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Automate Data Capture for Infor ERP

Automatisierung

Optimieren Sie Ihre Prozesse

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Optimieren Sie Ihre Prozesse

Prozesse optimieren – Wer will das nicht? Gibt es eine Möglichkeit bestimmte Abläufe und Vorgänge im Unternehmen zu verbessern und erleichtern, wäre es ganz schön blöd, wenn man diese nicht nutzen würde. Gerade manuelle Routinetätigkeiten wie das Bearbeiten von Rechnungs- und Bestelldokumenten ist oftmals ein langwieriger Prozess, bei dem einem leider immer wieder auch Fehler unterlaufen. Wir sind ja alle nur Menschen und geben unser Bestes. Die Verbesserung von Schwachstellen kann den Workflow optimieren und führt zu einer Kosteneinsparung und effizienteren Arbeitsabläufen. Die Integration von moderner Technologie kann genau diese Prozesse effizienter gestalten und somit den Arbeitsalltag erheblich erleichtern. 

Die teilweise oder vollständige Automatisierung von bestimmten Abläufen kann somit zu einer allgemeinen Verbesserung des Workflows innerhalb eines Unternehmens beitragen. Die künstliche Intelligenz kann wichtige Informationen rasch digitalisieren und zur weiteren Nutzung zur Verfügung stellen. Daten können dadurch schneller analysiert werden, wodurch eventuelle Schwachstellen oder Fehler schneller aufgedeckt und korrigiert werden können und somit Kosten und Zeit gespart werden. Dies bedeutet im Detail zum Beispiel, dass Rechnungs- oder Bestelldokumente einfach eingelesen werden können und langwierige Verarbeitungsprozesse vermieden werden, wodurch die manuellen Tätigkeiten reduziert und die Durchlaufzeiten verkürzt werden. Das hört sich doch gut an oder nicht?

Steigern Sie die Effizienz in Ihrem Unternehmen mit DOC²!

Durch die Digitalisierung von Dokumenten kann DOC² Ihnen dabei helfen, langwierige Prozesse zu verkürzen, so haben Sie mehr Zeit, sich auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren. DOC² kann sämtliche wichtigen Informationen durch Image Recognition aus verschiedenen Dokumenten auslesen und verarbeiten. Somit stehen die notwendigen Daten für Folgeprozesse schnell zur Verfügung. Die einfache und schnelle Extraktion und Verarbeitung von wichtigen Dokumenteninformationen von DOC² in ein übersichtliches Format sorgt somit für eine verbesserte #Datenqualität und eine reduzierte Fehlerquote. Durch die Cloud-basierte API-Architektur von DOC² und die fortlaufende Optimierung der Prozesse, werden die Abläufe konstant verbessert und effizienter gestaltet. Die Bündelung der notwendigen Daten aus unterschiedlichen Dokumenten in ein übersichtliches Format vereinfacht damit ebenfalls langwierige manuelle Routinetätigkeiten, was zu einer Steigerung der allgemeinen Produktivität führt. Überzeugen Sie sich selbst, wie DOC² Ihnen dabei helfen kann, Prozesse zu optimieren und somit die Effizienz und Leistungsfähigkeit Ihres Unternehmens zu steigern.

Nehmen Sie Kontakt mit uns auf.

Wir werden Ihnen helfen, so gut wir können.

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Bildnachweis: Header- und Beitragsbild von Dirk Wouters auf Pixabay

Zeit ist Geld!

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von Leni

Zeit ist Geld!

Kennen Sie das: Sie kommen morgens ins Büro, voller Motivation und Tatendrang. Doch dann fällt Ihr Blick auf den riesigen Berg an Akten auf Ihrem Schreibtisch und Ihre Motivation schwindet dahin. 

“Wie soll ich das nur schaffen?” “Dafür brauche ich definitiv mehr Zeit.” Solche und ähnliche Aussagen haben Sie sicherlich schon des Öfteren gehört oder auch schon selber geäußert. Vielleicht sagen Sie auch: “Ich kann nicht mehr als arbeiten.“ oder “Was ich schaffe, schaffe ich und mehr geht nicht.” Aber es geht doch immer noch ein bisschen mehr, oder nicht?

Zeit, die Sie haben, sinnvoll einteilen und nutzen

Und ob. Mit der richtigen Motivation und vor allem der richtigen Unterstützung kann immer noch ein bisschen mehr herausgeholt werden. Sie können dem Tag vielleicht nicht eine weitere Stunde hinzufügen, aber Sie können die Zeit, die Sie haben, sinnvoll einteilen und nutzen.

