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Digitalisierung

Jan 10 2023

Optimieren Sie Ihre Prozesse

Prozesse
10. Januar 2023 von Stephanie Propstmeier

Optimieren Sie Ihre Prozesse


Prozesse optimieren – Wer will das nicht? Gibt es eine Möglichkeit bestimmte Abläufe und Vorgänge im Unternehmen zu verbessern und erleichtern, wäre es ganz schön blöd, wenn man diese nicht nutzen würde. Gerade manuelle Routinetätigkeiten wie das Bearbeiten von Rechnungs- und Bestelldokumenten ist oftmals ein langwieriger Prozess, bei dem einem leider immer wieder auch Fehler unterlaufen. Wir sind ja alle nur Menschen und geben unser Bestes. Die Verbesserung von Schwachstellen kann den Workflow optimieren und führt zu einer Kosteneinsparung und effizienteren Arbeitsabläufen. Die Integration von moderner Technologie kann genau diese Prozesse effizienter gestalten und somit den Arbeitsalltag erheblich erleichtern. 

Die teilweise oder vollständige Automatisierung von bestimmten Abläufen kann somit zu einer allgemeinen Verbesserung des Workflows innerhalb eines Unternehmens beitragen. Die künstliche Intelligenz kann wichtige Informationen rasch digitalisieren und zur weiteren Nutzung zur Verfügung stellen. Daten können dadurch schneller analysiert werden, wodurch eventuelle Schwachstellen oder Fehler schneller aufgedeckt und korrigiert werden können und somit Kosten und Zeit gespart werden. Dies bedeutet im Detail zum Beispiel, dass Rechnungs- oder Bestelldokumente einfach eingelesen werden können und langwierige Verarbeitungsprozesse vermieden werden, wodurch die manuellen Tätigkeiten reduziert und die Durchlaufzeiten verkürzt werden. Das hört sich doch gut an oder nicht?

Steigern Sie die Effizienz in Ihrem Unternehmen mit DOC²!

Durch die Digitalisierung von Dokumenten kann DOC² Ihnen dabei helfen, langwierige Prozesse zu verkürzen, so haben Sie mehr Zeit, sich auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren. DOC² kann sämtliche wichtigen Informationen durch Image Recognition aus verschiedenen Dokumenten auslesen und verarbeiten. Somit stehen die notwendigen Daten für Folgeprozesse schnell zur Verfügung. Die einfache und schnelle Extraktion und Verarbeitung von wichtigen Dokumenteninformationen von DOC² in ein übersichtliches Format sorgt somit für eine verbesserte #Datenqualität und eine reduzierte Fehlerquote. Durch die Cloud-basierte API-Architektur von DOC² und die fortlaufende Optimierung der Prozesse, werden die Abläufe konstant verbessert und effizienter gestaltet. Die Bündelung der notwendigen Daten aus unterschiedlichen Dokumenten in ein übersichtliches Format vereinfacht damit ebenfalls langwierige manuelle Routinetätigkeiten, was zu einer Steigerung der allgemeinen Produktivität führt. Überzeugen Sie sich selbst, wie DOC² Ihnen dabei helfen kann, Prozesse zu optimieren und somit die Effizienz und Leistungsfähigkeit Ihres Unternehmens zu steigern.

Nehmen Sie Kontakt mit uns auf.

Wir werden Ihnen helfen, so gut wir können.

KontaKt
Prozesse

Bildnachweis: Header- und Beitragsbild von Dirk Wouters auf Pixabay

Written by Stephanie Propstmeier · Categorized: Blog, Daten, Deutsch, DOC² · Tagged: Automatisierung, Datenqualität, Digitalisierung, DOC², Prozessoptimierung, Workflow, Zeit ist Geld

Okt 18 2022

DMS – Dokumentenmanagementsystem

dms
18. Oktober 2022 from Leni

DMS – Dokumentenmanagementsystem

Mehr Transparenz, mehr Zeit, mehr Geld, mehr Platz,…


All das sind Ziele, die sich ein Unternehmen in der heutigen Zeit der Digitalisierung setzen sollte, denn sie sind definitiv erreichbar. Sie fragen sich jetzt vielleicht “Wie schaffe ich mehr Transparenz in meinem Unternehmen?“ “Wie schaffe ich mir mehr Platz im Büro und gleichzeitig mehr Geld und Zeit?” 

Ein digitales Dokumentenmanagementsystem (DMS) kann Ihnen dabei helfen, diese Ziele zu erreichen. DMS bezeichnet eine datenbankgestützte Verwaltung elektronischer Dokumente, dazu gehören auch eingescannte Dokumente wie beispielsweise eine Rechnung oder ein Vertrag. Es ermöglicht eine hohe Zugänglichkeit (orts- und zeitunabhängig) und sichere Archivierung von Dokumenten (GoBD-konform) innerhalb einer Organisation.

Ein digitales Archiv kann ein Papierarchiv größtenteils ersetzen und erspart somit das mühsame und vor allem platzraubende Lagern von Ordnern. Das führt zu mehr Platz im Büro und weniger Lagerfläche für das Archiv, was wiederum zu mehr Geld führt. 

