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Digitalisierung

Bei einer Warenlieferung bekommen wir in der Regel auch einen…

lieferschein
von Leni

Bei einer Warenlieferung bekommen wir in der Regel auch einen…

… Lieferschein oder auch Warenbegleitschein genannt.

Das ist ein wichtiger Beleg, der uns Auskunft über die gelieferte Ware gibt und die Zustellung unserer Ware dokumentiert. 

Es ist nicht gesetzlich vorgeschrieben, einen Lieferschein auszustellen

Anders als bei der Rechnungsstellung ist es nicht gesetzlich vorgeschrieben, einen Lieferschein auszustellen. Doch die meisten Unternehmen nutzen es, da es für Sie und für den Kunden von Vorteil ist. 

Wenn wir uns dazu entschließen, unserer Ware einen Lieferschein beizulegen, sollten wir darauf achten, dass unser Lieferschein bestimmte Pflichtdaten (ähnlich wie bei einer Rechnung) enthält. Hierzu gehören unter anderem:

  • Name und Adresse des Lieferanten und Empfängers
  • Ausstellungsdatum und Datum der Lieferung
  • Lieferscheinnummer und/oder Rechnungsnummer
  • Beschreibung, der in der Bestellung enthaltenen Ware
  • Mengenangaben (je nach Artikelart Stückzahl, Volumen, Gewichtsangabe)
  • Eigentumsvorbehalt
  • Optional: Unterschrift des Kunden, der die Lieferung damit bestätigt

Lieferschein abgleichen

Wir können/sollten den Lieferschein mit unserer Bestellung, unserer Auftragsbestätigung und später auch mit unserer Rechnung abgleichen. Wenn wir das alles manuell machen, kann es ganz schön viel Zeit in Anspruch nehmen. Was würden Sie dazu sagen, wenn Ihnen jemand oder etwas diese Arbeit abnehmen würde und Sie dadurch Zeit für andere/wichtigere Dinge hätten?

DOC² bietet Ihnen diese Möglichkeit. Mit DOC² haben Sie einen intelligente Dokumentenverarbeitung. Sie basiert auf einer KI, lernt ständig dazu und bietet somit einen hohen Automatisierungsgrad bei der Verarbeitung von Dokumenten (und dazu gehören auch Lieferscheine).

Verschwenden Sie keine Zeit mehr mit Routinearbeiten und erfahren Sie mehr darüber, wie DOC² Ihnen Ihren Arbeitsalltag erleichtern kann.

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Lieferschein

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Dokumente im Unternehmensalltag

von Leni

Dokumente im Unternehmensalltag

In jedem Unternehmen gehen täglich viele Dokumente ein und aus. Ein Teil davon ist bei vielen Unternehmen noch papierbasiert, der andere Teil erreicht Unternehmen auf dem digitalen, elektronischen Weg, wie zum Beispiel per E-Mail oder auch per Online-Formular. All diese Dokumente können und müssen digital verarbeitet werden. Dafür nutzen viele Unternehmen bereits ein Dokumentenmanagementsystem (DMS). Doch wie genau gelangen die Dokumente in das DMS und am besten auch noch gleich an die richtige Stelle?

Hier kommt die Dokumentenklassifizierung zum Einsatz!

Dokumentenklassifizierung bedeutet, dass mittels OCR-Technologie Informationen von Dokumenten ausgelesen und in Kategorien eingeordnet werden. 

Der Begriff “Klassifizierung” (aus lat. classic, “Klasse”, und facere, “machen”) beschreibt das Zusammenfassen von Objekten zu Klassen (Gruppen, Mengen, Kategorien), was zusammen Klassifikation bedeutet.

Wie funktioniert Dokumentenklassifizierung?

Mit Hilfe einer Software für Dokumentenverarbeitung und Klassifizierung können Dokumente eingelesen und klassifiziert werden. Voraussetzung ist natürlich, dass die Dokumente in digitaler Form vorliegen, das heißt, dass Dokumente, die in Papierform vorliegen, zunächst eingescannt werden müssen.