Bleiben wir bei unserem riesigen Berg an Akten. Ihre Aufgabe ist es, diese ganzen Dokumente zu verarbeiten/bearbeiten. Dazu gehören unter anderem das Abtippen oder die manuelle Übertragung von Dokumenten in ein System oder das manuelle Vergleichen von Dokumenten. All das nimmt viel Zeit in Anspruch und die Fehlerquote bei der Übertragung ist leider oft einfach zu hoch. Das kann das Unternehmen unter Umständen ganz schön Geld kosten. Dazu kommt, dass Sie tagein tagaus immer dasselbe machen und für die produktiven und kreativen Aufgaben bleibt einfach keine Zeit.

Diese Aufgaben sind wichtig und müssen erledigt werden, keine Frage, doch was, wenn ich Ihnen sage, dass wir Sie dabei unterstützen können und wollen. Sie erhalten im Gegenzug mehr Zeit für andere Aufgaben, senken die Fehlerquote und sparen dadurch auch noch Kosten ein. Zu schön, um wahr zu sein?

DOC² ermöglicht es Ihnen, Ihre Dokumentenprozesse zu automatisieren und das lästige Abtippen und Übertragen von Dokumenten hat endlich ein Ende. DOC² nutzt künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen, um Ihre Dokumente präzise identifizieren, klassifizieren, analysieren und lesen zu können. Dabei ist es egal ob Papier, Akte oder Datei.

Na neugierig?

Erfahren Sie mehr darüber, wie DOC² Ihnen den Arbeitsalltag erleichtern kann.

Kontakt

Bildnachweis: Header- und Beitragsbild von Towfiqu barbhuiya auf Pexels

Ein papierloses Büro

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from Leni

Ein papierloses Büro

was ist das und ist das überhaupt möglich?

In der heutigen Zeit der Digitalisierung ist ein papierloses Büro durchaus möglich und vor allem auch erstrebenswert. Ein papierloses Büro verzichtet weitestgehend auf papierbasierte Prozesse, stattdessen laufen die Arbeitsabläufe, die Ablage und die Archivierung von Dokumenten digital ab. 

Die Digitalisierung eines Unternehmens ermöglicht ein papierloses Büro, welches viele Vorteile mit sich bringt. Diese sind unter anderem 

  • die Effizienzsteigerung, durch die Beschleunigung der Arbeitsprozesse
  • die Kosteneinsparung, durch Reduzierung des Bearbeitungsaufwands
  • die Möglichkeit flexibel zu delegieren
  • die Möglichkeit von überall zu arbeiten und die Vereinfachung der Zusammenarbeit, durch den zentralen Zugriff auf Dokumente 

Nicht zu vergessen sind die Nachhaltigkeit und der Umweltschutz, welche immer mehr an Bedeutung gewinnen.

Um all diese Vorteile nutzen zu können, ist, wie bereits erwähnt, ein gewisser Grad an Digitalisierung Voraussetzung, wie beispielsweise die Integration eines DMS-Systems oder eines ERP-Systems. Auch Anbindungen weiterer Software können mit dazu beitragen.

DOC² automatisiert, verarbeitet und digitalisiert mit Hilfe von KI-Schwarmintelligenz Ihre Papiere und trägt somit dazu bei, Ihr Büro papierlos zu machen. Es kann zudem problemlos an ein bereits integriertes System angebunden werden.

Wie sieht es in Ihrem Büro aus?

Stapelt sich noch das Papier?

papierlosen

Bildnachweis: Header & Beitragsbild von DCStudio auf Freepik

Zeit sparen mit automatisierter Dokumentenerfassung!

Dokumentenerfassung
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Zeit sparen mit automatisierter Dokumentenerfassung!

Es steht außer Frage, dass die manuelle Bearbeitung und Pflege von Dokumenten ein äußerst zeitaufwändiger Prozess ist. Und das ist nur eine der Kehrseiten, denn wir dürfen nicht vergessen, wie viel Geld, Energie und Stress das für das Team bedeutet. Angesichts der heutigen Anforderungen an die Zugänglichkeit und Sicherheit von Informationen müssen die Unternehmen auf einem höheren und automatisierten Niveau konkurrieren. Hier kommt die automatisierte Dokumentenerfassung ins Spiel!

Die Polydocs GmbH hat mit DOC² die optimale Lösung zur Dokumentenerfassung entwickelt, die den manuellen Prozess durch die automatische Extraktion der unstrukturierten Daten in Dokumenten wie Rechnungen, Verträgen, Formularen usw. komplett überarbeitet. Der Hauptmehrwert macht sich direkt im ROI bemerkbar, und zwar durch die folgenden Vorteile: 

  1. Die Automatisierung von Dokumenten kann es Unternehmen ermöglichen, die Effizienz ihrer Prozesse zu steigern.
  2. Dokumentenmanagement kann die Kommunikation innerhalb der Organisation verbessern
  3. Unternehmen können von einer papierlosen und kostensparenden Umstellung profitieren

