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Rechnungswesen

Jun 23 2022

Digitale Tabellen-Extraktion bewerkstelligen – mit der richtigen Software

23. Juni 2022 von Stephanie Propstmeier

Digitale Tabellen-Extraktion bewerkstelligen – mit der richtigen Software

Tabellen beherbergen häufig die wertvollsten Daten eines Dokumentes. Umso wichtiger ist es, für die Digitalisierung solcher Dokumente eine Software zu nutzen, die den besonderen Anforderungen der Datenauslese von Tabellen genügt. Erfahren Sie in diesem Beitrag, warum Polydocs genau auf diesem Einsatzgebiet brilliert und den Bearbeitungsaufwand für die Tabellenextraktion in ihrem Betrieb massiv reduzieren kann.


Tabellen-Extraktion – der Schlüssel für mehr Effizienz in deinem Unternehmen

In unserer heutigen Welt sind Tabellen in all ihren Formen und Eigenarten nicht mehr aus dem Alltag von Behörden, Unternehmen und auch Privatpersonen wegzudenken. Wie kaum ein anderes Mittel erleichtern sie es, Übersichtlichkeit in Datenmengen und organisatorische Informationen zu bringen.

Tabellen dienen im jeweiligen Dokument dazu, Werte bzw. Posten übersichtlich darzustellen. Dem Leser soll also der Umstand genommen werden, sich mühsam durch einen Fließtext zu lesen, um an die benötigten Informationen zu kommen – egal, ob es sich um die Auflistung der einzelnen Waren in einer Bestellung handelt, um Lieferscheine oder um verwaltungstechnische Informationen wie Abschlusskonten oder Mitarbeiterdetails.

So weit, so gut. Doch als Daten in reinem Druckformat nutzen dir solche Tabellen in der heutigen Zeit nur wenig in Anbetracht der Möglichkeiten, die eine digitalisierte Datenverarbeitung ihrem Unternehmen bietet. Wenn Sie zum Beispiel Statistiken, Auswertungen oder Prognosen für bestimmte Sektoren ihres Unternehmens aus den in den Tabellen aufgelisteten Daten berechnen lassen möchten, um

  • ihren Kunden noch bessere Dienste anbieten zu können,
  • als Unternehmen innovativ zu bleiben,
  • besser zu sein als die Konkurrenz,

ist es unerlässlich, sie effizient in ein maschinenlesbares Format umzuwandeln.

Maschinenlesbar bedeutet: nicht einfach nur das Dokument als PDF- oder Bilddatei einzuscannen, sondern auch den Text und somit die Werte im Dokument für intelligente Maschinen und Analyseanwendungen weiter verwertbar zu machen.

Dazu können gehören: Mengenangaben, Laufnummern, Prozentangaben, Artikelnummern, Artikelbezeichnungen, Farbangaben von Artikeln, Kundennummern, Währungsangaben, Datumsangaben, Postleitzahlen usw. Aus solcherlei Daten lässt sich beispielsweise berechnen, welche Artikel zu welchen Zeiten besonders häufig gekauft wurden, in welchen Postleitzahlengebieten ihr Unternehmen vielleicht mehr Abnehmer hat als in anderen (und in welchen Gebieten entsprechend noch nicht geschöpftes Potenzial für Neukunden besteht), welche Artikel häufig zusammen gekauft werden und vieles andere mehr.

Die maschinenlesbare Digitalisierung von Dokumenten stellt also kein Endziel dar. Vielmehr bildet sie gewissermaßen das Eingangstor in die unbegrenzten Möglichkeiten, die die erweiterte Datenauswertung für die Erhöhung ihres Unternehmenserfolges und die Optimierung ihrer Unternehmensprozesse bietet.


Das technische Nadelöhr: Tabellen effizient digitalisieren

Gerade hier zeigt sich jedoch eine große technische Herausforderung. Denn so praktisch und hilfreich Tabellen für die Darstellung und Lesbarkeit jeweils sind, so schwierig sind sie, gerade wenn es darum geht, die betreffenden Dokumente so zu digitalisieren, dass Informationen auch automatisiert verarbeitet werden können. Die individuelle Formatierung macht Tabellen nämlich zu einer hartnäckigen Fehlerquelle für Texterkennungsprogramme, die sonst mit reinem Fließtext gut zurechtkommen.

