Heutzutage wird in den meisten Unternehmen für jeden Mitarbeiter eine Personalakte geführt. Nicht etwa weil es Pflicht ist – nein – sondern weil es in beiderseitigem Interesse liegt. Eine Pflicht zur Führung einer Personalakte besteht in Deutschland lediglich im öffentlichen Dienst (Behörden), nicht aber in der Privatwirtschaft.
Eine exakte Regelung, was unter einer Personalakte zu verstehen ist, finden wir lediglich im Beamtenrecht. In §106 Abs. 1 des Bundesbeamtengesetzes (BBG) heißt es:
„Zur Personalakte gehören alle Unterlagen, die die Beamtin oder den Beamten betreffen, soweit sie mit ihrem oder seinem Dienstverhältnis in einem unmittelbaren inneren Zusammenhang stehen (Personalaktendaten). Andere Unterlagen dürfen in die Personalakte nicht aufgenommen werden.“
An diese Definition angelehnt, finden wir in vielen Wirtschafts- und Rechtslexika eine ganz ähnliche Beschreibung. Man kann also sagen, dass eine Personalakte eine Sammlung aller Dokumente/Daten ist, die einen einzelnen Mitarbeiter betreffen und die in der Regel sämtliche für das Arbeitsverhältnis relevante Informationen abbildet.
Die meisten Unternehmen haben sich bereits von der Personalakte in Papierform verabschiedet und erstellen mittlerweile elektronische Personalakten.
Da es in Deutschland weder gesetzliche Vorschriften für die Form noch für den Inhalt einer Personalakte gibt, kann dies von Unternehmen zu Unternehmen variieren. Einige sind sehr detailliert, andere wiederum enthalten nur die wichtigsten Daten und Informationen. Was schlussendlich in der Akte landet, entscheidet das Unternehmen selbst. Das heißt nicht, dass der Arbeitgeber jetzt sämtliche Informationen über einen Mitarbeiter sammeln und in der Akte aufbewahren darf. NEIN! Alle Informationen in einer Personalakte müssen in direktem Bezug zum Arbeitsverhältnis stehen. In der nachfolgenden Liste werden Unterlagen aufgeführt, die häufig in einer Personalakte zu finden sind:
Natürlich gibt es auch Daten / Dokumente, die ein Arbeitgeber nicht in der Personalakte festhalten darf. In erster Linie sind das Informationen, die Ihre Privatsphäre betreffen und keine Relevanz für Ihre berufliche Tätigkeit haben.
Dazu gehören unter anderem:
Die Einsicht in die Personalakte ist in der Regel auf wenige befugte Personen beschränkt.
Es ist wichtig zu beachten, dass der Zugang zur Personalakte in vielen Ländern durch Datenschutz- und Arbeitsgesetze geregelt ist. Unternehmen müssen daher sicherstellen, dass sie diese Gesetze einhalten und unbefugte Personen keinen Zugang zu den Personalakten erhalten.
Eine Personalakte, ganz egal ob in Papierform oder elektronisch, ist eine Sammlung von arbeitsrelevanten Informationen / Dokumenten des Arbeitnehmers. Und es müssen bestimmte Richtlinien (Datenschutz) eingehalten werden.
Im Zeitalter der Digitalisierung werden Personalakten in Papierform immer seltener. Immer häufiger werden die Unterlagen einer Personalakte durch ein EDV-System in ein elektronisches Verzeichnis erfasst. Um dies zu automatisieren und Ihnen bei der Verarbeitung dieser Daten noch mehr Zeit zu sparen, haben wir DocBits entwickelt. DocBits ist eine einfache und intelligente Softwarelösung für Datenverarbeitung, welche eine KI-Schwarmintelligenz und maschinelles Lernen nutzt, um Daten aus Dokumenten effektiv auszulesen und zu verarbeiten.
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