Dokumente im Unternehmensalltag
In jedem Unternehmen gehen täglich viele Dokumente ein und aus. Ein Teil davon ist bei vielen Unternehmen noch papierbasiert, der andere Teil erreicht Unternehmen auf dem digitalen, elektronischen Weg, wie zum Beispiel per E-Mail oder auch per Online-Formular. All diese Dokumente können und müssen digital verarbeitet werden. Dafür nutzen viele Unternehmen bereits ein Dokumentenmanagementsystem (DMS). Doch wie genau gelangen die Dokumente in das DMS und am besten auch noch gleich an die richtige Stelle?
Hier kommt die Dokumentenklassifizierung zum Einsatz!
Dokumentenklassifizierung bedeutet, dass mittels OCR-Technologie Informationen von Dokumenten ausgelesen und in Kategorien eingeordnet werden.
Der Begriff „Klassifizierung“ (aus lat. classic, “Klasse”, und facere, “machen”) beschreibt das Zusammenfassen von Objekten zu Klassen (Gruppen, Mengen, Kategorien), was zusammen Klassifikation bedeutet.
Wie funktioniert Dokumentenklassifizierung?
Mit Hilfe einer Software für Dokumentenverarbeitung und Klassifizierung können Dokumente eingelesen und klassifiziert werden. Voraussetzung ist natürlich, dass die Dokumente in digitaler Form vorliegen, das heißt, dass Dokumente, die in Papierform vorliegen, zunächst eingescannt werden müssen.
Die eingelesenen Dokumente können nun nach Themen bzw. nach ihrem Inhalt klassifiziert werden, z. B. nach der Art des Dokumentes – Ist es eine Rechnung, ein Lieferschein, eine Auftragsbestätigung oder eine Bestellung? Die Software ist in der Lage, dies anhand von Schlagwörtern, Aufbau und Layout zu erkennen und einzuordnen.
Worauf warten Sie noch? Automatisieren Sie die Dokumentenverarbeitung in Ihrem Unternehmen mit DOC². Verringern Sie den manuellen Aufwand und optimieren Sie die Zuordnung von Vorgängen und Verantwortlichkeit. Das spart Zeit und Ressourcen.
DOC² ist eine KI-basierte (Schwarmintelligenz) Software und ist in der Lage, die unterschiedlichsten Dokumententypen einzulesen und zu klassifizieren.
Bleiben Sie dran und erfahren in den folgenden Wochen mehr darüber, welche Dokumententypen dazu gehören.
