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Maschinelles Lernen

Bei einer Warenlieferung bekommen wir in der Regel auch einen…

lieferschein
von Leni

Bei einer Warenlieferung bekommen wir in der Regel auch einen…

… Lieferschein oder auch Warenbegleitschein genannt.

Das ist ein wichtiger Beleg, der uns Auskunft über die gelieferte Ware gibt und die Zustellung unserer Ware dokumentiert. 

Es ist nicht gesetzlich vorgeschrieben, einen Lieferschein auszustellen

Anders als bei der Rechnungsstellung ist es nicht gesetzlich vorgeschrieben, einen Lieferschein auszustellen. Doch die meisten Unternehmen nutzen es, da es für Sie und für den Kunden von Vorteil ist. 

Wenn wir uns dazu entschließen, unserer Ware einen Lieferschein beizulegen, sollten wir darauf achten, dass unser Lieferschein bestimmte Pflichtdaten (ähnlich wie bei einer Rechnung) enthält. Hierzu gehören unter anderem:

  • Name und Adresse des Lieferanten und Empfängers
  • Ausstellungsdatum und Datum der Lieferung
  • Lieferscheinnummer und/oder Rechnungsnummer
  • Beschreibung, der in der Bestellung enthaltenen Ware
  • Mengenangaben (je nach Artikelart Stückzahl, Volumen, Gewichtsangabe)
  • Eigentumsvorbehalt
  • Optional: Unterschrift des Kunden, der die Lieferung damit bestätigt

Lieferschein abgleichen

Wir können/sollten den Lieferschein mit unserer Bestellung, unserer Auftragsbestätigung und später auch mit unserer Rechnung abgleichen. Wenn wir das alles manuell machen, kann es ganz schön viel Zeit in Anspruch nehmen. Was würden Sie dazu sagen, wenn Ihnen jemand oder etwas diese Arbeit abnehmen würde und Sie dadurch Zeit für andere/wichtigere Dinge hätten?

DOC² bietet Ihnen diese Möglichkeit. Mit DOC² haben Sie einen intelligente Dokumentenverarbeitung. Sie basiert auf einer KI, lernt ständig dazu und bietet somit einen hohen Automatisierungsgrad bei der Verarbeitung von Dokumenten (und dazu gehören auch Lieferscheine).

Verschwenden Sie keine Zeit mehr mit Routinearbeiten und erfahren Sie mehr darüber, wie DOC² Ihnen Ihren Arbeitsalltag erleichtern kann.

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Lieferschein

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Der Auftrag ist bei uns eingegangen und wird bearbeitet…

Auftrag
von Leni

Der Auftrag ist bei uns eingegangen und wird bearbeitet…

Schon mal gehört oder eine Nachricht dieser Art erhalten? Mit Sicherheit. Jeder, der bei Amazon bestellt hat, hat auch schon mal eine Mitteilung über die Annahme seines Auftrages bekommen. Diese Mitteilung ist nichts anderes als die sogenannte Auftragsbestätigung (AB). Sie dient dazu, einen zuvor erstellten Auftrag bzw. Kundenbestellung nochmal schriftlich (per Post, Fax oder auch per Mail) zu fixieren. Das Schreiben einer Auftragsbestätigung ist nicht verpflichtend und ist auch an keine bestimmte Form gebunden. Es hat sich jedoch mittlerweile so durchgesetzt, dass es heute schon als Regel angesehen werden kann.

Durch das Versenden einer Auftragsbestätigung können Missverständnisse vorgebeugt werden, da alles nochmal schriftlich festgehalten und überprüft werden kann. Im Falle einer mündlichen/telefonischen Bestellung kann man sich  damit nochmal absichern. Sie informiert den Kunden über den aktuellen Stand und gibt ihm mehr Sicherheit. Und sollte es dann doch mal zu einem Rechtsstreit kommen kann die Auftragsbestätigung als Beweisstück dienen.

Damit eine Auftragsbestätigung aber auch wirklich als Beweisstück gelten kann sollte folgende Angaben enthalten sein:

  • Bezeichnung und Menge der Ware
  • Preis / Kosten für Fracht und Verpackung
  • Erstellungs- und  Lieferdatum (voraussichtliches)
  • Regelung über Lieferung
  • Zahlungsbedingungen
  • Eigentumsvorbehalt / Verweis auf die AGBs
  • Ansprechpartner / Kontaktdaten

Natürlich gehören Auftragsbestätigungen genauso wie Rechnungen oder Bestellungen zu den Dokumenten in einem Unternehmen, die  be- und verarbeitet werden müssen. 