Tabellen sind in Dokumenten stets auf eine bestimmte Weise optisch eingegliedert. Für den belesenen menschlichen Betrachter erschließt sich dabei meist auf den ersten Blick, wo der Fließtext aufhört und wo die Tabelle beginnt. Anders ist es bei Programmen: Für sie ist es oft nicht so einfach zu bewerkstelligen, die genauen Zonen der Tabelle zu erkennen und Abschnitte korrekt zuzuordnen.

So gibt es bislang noch keine einheitliche Formel, mittels derer man auch einem maschinellen System das Erkennen der Feldgrenzen einer Tabelle eindeutig vermitteln kann. In jedem Dokument haben Tabellen schließlich unterschiedliche Formate (Breite, Höhe, Leerraum, Zeilendichte usw.), die einem Auslese-Programm individuell vermittelt werden müssen. Dies trifft übrigens auch auf elektronische Dateien zu, bei denen eine Tabelle etwa im Bildformat gespeichert ist.

Somit kommt es häufig dazu, dass die Maschine eine Feldgrenze falsch platziert, sodass im digitalisierten Ausgabetext Wörter aus zwei Bereichen des Dokumentes zusammengewürfelt werden, die inhaltlich eigentlich nicht zusammengehören.

Geschieht dies nur bei einem einseitigen Einzeldokument, lässt sich der entstandene Wortsalat zwar nachträglich durch menschliche Bearbeiter wieder in Ordnung bringen. Wenn ihr Unternehmen jedoch vor der Aufgabe steht, ganze Aktenschränke in ein maschinenlesbares Format umzuwandeln, können solche Ungenauigkeiten schnell zu einem enormen Frustfaktor werden.

Denn nicht nur sorgen sie dafür, dass viel Arbeitszeit, die für sinnvollere Dinge genutzt werden könnte, in die Fehlerbehebung fließt. Sondern mit jeder zusätzlichen händischen Korrektur, die anfällt, erhöht sich auch das Risiko, dass durch menschliche Unaufmerksamkeit Fehler übersehen werden.

Zu weiteren Problemen bei der automatischen Extraktion von Tabellen in Textdokumenten führt außerdem, dass manchmal Stellen aus dem Fließtext vom System mit einer Tabelle verwechselt und dann als solche eingelesen werden. Dass darüber hinaus Sonderzeichen oder Striche, die innerhalb der Tabelle eine ordnende Funktion einnehmen, bei der automatischen Texterkennung immer wieder falsch interpretiert werden, kommt noch hinzu. Ähnliches gilt übrigens auch für Logos oder andere Bereiche des Dokuments, die zwar als Bild „gemeint“ sind, aber von einer Maschine fälschlicherweise einem Tabellenformat zugewiesen werden können.

Die Folge ist, dass insbesondere das Auslesen von Tabellen zu einer besonderen Hürde wird, wenn es darum geht, Dokumente für die digitale Weiterverarbeitung aufzubereiten. Im Klartext bedeutet dies einen enormen zeitlichen Aufwand und hohe Personalkosten für ihr Unternehmen, da die Mitarbeiter in ihrem Betrieb die Werte aus der gedruckten Tabelle letztlich zum großen Teil von Hand übertragen und hinterher auch noch gründlich überprüfen und nachbessern müssen.

DOC² – unsere Lösung, spezialisiert auf Tabellenauslesung

Um ihrem Unternehmen die effiziente Digitalisierung von Daten aus gedruckten Tabellendokumenten zu erleichtern, nutzen wir DOC². DOC² ist ein auf künstlicher Intelligenz basierendes Werkzeug, das Inhalte aus Dokumenten intelligent extrahiert.

Einer der größen Vorteile: Es benötigt deutlich weniger Betreuung durch Menschen als andere vergleichbare Systeme. Ein knapper Initialaufwand, in dem die Felder eines Tabellendokuments markiert werden, reicht aus, um die automatische Extraktion zum Laufen zu bringen.