Dokumentenautomatisierung kann Unternehmen eine Steigerung der Prozesseffizienz ermöglichen

Mehr als 80 % der Informationen in Dokumenten sind unstrukturiert, was bedeutet, dass sie nicht sofort verfügbar sind, um die Mitarbeiter bei ihren Aufgaben zu unterstützen. Nehmen wir das Buchen von Rechnungen als Beispiel, so würden Unternehmen 10 Minuten pro Rechnung aufwenden, um diesen Prozess abzuschließen. Wenn man von 10.000 Rechnungen pro Monat ausgeht, sind es bereits 1.700 Stunden. Dies ist bereits ein sehr kostspieliger und zeitaufwendiger Prozess. Mit DOC² können Sie diese Zeit auf 3 Minuten reduzieren, was eine direkte Auswirkung von 70% Effizienz auf Zeit und Kosten hätte.

Dokumentenmanagement kann die Kommunikation innerhalb der Organisation verbessern

Einer der Hauptvorteile von DOC² besteht darin, dass es sich nahtlos in jedes DMS- oder ERP-System integrieren lässt. Das bedeutet, dass Unternehmen nicht nur Dokumente digitalisieren können, um sie in ihrem DMS oder ERP zu speichern, sondern auch die von DOC² extrahierten Informationen nutzen können, um sie einfach mit dem Team zu teilen. Auf diese Weise wäre es möglich, Genehmigungs-Workflows zu automatisieren oder zwischen Abteilungen abzustimmen, wie zum Beispiel bei Bestellungen zwischen dem Einkaufs- und dem Finanzteam. Nicht nur die Kommunikation würde verbessert, sondern die Mitarbeiter könnten sich auf geschäftskritische Aufgaben und Ziele konzentrieren, anstatt Zeit mit der Suche nach und dem Zugriff auf Dokumente zu verschwenden. 

Unternehmen können von einer papierlosen und kostensparenden Umstellung profitieren

Änderungen sind mit einer Vorabinvestition verbunden, um ein Dokumentenerfassungssystem zu implementieren, aber mit DOC² sind die Ergebnisse sofort spürbar, was den Mehrwert der Software, aber vor allem auch den ROI betrifft. Durch die Abschaffung der manuellen Ablage von Dokumenten und den Ersatz der Papierablage können Unternehmen flexibler auf organisatorische Ausfallzeiten und Entscheidungszeiten reagieren. Die Unternehmen profitieren von dieser Effizienzsteigerung, indem sie Ressourcen von Büroarbeiten auf umsatzfördernde Aufgaben verlagern.

Dokumentenerfassung

Bildnachweis: Header- & Beitragsbild von kues1 auf Freepik

Wann sind die Dokumente bereit für die Automatisierung?

Wann sind die Dokumente bereit für die Automatisierung?

Einer der wichtigsten Vorteile der Dokumentenautomatisierung ist die Möglichkeit, Dokumente ohne menschliches Zutun zu lesen und zu verarbeiten. Durch die Automatisierung von Routineaufgaben können Unternehmen so Zeit und Geld sparen. Damit ein Dokument jedoch automatisch verarbeitet werden kann, muss es zunächst richtig trainiert werden. In diesem Blogbeitrag wird erörtert, wann ein Dokument für die Automatisierung geeignet ist und wie Sie Ihre Dokumente trainieren können.

In Doc² sehen Sie direkt über den AI Indikator wie gut das Dokument antrainiert ist. Der KI-Indikator ist ein Maß dafür, wie gut die OCR-Engine für die Erkennung des Dokuments trainiert wurde. Je höher die Punktzahl, desto geringer ist die Wahrscheinlichkeit, dass ein Mensch eingreifen muss, damit das Dokument korrekt verarbeitet wird.

Nach jedem erfolgreichen Export erhöht sich automatisch der AI Indikator. Greift jemand in das Dokument ein und verändert sich die Regeln für das Dokument wird der AI Indikator negativ beeinflusst.

Für die automatische Belegerfassung sollten die Dokumente mindestens 4-5 ohne Änderung verarbeitet werden und der AI Indikator bei mindestens 50% stehen.

In dem Beispiel trainieren wir eine neue Rechnung und exportieren Sie 5-mal mit anderen Werten.

Beim ersten Einlesen des Dokuments ist der AI Indikator auf der minimalen Stufe:

Trainieren wir das Dokument und exportieren dieses erstmalig:

So werden die Felder beim erneuten Export automatisiert ausgelesen und wir erhalten einen Erkennungsscore, der die Auslesequalität für das aktuelle Dokument ersichtlich macht:

Automatisierung

Des Weiteren werden für jeden erfolgreichen Export der AI-Indikator beeinflusst, sodass sich dieser in der Grafik nach und nach vom roten in den grünen Bereich bewegen wird.

Dokumentation: AI Indicators