Und genau hier kommen wir ins Spiel. Mit unserer, genau für diesen Bereich entwickelten, Softwarelösung DOC² helfen wir Ihnen dabei, Dokumente auf eine einfache und intelligente Art und Weise zu verarbeiten. DOC² basiert auf einer KI-Schwarmintelligenz und hat die Fähigkeit immer weiter dazu zu lernen (machine learning). DOC² ist nicht nur in der Lage, Kopfdaten auszulesen, sondern noch viel mehr.

Sie wollen wissen, was? Zögern Sie nicht, uns anzuschreiben.

Wir vereinbaren gerne einen Termin mit Ihnen und zeigen Ihnen, was  mit DOC² alles möglich ist.

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Auftrag

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Der Online-Handel lebt davon …

Bestellung
von Leni

Der Online-Handel lebt davon …

Ohne Bestellungen kann der Online-Handel nicht überleben. Aber auch in produzierende Unternehmen oder bei Dienstleistern sind Bestellungen an der Tagesordnung. Bestellungen sind Dokumente, die Unternehmen entweder aufgeben oder erhalten. Doch was versteht man unter “Bestellung”? Was muss in einer Bestellung enthalten sein?  Welche Arten gibt es?

Eine Bestellung bezeichnet den Auftrag an einen Lieferanten, eine bestimmte Ware zu liefern.

Es ist ebenso eine verbindliche Willenserklärung des Käufers, Waren zu den festgelegten Bedingungen zu kaufen. Bestellungen sind  rechtlich bindend, das heißt, dass der Lieferant verpflichtet ist, die Ware zu den vereinbarten Konditionen zu liefern und der Käufer/Besteller im Gegenzug eine Abnahme- und Zahlungspflicht hat.

Obwohl eine Bestellung an keine bestimmte Form gebunden ist, sollte sie eindeutig verfasst werden, um Irrtümer/Missverständnisse auszuschließen.

Folgende Punkte sollte in einer Bestellung unabhängig vom Übertragungsweg (Brief, Fax, Mail, elektronisch) enthalten sein: 

  • Allgemeine Daten (Adresse des Bestellers und des Lieferanten,..)
  • Hinweis auf das Angebot
  • Bestellerklärung / Bestellnummer
  • genaue Angaben zu der bestellten Ware (Preis Menge)
  • Liefer- und Zahlungsbedingungen.
  • ggf. Verweis auf die AGBs

Rechtlich gesehen (BGB §§ 145 ff) ist eine Bestellung entweder ein Antrag oder eine Annahme. Wenn man beispielsweise ein Angebot von einem Lieferanten bekommt und daraufhin eine Bestellung aufgibt, spricht man von einer Annahme. Hier kommt der Kaufvertrag zu den im Angebot genannten Bedingungen zustande.

Wird hingegen ohne vorheriges Angebot eine Bestellung aufgegeben, spricht man von einem Antrag. In diesem Fall bestätigt der Lieferant die Bestellung in der Regel durch eine Auftragsbestätigung und dadurch kommt dann ein Kaufvertrag zustande.

Im Unternehmen ist die Zusammenstellung oder die Aufgabe einer Bestellung oft eine Routineaufgabe des Einkaufs. Doch Bestellungen sind genau wie Rechnungen Dokumente, welche bearbeitet werden müssen. Mit DOC² wollen wir Sie genau dabei unterstützen. DOC² ist unsere Softwarelösung für eine intelligente und einfache Dokumentenverarbeitung. Sie basiert auf einer KI-Schwarmintelligenz, lernt ständig dazu und gibt Ihnen im Bereich der Dokumentenverarbeitung einen echten Mehrwert. Sie gewinnen Zeit, die Sie anderweitig investieren können. Und Zeit ist bekanntlich Geld. 🤑

Sie wollen mehr darüber erfahren, wie das möglich ist?

Dann zögern Sie nicht, uns zu fragen.

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Nicht schon wieder eine Rechnung

rechnung
von Leni

Nicht schon wieder eine Rechnung

Niemand bekommt gerne Rechnungen, das bedeutet ja, dass man Geld zahlen muss. Viel lieber ist man auf der anderen Seite und schreibt Rechnungen an andere und erhält dann Geld. Ist doch so, oder? Und doch gehören sie zu den Dokumenten, denen wir im Unternehmensalltag immer wieder begegnen – diese Rechnungen.

Eine Rechnung ist ein Dokument, mit dem ein Unternehmen Lieferungen und sonstige Leistungen gegenüber dem Leistungsempfänger abrechnet. Dabei spielt es keine Rolle, wie dies genau bezeichnet wird (Eingangsrechnung, Ausgangsrechnung, Abschlagsrechnung, Schlussrechnung uvm.). Die Rechnungen lassen sich aus buchhalterischer Sicht grob in zwei Gruppen einteilen: Kosten- und Warenrechnungen.