Falls dann durch ihren zuständigen Mitarbeiter noch weiteres Feedback im Laufe des Digitalisierungsvorgangs eingegeben wird, lernt das System, diese Anweisungen in Folge umzusetzen.

Die großen Vorteile für Sie:

  • Zeitersparnis
  • Entlastung ihrer Mitarbeiter von mühsamem und monotonem Digitalisierungsprozedere
  • verlässliche Datenqualität durch hochkarätige Auslesetechnologien

Der gesamte Prozess der Digitalisierung ihrer Dokumente wird somit maßgeblich verschlankt und ihre Mitarbeiter müssen nur geringfügige manuelle Prozesse durchführen, während der Hauptteil des Digitalisierungsvorgangs automatisch vom System übernommen wird.

Der Unterschied ist in etwa vergleichbar damit, ob die Bauarbeiter auf einer Baustelle die Ziegelsteine aus eigener Kraft in die Schubkarre hieven und die Karre hinterher selbst über das Gelände schieben müssen oder ob sie in der Steuerkabine eines Krans sitzen und dort mittels weniger Steuerbewegungen einer Hand große Mengen von Baumaterial durch den Kran umsetzen lassen.

In beiden Fällen kann auf menschlichen Einsatz nicht verzichtet werden. Während im erstgenannten Fall der Arbeitsvorgang allerdings extrem strapaziös und zeitaufwendig ist, gelingt im zweiten Fall ein Höchstmaß an Arbeitsleistung mit einem Mindestmaß an personellem Aufwand.

Ein Einblick in den Umgang mit unserer Tabellenextraktion

Praktisch sieht der Vorgang der Tabellenextraktion mit Polydocs für ihre Mitarbeiter in etwa so aus:

Das Dokument wird zunächst einmal eingescannt und steht somit einer Bearbeitung mittels DOC² zur Verfügung. Im Bearbeitungsmodus für die Tabellenextraktion kann ihr Mitarbeiter nur den Scan öffnen und mit wenigen Klicks und Mausbewegungen die genauen Felder und Bereiche festlegen, die ausgelesen werden sollen. Zudem kann ihr Mitarbeiter genau bestimmen, in welche Ziel-Spalte die Werte jeweils einsortiert werden sollen. Eine besondere Erleichterung für den Arbeitsprozess bietet dabei die Besonderheit, Custom Columns (also zusätzliche Spalten, die völlig individuell formatiert und bearbeitet werden können) anzuweisen – und das ganz ohne Regex oder sonstige Programmierung.

Umständliche zusätzliche Mausbewegungen oder Tastaturkürzel zum Kopieren und Einfügen der Werte fallen weg und erlauben es ihrem Mitarbeiter, das Dokument flüssig und rasch durchzuarbeiten. Markierte Werte werden intelligent vom Programm erkannt und automatisch als maschinenlesbarer Wert in die gewünschten Felder übertragen.

Eine Auswahl von übersichtlich angeordneten Einstellungsmöglichkeiten und Zusatzfunktionen erlaubt es zudem, die Auslese der Tabelle mit nur wenigen Klicks so zu gestalten, wie es für das jeweilige Dokument nach Einschätzung ihres Mitarbeiters nötig ist.

Somit ist Polydocs das ideale Werkzeug für das Digitalisieren selbst komplexer Tabellen mit nur wenigen Handgriffen und einem minimalisierten Betreuungsaufwand durch ihr Personal.

Für die Übermittlung der ausgelesenen und aufbereiteten Daten benötigen Sie darüber hinaus keine besonderen, umständlichen Übertragungskanäle. Die Daten können unkompliziert per E-Mail oder durch automatisiertes Zuweisen in einen festgelegten Ordner übermittelt werden.

Sie möchten einen visuellen Eindruck davon erhalten, wie die Anwendung unseres Programmes konkret aussieht? Eine detaillierte Anleitung mit einer Demonstration in Echtzeit findest du hier im Video auf unserem YouTube-Kanal.

Bei etwaigen Fragen oder wenn Sie sich über eine maßgeschneiderte Lösung für ihre Einsatzzwecke erkundigen möchten, freuen wir uns auf ihre Kontaktaufnahme.