Die eingelesenen Dokumente können nun nach Themen bzw. nach ihrem Inhalt klassifiziert werden, z. B. nach der Art des Dokumentes – Ist es eine Rechnung, ein Lieferschein, eine Auftragsbestätigung oder eine Bestellung? Die Software ist in der Lage, dies anhand von Schlagwörtern, Aufbau und Layout zu erkennen und einzuordnen.  

Worauf warten Sie noch? Automatisieren Sie die Dokumentenverarbeitung in Ihrem Unternehmen mit DOC². Verringern Sie den manuellen Aufwand und optimieren Sie die Zuordnung von Vorgängen und Verantwortlichkeit. Das spart Zeit und Ressourcen.

DOC² ist eine KI-basierte (Schwarmintelligenz) Software und ist in der Lage, die unterschiedlichsten Dokumententypen einzulesen und zu klassifizieren.

Bleiben Sie dran und erfahren in den folgenden Wochen mehr darüber, welche Dokumententypen dazu gehören.

Sollten Fragen auftreten, können Sie sich selbstverständlich bei uns melden

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Dokumentenklassifizierung

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Optimieren Sie Ihre Prozesse

Prozesse
von

Optimieren Sie Ihre Prozesse

Prozesse optimieren – Wer will das nicht? Gibt es eine Möglichkeit bestimmte Abläufe und Vorgänge im Unternehmen zu verbessern und erleichtern, wäre es ganz schön blöd, wenn man diese nicht nutzen würde. Gerade manuelle Routinetätigkeiten wie das Bearbeiten von Rechnungs- und Bestelldokumenten ist oftmals ein langwieriger Prozess, bei dem einem leider immer wieder auch Fehler unterlaufen. Wir sind ja alle nur Menschen und geben unser Bestes. Die Verbesserung von Schwachstellen kann den Workflow optimieren und führt zu einer Kosteneinsparung und effizienteren Arbeitsabläufen. Die Integration von moderner Technologie kann genau diese Prozesse effizienter gestalten und somit den Arbeitsalltag erheblich erleichtern. 

Die teilweise oder vollständige Automatisierung von bestimmten Abläufen kann somit zu einer allgemeinen Verbesserung des Workflows innerhalb eines Unternehmens beitragen. Die künstliche Intelligenz kann wichtige Informationen rasch digitalisieren und zur weiteren Nutzung zur Verfügung stellen. Daten können dadurch schneller analysiert werden, wodurch eventuelle Schwachstellen oder Fehler schneller aufgedeckt und korrigiert werden können und somit Kosten und Zeit gespart werden. Dies bedeutet im Detail zum Beispiel, dass Rechnungs- oder Bestelldokumente einfach eingelesen werden können und langwierige Verarbeitungsprozesse vermieden werden, wodurch die manuellen Tätigkeiten reduziert und die Durchlaufzeiten verkürzt werden. Das hört sich doch gut an oder nicht?

Steigern Sie die Effizienz in Ihrem Unternehmen mit DOC²!

Durch die Digitalisierung von Dokumenten kann DOC² Ihnen dabei helfen, langwierige Prozesse zu verkürzen, so haben Sie mehr Zeit, sich auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren. DOC² kann sämtliche wichtigen Informationen durch Image Recognition aus verschiedenen Dokumenten auslesen und verarbeiten. Somit stehen die notwendigen Daten für Folgeprozesse schnell zur Verfügung. Die einfache und schnelle Extraktion und Verarbeitung von wichtigen Dokumenteninformationen von DOC² in ein übersichtliches Format sorgt somit für eine verbesserte #Datenqualität und eine reduzierte Fehlerquote. Durch die Cloud-basierte API-Architektur von DOC² und die fortlaufende Optimierung der Prozesse, werden die Abläufe konstant verbessert und effizienter gestaltet. Die Bündelung der notwendigen Daten aus unterschiedlichen Dokumenten in ein übersichtliches Format vereinfacht damit ebenfalls langwierige manuelle Routinetätigkeiten, was zu einer Steigerung der allgemeinen Produktivität führt. Überzeugen Sie sich selbst, wie DOC² Ihnen dabei helfen kann, Prozesse zu optimieren und somit die Effizienz und Leistungsfähigkeit Ihres Unternehmens zu steigern.

Nehmen Sie Kontakt mit uns auf.

Wir werden Ihnen helfen, so gut wir können.