Der Unterschied zwischen Kosten- und Warenrechnung liegt hierbei darin, dass eine Warenrechnung sich immer auf eine Bestellung von Waren bezieht, eine Kostenrechnung hingegen bezieht sich meistens auf erbrachte Dienstleistungen.

Ein Beispiel:

Sie bestellen eine LKW-Ladung Baumaterial. Hier erhalten Sie eine Warenrechnung, die sich auf Ihre Bestellung bezieht und auch explizit aufweist, was an Waren berechnet wird.

Bei einer Dienstleistung (Telefonrechnung,…)  wird in der Regel nach Aufwand berechnet. Deshalb spricht man hier von einer Kostenrechnung.

So jetzt wissen wir, was eine Rechnung ist, verkaufen einem Kunden unsere Ware/Dienstleistung und stellen ihm das in Rechnung. Worauf müssen wir achten, was muss auf jeden Fall auf einer Rechnung stehen? Laut §14 UStG gehören folgende Punkte unbedingt auf eine Rechnung:

  • Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmens und des Leistungsempfängers
  • Steuernummer (Steuer-ID) oder Umsatzsteuer-ID (USt -IdNr.) des leistenden Unternehmens
  • Ausstellungsdatum / Rechnungsdatum
  • Fortlaufende einmalige Rechnungsnummer
  • Zeitpunkt der Lieferung oder der Leistung
  • Menge und Art der Lieferung oder Leistung
  • Rechnungsbetrag, aufgeschlüsselt in Nettobetrag, Steuersatz, Steuerbetrag und Bruttobetrag

Egal, auf welchem Weg Sie Rechnungen erreichen, elektronisch oder postalisch, alle müssen bearbeitet werden. Mit DOC² gelingt Ihnen das in nur wenigen Minuten. Dank der KI-Schwarmintelligenz ist DOC² in der Lage, Rechnungen in kürzester Zeit einzulesen und zu bearbeiten.

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Digitalisierung – Industrie 4.0 – Künstliche Intelligenz

Künstliche Intelligenz
von Leni

Digitalisierung – Industrie 4.0 – Künstliche Intelligenz

All das sind Begriffe, die wir heutzutage sehr oft hören oder lesen. Wir wollten heute über das Thema künstliche Intelligenz (KI) nachdenken.

Was genau ist künstliche Intelligenz?

Wo und wie setze ich sie ein? Welche Vorteile kann sie mir bringen?

Künstliche Intelligenz ist nicht ganz so einfach zu erklären, aus dem einfachen Grund, dass es noch nicht einmal eine genaue Definition für den Begriff “Intelligenz” gibt. Wir wollen es trotzdem mal versuchen 🙂 zu erklären.

Man kann sagen, dass eine KI ein Mix aus verschiedenen Technologien ist, die Maschinen dazu befähigt, mit menschlicher Intelligenz zu verstehen, zu handeln und zu lernen. 

Technologien wie maschinelles Lernen (ML) oder MachineLearning, das Verarbeiten natürlicher Sprache (NLP – Natural Language Processing) sowie Deep Learning (DL) gehören alle zur KI-Landschaft. 

In allen Bereichen, wo große Mengen an Daten anfallen, ist der Einsatz einer KI sinnvoll und von Vorteil. Einer KI ist es möglich, binnen kürzester Zeit durch ausgefeilte Algorithmen riesige unstrukturierte Datenmengen objektiv zu analysieren, darin Muster zu erkennen und anhand dieser Entscheidungen selbstständig zu treffen. Zudem sinkt die Fehlerrate immer weiter durch den ständig wachsenden Erfahrungsschatz. KI übernimmt alltägliche wiederkehrende Routineaufgaben, so haben Mitarbeiter mehr Zeit sich Aufgaben zu konzentrieren, die Empathie und Einfühlungsvermögen benötigen und werden produktiver. Das heißt: Eine KI soll und kann einen Menschen nicht voll ersetzen, sondern lediglich unterstützen und ergänzen.

In Kombination mit Analysen und Automatisierungen kann eine KI dem Unternehmen helfen, ihre Ziele, wie beispielsweise einen verbesserten Kundenservice oder eine optimierte Lieferkette, schneller und leichter zu erreichen.

Durch Automatisierungen werden Kosten gesenkt und sie bringen ein neues Maß an Konsistenz, Geschwindigkeit und Skalierbarkeit in Ihre Prozesse.

Mit DOC² wollen wir Ihnen helfen, Ihre Prozesse in der Dokumentenverarbeitung zu automatisieren. Durch die Nutzung einer künstlichen Schwarmintelligenz bieten DOC² Ihnen viele Vorteile.

Sie wollen wissen, welche das sind?

Dann schreiben Sie uns gerne

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