Machen Sie die Digitalisierung ihrer Tabellendokumente zum Kinderspiel
– mit Polydocs!

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Tabellen

Written by Stephanie Propstmeier · Categorized: Automatisierung, Daten, Deutsch, DOC², Infor, Kostenersparnis, Personalkosten, Rechnungswesen, Tabellen · Tagged: Tabellen

Jun 20 2022

Wie Low-Code-Plattformen mit CRM Ihnen helfen können, Ihr Geschäft auszubauen

Low-Code
20. Juni 2022 von Stephanie Propstmeier

Wie Low-Code-Plattformen mit CRM Ihnen helfen können, Ihr Geschäft auszubauen


Wenn Sie wie die meisten Geschäftsinhaber sind, suchen Sie immer nach Möglichkeiten, Ihr Unternehmen zu vergrößern. Vielleicht haben Sie schon von Low-Code-Plattformen und CRM gehört und fragen sich, wie sie Ihnen helfen können. In diesem Blogbeitrag erörtern wir die Vorteile der Verwendung einer Low-Code-Plattform mit CRM, um Ihr Unternehmen zu vergrößern. Außerdem zeigen wir Ihnen einige Beispiele, wie Unternehmen mit diesen Tools ihre Produktivität und ihren Gewinn steigern konnten.

Was genau ist eine Low-Code Plattform?

Eine Low-Code-Plattform ist eine Softwareentwicklungsplattform, die es den Nutzern ermöglicht, Anwendungen zu erstellen, ohne Code zu schreiben. Das ist richtig – keine Programmierung erforderlich! Alles, was Sie brauchen, ist ein grundlegendes Verständnis von Drag-and-Drop-Tools und Sie können eine Anwendung in wenigen Minuten erstellen.

CRM, oder Kunden Relationship Management, ist eine Softwareanwendung, die Unternehmen bei der Verwaltung ihrer Kundendaten unterstützt. CRM-Systeme umfassen in der Regel Funktionen wie Kontaktmanagement, Vertriebsautomatisierung und Marketingautomatisierung.

Wie kann Ihnen die Verwendung einer Low-Code-Plattform mit CRM helfen, Ihr Unternehmen zu vergrößern?

Zunächst einmal können Sie damit Zeit und Geld bei den Entwicklungskosten sparen. Entwicklung die Kosten können für kleine Unternehmen eine große Einstiegshürde darstellen. Durch den Einsatz einer Low-Code-Plattform können Sie Ihre eigenen benutzerdefinierten Anwendungen entwickeln, ohne teure Entwickler einstellen zu müssen.

Darüber hinaus können Low-Code-Plattformen mit CRM Ihnen helfen, Ihre Produktivität und Effizienz zu steigern. Nehmen wir zum Beispiel an, Sie sind ein Vertriebsmitarbeiter, der viel Zeit damit verbringt am Telefon mit Kunden. Mit einer Low-Code-Plattform können Sie ganz einfach eine benutzerdefinierte Anwendung erstellen, die einige Ihrer Vertriebsaufgaben automatisiert, z. B. die Erstellung von Kundenprofilen und den Versand von Follow-up-E-Mails. So gewinnen Sie Zeit, um sich auf den Verkauf zu konzentrieren, was wiederum zu mehr Umsatz und mehr Wachstum für Ihr Unternehmen führt. Wenn Sie also nach Möglichkeiten suchen, Ihr Unternehmen auszubauen, sollten Sie den Einsatz einer Low-Code-Plattform mit CRM in Betracht ziehen. Damit können Sie Zeit und Geld für Entwicklungskosten sparen und Ihre Produktivität und Effizienz steigern. Recherchieren Sie und finden Sie die richtige Plattform für Ihre Geschäftsanforderungen. Beginnen Sie dann mit der Entwicklung benutzerdefinierter Anwendungen, die Ihnen helfen, Ihr Unternehmen voranzubringen.

Die Fellow Consulting AG ist SugarCRM Partner und bietet mit Polydocs GmbH eine Low-Code-Plattform an, die nahtlos ins SugarCRM integriertet werden kann.