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DMS – Dokumentenmanagementsystem

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from Leni

DMS – Dokumentenmanagementsystem

Mehr Transparenz, mehr Zeit, mehr Geld, mehr Platz,…

All das sind Ziele, die sich ein Unternehmen in der heutigen Zeit der Digitalisierung setzen sollte, denn sie sind definitiv erreichbar. Sie fragen sich jetzt vielleicht “Wie schaffe ich mehr Transparenz in meinem Unternehmen?” “Wie schaffe ich mir mehr Platz im Büro und gleichzeitig mehr Geld und Zeit?” 

Ein digitales Dokumentenmanagementsystem (DMS) kann Ihnen dabei helfen, diese Ziele zu erreichen. DMS bezeichnet eine datenbankgestützte Verwaltung elektronischer Dokumente, dazu gehören auch eingescannte Dokumente wie beispielsweise eine Rechnung oder ein Vertrag. Es ermöglicht eine hohe Zugänglichkeit (orts- und zeitunabhängig) und sichere Archivierung von Dokumenten (GoBD-konform) innerhalb einer Organisation.

Ein digitales Archiv kann ein Papierarchiv größtenteils ersetzen und erspart somit das mühsame und vor allem platzraubende Lagern von Ordnern. Das führt zu mehr Platz im Büro und weniger Lagerfläche für das Archiv, was wiederum zu mehr Geld führt. 

Damit Dokumente schnell und zuverlässig wiedergefunden werden können, sind zwei Funktionen besonders hilfreich. Die effektive Beschlagwortung der Dokumente und das Scannen von Dokumenten mittels OCR. 

Doch nicht jede DMS-Software verfügt über die Möglichkeit, Dokumente mittels OCR einzuscannen und wenn doch, dann oft nur in einem begrenzten Rahmen. Bedeutet das, dass ich eine neue DMS-Software benötige? – NEIN – Nutzen Sie doch einfach DOC². DOC² lässt sich nahtlos in Ihre vorhandene DMS-Software integrieren und übernimmt dann diese Aufgabe hochautomatisiert. Mit DOC² werden Ihre Dokumente, von Rechnungen bis hin zur ärztlichen Bescheinigung, automatisch importiert und klassifiziert. Sie verfügt über eine KI-Schwarmintelligenz. 

Bildnachweis: Header & Beitragsbild von DilokaStudio auf Freepik

Ein papierloses Büro

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from Leni

Ein papierloses Büro

was ist das und ist das überhaupt möglich?

In der heutigen Zeit der Digitalisierung ist ein papierloses Büro durchaus möglich und vor allem auch erstrebenswert. Ein papierloses Büro verzichtet weitestgehend auf papierbasierte Prozesse, stattdessen laufen die Arbeitsabläufe, die Ablage und die Archivierung von Dokumenten digital ab. 

Die Digitalisierung eines Unternehmens ermöglicht ein papierloses Büro, welches viele Vorteile mit sich bringt. Diese sind unter anderem 

  • die Effizienzsteigerung, durch die Beschleunigung der Arbeitsprozesse
  • die Kosteneinsparung, durch Reduzierung des Bearbeitungsaufwands
  • die Möglichkeit flexibel zu delegieren
  • die Möglichkeit von überall zu arbeiten und die Vereinfachung der Zusammenarbeit, durch den zentralen Zugriff auf Dokumente 

Nicht zu vergessen sind die Nachhaltigkeit und der Umweltschutz, welche immer mehr an Bedeutung gewinnen.

Um all diese Vorteile nutzen zu können, ist, wie bereits erwähnt, ein gewisser Grad an Digitalisierung Voraussetzung, wie beispielsweise die Integration eines DMS-Systems oder eines ERP-Systems. Auch Anbindungen weiterer Software können mit dazu beitragen.

DOC² automatisiert, verarbeitet und digitalisiert mit Hilfe von KI-Schwarmintelligenz Ihre Papiere und trägt somit dazu bei, Ihr Büro papierlos zu machen. Es kann zudem problemlos an ein bereits integriertes System angebunden werden.

Wie sieht es in Ihrem Büro aus?

Stapelt sich noch das Papier?

papierlosen

Bildnachweis: Header & Beitragsbild von DCStudio auf Freepik