Damit Dokumente schnell und zuverlässig wiedergefunden werden können, sind zwei Funktionen besonders hilfreich. Die effektive Beschlagwortung der Dokumente und das Scannen von Dokumenten mittels OCR. 

Doch nicht jede DMS-Software verfügt über die Möglichkeit, Dokumente mittels OCR einzuscannen und wenn doch, dann oft nur in einem begrenzten Rahmen. Bedeutet das, dass ich eine neue DMS-Software benötige? – NEIN – Nutzen Sie doch einfach DOC². DOC² lässt sich nahtlos in Ihre vorhandene DMS-Software integrieren und übernimmt dann diese Aufgabe hochautomatisiert. Mit DOC² werden Ihre Dokumente, von Rechnungen bis hin zur ärztlichen Bescheinigung, automatisch importiert und klassifiziert. Sie verfügt über eine KI-Schwarmintelligenz. 


Bildnachweis: Header & Beitragsbild von DilokaStudio auf Freepik

Written by Stephanie Propstmeier · Categorized: Automatisierung, Deutsch, DOC², Maschinelles Lernen · Tagged: Digitalisierung, DMS, DOC², OCR, papierlos, Prozess

Okt 11 2022

Ein papierloses Büro

paperless
11. Oktober 2022 from Leni

Ein papierloses Büro

was ist das und ist das überhaupt möglich?


In der heutigen Zeit der Digitalisierung ist ein papierloses Büro durchaus möglich und vor allem auch erstrebenswert. Ein papierloses Büro verzichtet weitestgehend auf papierbasierte Prozesse, stattdessen laufen die Arbeitsabläufe, die Ablage und die Archivierung von Dokumenten digital ab. 

Die Digitalisierung eines Unternehmens ermöglicht ein papierloses Büro, welches viele Vorteile mit sich bringt. Diese sind unter anderem 

  • die Effizienzsteigerung, durch die Beschleunigung der Arbeitsprozesse
  • die Kosteneinsparung, durch Reduzierung des Bearbeitungsaufwands
  • die Möglichkeit flexibel zu delegieren
  • die Möglichkeit von überall zu arbeiten und die Vereinfachung der Zusammenarbeit, durch den zentralen Zugriff auf Dokumente 

Nicht zu vergessen sind die Nachhaltigkeit und der Umweltschutz, welche immer mehr an Bedeutung gewinnen.

Um all diese Vorteile nutzen zu können, ist, wie bereits erwähnt, ein gewisser Grad an Digitalisierung Voraussetzung, wie beispielsweise die Integration eines DMS-Systems oder eines ERP-Systems. Auch Anbindungen weiterer Software können mit dazu beitragen.

DOC² automatisiert, verarbeitet und digitalisiert mit Hilfe von KI-Schwarmintelligenz Ihre Papiere und trägt somit dazu bei, Ihr Büro papierlos zu machen. Es kann zudem problemlos an ein bereits integriertes System angebunden werden.

Wie sieht es in Ihrem Büro aus?

Stapelt sich noch das Papier?

papierlosen

Bildnachweis: Header & Beitragsbild von DCStudio auf Freepik

Written by Stephanie Propstmeier · Categorized: Blog, Daten, Deutsch, DOC², Künstliche Intelligenz · Tagged: Automatisierung, Digitalisierung, DMS, DOC², Effizienzsteigerung, ERP, KI, Kosteneinsparung, Nachhaltigkeit, papierlos, Umweltschutz

Sep 20 2022

Zeit sparen mit automatisierter Dokumentenerfassung!

Dokumentenerfassung
20. September 2022 von Ines Brandao

Zeit sparen mit automatisierter Dokumentenerfassung!


Es steht außer Frage, dass die manuelle Bearbeitung und Pflege von Dokumenten ein äußerst zeitaufwändiger Prozess ist. Und das ist nur eine der Kehrseiten, denn wir dürfen nicht vergessen, wie viel Geld, Energie und Stress das für das Team bedeutet. Angesichts der heutigen Anforderungen an die Zugänglichkeit und Sicherheit von Informationen müssen die Unternehmen auf einem höheren und automatisierten Niveau konkurrieren. Hier kommt die automatisierte Dokumentenerfassung ins Spiel!

Die Polydocs GmbH hat mit DOC² die optimale Lösung zur Dokumentenerfassung entwickelt, die den manuellen Prozess durch die automatische Extraktion der unstrukturierten Daten in Dokumenten wie Rechnungen, Verträgen, Formularen usw. komplett überarbeitet. Der Hauptmehrwert macht sich direkt im ROI bemerkbar, und zwar durch die folgenden Vorteile: 

  1. Die Automatisierung von Dokumenten kann es Unternehmen ermöglichen, die Effizienz ihrer Prozesse zu steigern.
  2. Dokumentenmanagement kann die Kommunikation innerhalb der Organisation verbessern
  3. Unternehmen können von einer papierlosen und kostensparenden Umstellung profitieren

Dokumentenautomatisierung kann Unternehmen eine Steigerung der Prozesseffizienz ermöglichen