Andere CRM Programme können Sie selbstverständlich auch anbieten.

Digitalisieren Sie Ihre Dokumente im Handumdrehen
– mit Polydocs!

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Written by Stephanie Propstmeier · Categorized: Automatisierung, Daten, Deutsch, DOC², Infor, Kostenersparnis, Personalkosten, Rechnungswesen, Tabelle · Tagged: AI, Fachkräfte, Low-Code, Workflow

Mai 24 2022

Mit Low-Code wider den Fachkräftemangel

Low-Code
24. Mai 2022 von Stephanie Propstmeier

Mit Low-Code wider den Fachkräftemangel


In Deutschland gibt es derzeit einen Mangel an qualifizierten Informatikern in Bereichen wie Anwendungsentwicklung und Systemintegration. Die gute Nachricht ist, dass dieses Problem mit Low-Code angegangen werden kann. Low-Code-Plattformen ermöglichen es jedem, anspruchsvolle Anwendungen zu erstellen, ohne eine einzige Zeile Code schreiben zu müssen. Mit Low-Code können Unternehmen schnell und einfach die Anwendungen entwickeln, die sie benötigen, um die Qualifikationslücke zu schließen und wettbewerbsfähig zu bleiben.

30 Tage kostenlos testen

Die Businesswelt läuft immer mehr über Apps. Unternehmen nutzen dabei vermehrt nicht nur vorgefertigte Software, sondern passen Anwendungen an ihre Bedürfnisse an oder kreieren individuelle Anwendungen für spezifische Zwecke. Das ist zeit- und kostenintensiv und erfordert IT-Fachkräfte mit dem passenden Know-how und zeitlichen Kapazitäten.

Der Fachkräftemangel hat jedoch auch die IT-Branche fest im Griff: 2021 blieben laut einer Bitkom-Studie ganze 96.000 Stellen unbesetzt. Und professionelle Code-Experten bleiben auch in den nächsten Jahren eine Rarität, prognostiziert der Bitkom Verband. Unternehmen, die sich digital aufstellen wollen und eigene Apps entwickeln, brauchen also andere Lösungen – das Gebot der Stunde lautet Low-Code.

Low-Code ist ein Softwareentwicklungsansatz, der eine grafische Benutzeroberfläche verwendet, um Anwendungen zu erstellen, ohne Code zu schreiben. Es ist ein intuitiver und benutzerfreundlicher Weg, um anspruchsvolle Anwendungen schnell und einfach zu entwickeln, was es ideal für Unternehmen macht, die die Qualifikationslücke schließen müssen.

Mit Low-Code kann jeder benutzerdefinierte Anwendungen erstellen, ohne Informatiker sein zu müssen.

Mit weniger mehr erreichen

Ein weiterer Vorteil: Je mehr Anwendungen durch Low-Coder optimiert worden sind, desto mehr Möglichkeiten stehen Citizen Developern zur Verfügung, da die Basis schon vorhanden ist. Low-Code stellt demnach den Übergangsbereich zwischen Pro-Code und No-Code – also die Programmierung ganz ohne Code – dar. In diesem Übergangsbereich können Kollegen ohne Code-Erfahrung komplexere Anwendungserstellung in Zusammenarbeit mit sachkundigen Entwicklern durchführen.

Von Low-Code profitieren alle beteiligten Akteure: Die Software-Entwicklung kann dank Low-Code von Citizen Developern in einem Bruchteil der Zeit ablaufen, denn die Plattformen bieten auf Grund der angebotenen Standardmodule und dem Wegfall von aufwendigem Kodieren eine einfache, schnelle und intuitive Handhabung.

Die vorhandenen IT-Fachkräfte können ihre Kapazitäten anderweitig einsetzen und der Bedarf an professionellen Programmierern, die auf dem Arbeitsmarkt schwer zu finden sind, sinkt. Kurz gesagt: Mit Low-Code können weniger Mitarbeiter mehr erreichen. Unternehmen verzeichnen dadurch erhebliche Kosteneinsparungen. Die jeweiligen Fachbereiche außerhalb der IT erhalten wiederum die Lösung, die zu ihren Workflows und Bedürfnissen passt, da bestenfalls jemand aus der eigenen Abteilung als Citizen Developer beteiligt ist.

