektronischer Dokumente, dazu gehören auch eingescannte Dokumente wie beispielsweise eine Rechnung oder ein Vertrag. Es ermöglicht eine hohe Zugänglichkeit (orts- und zeitunabhängig) und sichere Archivierung von Dokumenten (GoBD-konform) innerhalb einer Organisation.

Ein digitales Archiv kann ein Papierarchiv größtenteils ersetzen und erspart somit das mühsame und vor allem platzraubende Lagern von Ordnern. Das führt zu mehr Platz im Büro und weniger Lagerfläche für das Archiv, was wiederum zu mehr Geld führt. 

Damit Dokumente schnell und zuverlässig wiedergefunden werden können, sind zwei Funktionen besonders hilfreich. Die effektive Beschlagwortung der Dokumente und das Scannen von Dokumenten mittels OCR. 

Doch nicht jede DMS-Software verfügt über die Möglichkeit, Dokumente mittels OCR einzuscannen und wenn doch, dann oft nur in einem begrenzten Rahmen. Bedeutet das, dass ich eine neue DMS-Software benötige? – NEIN – Nutzen Sie doch einfach DOC². DOC² lässt sich nahtlos in Ihre vorhandene DMS-Software integrieren und übernimmt dann diese Aufgabe hochautomatisiert. Mit DOC² werden Ihre Dokumente, von Rechnungen bis hin zur ärztlichen Bescheinigung, automatisch importiert und klassifiziert. Sie verfügt über eine KI-Schwarmintelligenz. 


Bildnachweis: Header & Beitragsbild von DilokaStudio auf Freepik

Written by Stephanie Propstmeier · Categorized: Automatisierung, Deutsch, DOC², Maschinelles Lernen · Tagged: Digitalisierung, DMS, DOC², OCR, papierlos, Prozess

Okt 11 2022

Ein papierloses Büro

paperless
11. Oktober 2022 from Leni

Ein papierloses Büro

was ist das und ist das überhaupt möglich?


In der heutigen Zeit der Digitalisierung ist ein papierloses Büro durchaus möglich und vor allem auch erstrebenswert. Ein papierloses Büro verzichtet weitestgehend auf papierbasierte Prozesse, stattdessen laufen die Arbeitsabläufe, die Ablage und die Archivierung von Dokumenten digital ab. 

Die Digitalisierung eines Unternehmens ermöglicht ein papierloses Büro, welches viele Vorteile mit sich bringt. Diese sind unter anderem 

  • die Effizienzsteigerung, durch die Beschleunigung der Arbeitsprozesse
  • die Kosteneinsparung, durch Reduzierung des Bearbeitungsaufwands
  • die Möglichkeit flexibel zu delegieren
  • die Möglichkeit von überall zu arbeiten und die Vereinfachung der Zusammenarbeit, durch den zentralen Zugriff auf Dokumente 

Nicht zu vergessen sind die Nachhaltigkeit und der Umweltschutz, welche immer mehr an Bedeutung gewinnen.

Um all diese Vorteile nutzen zu können, ist, wie bereits erwähnt, ein gewisser Grad an Digitalisierung Voraussetzung, wie beispielsweise die Integration eines DMS-Systems oder eines ERP-Systems. Auch Anbindungen weiterer Software können mit dazu beitragen.

DOC² automatisiert, verarbeitet und digitalisiert mit Hilfe von KI-Schwarmintelligenz Ihre Papiere und trägt somit dazu bei, Ihr Büro papierlos zu machen. Es kann zudem problemlos an ein bereits integriertes System angebunden werden.

Wie sieht es in Ihrem Büro aus?

Stapelt sich noch das Papier?

papierlosen

Bildnachweis: Header & Beitragsbild von DCStudio auf Freepik

Written by Stephanie Propstmeier · Categorized: Blog, Daten, Deutsch, DOC², Künstliche Intelligenz · Tagged: Automatisierung, Digitalisierung, DMS, DOC², Effizienzsteigerung, ERP, KI, Kosteneinsparung, Nachhaltigkeit, papierlos, Umweltschutz

Sep 08 2022

DMS

DMS

8. September 2022

DMS


Die Abkürzung DMS steht für Dokumentenmanagementsystem. Es handelt sich im Grunde um ein System und eine Software, die zur Verwaltung, Speicherung und Verfolgung elektronischer Dokumente und Bilder verwendet werden. Diese papierbasierten und unstrukturierten Daten können durch den Einsatz von Scannern oder Software zur Dokumentenerfassung erfasst werden. Ein DMS steuert und strukturiert nicht nur die Dokumente innerhalb einer Organisation, sondern macht sie auch für alle verfügbar und zugänglich. 

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) kann auch verwendet werden, um die gespeicherten Dokumente und die verfügbaren Informationen in die Geschäftsprozesse des Unternehmens zu integrieren. Zum Beispiel in der Finanzabteilung. Gescannte und erfasste Rechnungen können automatisch mit dem ERP-Buchungssystem des Unternehmens synchronisiert werden. Ein weiteres Beispiel könnte auch die Beschaffungsabteilung sein. Zugehörige Dokumente zu einer Bestellung können ebenfalls über das DMS in ein Order Management System integriert werden. 

DMS-Systeme werden im Allgemeinen nicht für bestimmte Branchen entwickelt. Dennoch ist es wichtig, dies bei der Suche nach der richtigen Software zu berücksichtigen. DMS-Anbieter, die Erfahrung mit der Branche Ihres Unternehmens haben, können Ihre Geschäftsprozesse besser verstehen und umsetzen. 


Bildnachweis: Header-Bild/Beitragsbild von DilokaStudio auf Freepik

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Written by Stephanie Propstmeier · Categorized: Glossar · Tagged: DMS, Document Management System

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