Mehr als 80 % der Informationen in Dokumenten sind unstrukturiert, was bedeutet, dass sie nicht sofort verfügbar sind, um die Mitarbeiter bei ihren Aufgaben zu unterstützen. Nehmen wir das Buchen von Rechnungen als Beispiel, so würden Unternehmen 10 Minuten pro Rechnung aufwenden, um diesen Prozess abzuschließen. Wenn man von 10.000 Rechnungen pro Monat ausgeht, sind es bereits 1.700 Stunden. Dies ist bereits ein sehr kostspieliger und zeitaufwendiger Prozess. Mit DOC² können Sie diese Zeit auf 3 Minuten reduzieren, was eine direkte Auswirkung von 70% Effizienz auf Zeit und Kosten hätte.

Dokumentenmanagement kann die Kommunikation innerhalb der Organisation verbessern

Einer der Hauptvorteile von DOC² besteht darin, dass es sich nahtlos in jedes DMS- oder ERP-System integrieren lässt. Das bedeutet, dass Unternehmen nicht nur Dokumente digitalisieren können, um sie in ihrem DMS oder ERP zu speichern, sondern auch die von DOC² extrahierten Informationen nutzen können, um sie einfach mit dem Team zu teilen. Auf diese Weise wäre es möglich, Genehmigungs-Workflows zu automatisieren oder zwischen Abteilungen abzustimmen, wie zum Beispiel bei Bestellungen zwischen dem Einkaufs- und dem Finanzteam. Nicht nur die Kommunikation würde verbessert, sondern die Mitarbeiter könnten sich auf geschäftskritische Aufgaben und Ziele konzentrieren, anstatt Zeit mit der Suche nach und dem Zugriff auf Dokumente zu verschwenden. 

Unternehmen können von einer papierlosen und kostensparenden Umstellung profitieren

Änderungen sind mit einer Vorabinvestition verbunden, um ein Dokumentenerfassungssystem zu implementieren, aber mit DOC² sind die Ergebnisse sofort spürbar, was den Mehrwert der Software, aber vor allem auch den ROI betrifft. Durch die Abschaffung der manuellen Ablage von Dokumenten und den Ersatz der Papierablage können Unternehmen flexibler auf organisatorische Ausfallzeiten und Entscheidungszeiten reagieren. Die Unternehmen profitieren von dieser Effizienzsteigerung, indem sie Ressourcen von Büroarbeiten auf umsatzfördernde Aufgaben verlagern.

Dokumentenerfassung

Bildnachweis: Header- & Beitragsbild von kues1 auf Freepik

Written by Ines Brandao · Categorized: Automatisierung, Blog, Daten, Deutsch, DOC² · Tagged: Automatisierung, Digitalisierung, DOC², Dokumentenerfassung, Polydocs, Zeitersparnis

Sep 06 2022

Sie wollen sich eine Software anschaffen?

6. September 2022 von Stephanie Propstmeier

Sie wollen sich eine Software anschaffen?

Doch die Kosten sind Ihnen zu hoch?


Für viele Unternehmen muss die Investition in eine neue Software wohl überlegt sein. Es werden Vor- und Nachteile abgewogen und auch die Kostenfrage spielt dabei oft eine große Rolle. Grundsätzlich erleichtert Ihnen eine Software, die zu Ihrem Unternehmen passt, den Arbeitsalltag und Sie sparen zusätzlich Kosten ein. Daher lohnt es sich, bei der Softwarebeschaffung einen Blick auf die Förderungen für Digitalisierung zu werfen. Es gibt beispielsweise Förderungen von Digitalbonus Bayern (für das Bundesland Bayern) oder auch Go-Digital. Doch Sie sollten bedenken, nicht alles was glänzt ist Gold.

Fallstricke bei den Formulierungen

Bei Förderungen gibt es häufig Fallstricke bei den Formulierungen im Antragstext, den Zeiten, die eingehalten werden müssen oder auch bei den förderfähigen Leistungen. Dadurch erhält man bei einigen Förderungen keine reale Chance einer Zusage.

Doch es gibt auch Förderungen, die eine hohe Bewilligungsquote und einen durchaus überschaubaren Antrag haben. Diese empfehlen wir sehr.

Ein Tipp von unserer Seite: Knüpfen Sie ein Projekt nicht an eine Förderung und verlassen sich dabei auf den Staat. Sie könnten enttäuscht werden. Nichtsdestotrotz sollte Ihre Lösung unternehmerisch sinnvoll sein.

Sollten Sie Hilfe bei der Antragstellung oder eine Beratung zu den verschiedenen Möglichkeiten in Ihrem Bundesland benötigen, schreiben Sie uns gerne an.

Schreiben Sie uns gerne an

Wir helfen Ihnen so gut es uns möglich ist.

KONTAKT

Bildnachweis: Header & Beitragsbild von rawpixel.com & xb100 auf auf Freepik

Written by Stephanie Propstmeier · Categorized: Blog, Daten, Deutsch, Kostenersparnis · Tagged: Digitalisierung, förderung, Polydocs, softwarebeschaffung

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