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Written by Stephanie Propstmeier · Categorized: Automatisierung, Daten, Deutsch, DOC², Infor, Kostenersparnis, Personalkosten, Rechnungswesen, Tabelle · Tagged: AI, Fachkräfte, Low-Code, Workflow

Mai 05 2022

Künstliche Intelligenz für Unternehmensprozesse? – Die Vorteile

Künstlicher Intelligenz
5. Mai 2022 von Kerstin Mende

Künstliche Intelligenz für Unternehmensprozesse? – Die Vorteile

Klar und messbar!


Laut einer Deloitte-Studie📊 geben 41 % der Befragten an, dass ihnen der Einsatz von künstlicher Intelligenz dazu verholfen hat, Prozesse innerhalb ihres Unternehmens zu optimieren.

Für Unternehmen, die auf Infor als Softwarelösung setzen, dürfte sich dieses Umfrageergebnis bereits deutlich in der Erfahrung bestätigt haben, da auch Infor künstliche Intelligenz nutzt.

Und wie spielt nun 👉 PolyDocs, unsere mit Infor kompatible Softwarelösung für die automatische Digitalisierung von Dokumenten, da hinein?

Ganz einfach:

Auch PolyDocs nutzt eine künstliche Intelligenz. Die ist darauf ausgelegt, deine Dokumente astrein und besonders verlässlich einzulesen.


Denn der Sinn und Zweck von PolyDocs liegt ja schließlich darin, deinem Unternehmen auch das sonst so mühevolle Digitalisierungsprozedere abzunehmen.

Und damit das auch wirklich von alleine klappt und nicht ständig jemand die Fehler der Maschine nachbessern muss, kommt KI zum Einsatz.


Du willst PolyDocs zum starken Partner für Dokumenteneinlesung deines Unternehmens machen?
Dann kontaktiere uns – wir beraten dich gerne!

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Künstliche Intelligenz

Written by Kerstin Mende · Categorized: Automatisierung, Daten, Deutsch, DOC², Infor, Kostenersparnis, Künstliche Intelligenz, Personalkosten, Rechnungswesen

Mai 05 2022

Vereinfachter Rechnungsabgleich – wie Purchase-Order-Matching zum Kinderspiel wird

5. Mai 2022 von Stephanie Propstmeier

Vereinfachter Rechnungsabgleich – wie Purchase-Order-Matching zum Kinderspiel wird

Erleichtere deinen Mitarbeitern das umständliche Zuordnen und Abgleichen von Bestellungen und Rechnungen um ein Vielfaches. Wie dir unsere KI-basierte Software PolyDocs dabei helfen kann, erfährst du in diesem Beitrag.


Ein unumgänglicher Arbeitsschritt

Es ist einer der aufwendigsten Posten in der Verwaltung von Unternehmen – und doch führt kein Weg daran vorbei: Die Rede ist vom Rechnungsabgleich (im Englischen auch als Purchase-Order-Matching bezeichnet). Jede Rechnung, die deinem Betrieb zugestellt wird, muss vor dem Begleichen des fälligen Betrages der zugehörigen Bestellung zugeordnet und auf Richtigkeit geprüft werden. Eine andere Möglichkeit, die Abwicklung des Kaufvorganges zu authentifizieren, gibt es nicht.

Traditionell musste dieser Vorgang händisch von der Buchhaltungsabteilung eines Unternehmens durchgeführt werden. Das Resultat: Ein ausgesprochen monotoner Vorgang, der viel Arbeitszeit frisst. Und da die Arbeitsstunden, die deine Mitarbeiter dafür aufbringen müssen, auch einen finanziellen Aufwand bedeuten, stellt dies gleichsam einen enormen Kostenfaktor im Gesamtbetrieb deines Unternehmens dar.

Denn zum Rechnungsabgleich gehören mehrere Schritte:

  • Identifizierung
    Anhand der Bestellnummern müssen die jeweils zueinander gehörige Rechnung und Bestellung zusammengeführt werden.
  • Warenprüfung
    Die in der Bestellung aufgelisteten Waren müssen mit den in Rechnung gestellten Waren abgeglichen werden. Hierzu gehören neben den eigentlichen Warenbezeichnungen auch Variablen wie die Liefermenge, die Seriennummer, die Produktvariante, die Größe, das Material, die Farbe oder ähnliche Faktoren.
  • Kostenabgleich
    Die in Rechnung gestellten Kosten müssen nicht nur für jeden einzelnen Posten, sondern auch im zusammengerechneten Gesamtbetrag auf Richtigkeit überprüft werden.
  • Autorisierung
    Hat sich die Rechnung als korrekt erwiesen, muss die Überweisung des fälligen Betrages eingeleitet werden. Da in aller Regel die für die Rechnungsprüfung zuständigen Mitarbeiter im Betrieb jedoch nicht befugt sind, die Rechnung eigenständig zu autorisieren und die Zahlung anzuweisen, ist ein hier ein zusätzlicher Schritt erforderlich. Die überprüfte Rechnung muss nämlich dem jeweiligen Entscheidungsbefugten im Betrieb zur Unterschrift vorgelegt werden. Erst nach erfolgter Sichtung durch den Befugten kann die Überweisung des Betrages angeleitet werden.

An der Abfolge dieser Schritte ist nicht zu rütteln. Jedoch kann eine intelligente und nutzerfreundliche Software wie PolyDocs dir dabei helfen, diesen Prüfvorgang deutlich effizienter zu machen, den Zeitaufwand merklich zu reduzieren und unnötige Zwischenschritte zu eliminieren.


Eine Softwarelösung, die den Unterschied macht

Wie kann PolyDocs zur großen Erleichterung beim Rechnungsabgleich in deinem Unternehmen werden? Im Fokus stehen hier insbesondere die folgenden Fähigkeiten der Software:

  • Automatisiertes Einlesen von Tabelleninhalten
    PolyDocs arbeitet auf der Basis einer künstlichen Intelligenz. Mit nur wenig Bearbeitungsaufwand können deine Mitarbeiter das Programm dahingehend schulen, welche Elemente von Tabelleninhalten in welche Inhaltsfelder eingeordnet werden sollen. Das Programm lernt mit, sodass der anfängliche Bearbeitungsaufwand rasch abnimmt.
  • Ermöglichung von digitaler Weiterverarbeitung
    Die vom Programm eingelesenen Tabellenwerte (dazu gehören Zahlen, Produktnummern, Warenbezeichnungen, Datum usw.) werden nicht bloß als optisches Digitalisat eingescannt, sondern als Wert erkannt. Auf dieser Grundlage kann in einem weiteren Schritt das automatisierte Abgleichen der Felder vorgenommen werden. Besonders praktikabel für eine solche Weiterverarbeitung ist die Softwarelösung Infor LN – denn PolyDocs verfügt über eine Schnittstelle dazu.
  • Vereinfachte Datenübermittlung
    Um den Rechnungsbetrag für die Autorisation an den jeweiligen Zuständigen weiterzuleiten, lassen sich die eingelesenen Daten bequem digital weiterleiten. Bis jetzt sah bei dir dieser Arbeitsschritt so aus, dass ein Stapel ausgedruckter Rechnungen von einem Büroraum eines Angestellten zum Büro des Abteilungsleiters getragen und ihm zum mühsamen händischen Unterschreiben vorgelegt werden musste? Diese zeitraubenden Vorgänge kannst du dir sparen, indem du PolyDocs nutzt, um deine Papierdokumente für die Weiternutzung in einer ERP-Software wie Infor aufzubereiten. Denn nach der Digitalisierung der Inhalte lassen sich die Daten so ganz einfach virtuell an die zuständigen Verantwortlichen weiterleiten und digital genehmigen.

Du möchtest PolyDocs als maßgeschneiderte Lösung für dein Unternehmen nutzen?
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Written by Stephanie Propstmeier · Categorized: Automatisierung, Daten, Deutsch, DOC², Infor, Kostenersparnis, Personalkosten, Rechnungswesen · Tagged: AI, DOC², Infor OS, Workflow

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