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Warum sollte OCR helfen, Ihre täglichen Aufgaben zu optimieren?

OCR
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Warum sollte OCR helfen, Ihre täglichen Aufgaben zu optimieren?

Wenn wir dem Begriff OCR auf den Grund gehen, ist er ganz einfach zu erklären. OCR steht für „Optical character recognition“ (optische Zeichenerkennung), die Bilder von getipptem, handgeschriebenem oder gedrucktem Text in maschinell kodierten Text umwandelt. Das beantwortet im Grunde die Frage: Was sind meine maschinenlesbaren Daten?

Mit DOC² haben wir einen leistungsstarken OCR-Server entwickelt, der Ihnen bei der täglichen Arbeit helfen kann, indem er unstrukturierte Daten aus verschiedenen Dokumenttypen extrahiert. Nehmen wir einen Automobilhersteller als Beispiel, um den Mehrwert zu verdeutlichen. 

Ein Auto besteht, wie Sie wissen, aus vielen Teilen (Motor, Rahmen, Scheiben,…). Alle diese Teile sind wertvoll für die Funktionalität des Autos. Hinzu kommt, dass alle diese Teile von verschiedenen Lieferanten an den Hersteller geliefert werden müssen. Dies kann zu einem Chaos führen, wenn man bedenkt, dass sie dem Hersteller in unterschiedlicher Form in Rechnung gestellt werden können.
Auch Dokumente können alle möglichen Formen und Gestalten annehmen:

(Zur Vereinfachung verwenden wir verschiedene Formen - das wirkliche Leben: Jpeg; PDF; Handschriftlich...)
(Zur Vereinfachung verwenden wir verschiedene Formen – das wirkliche Leben: Jpeg; PDF; Handschriftlich…)

Die Organisation und das Auslesen aller Daten aus diesen verschiedenen Arten von Dokumenten ist schwierig. Vor allem, wenn man nicht weiß, welches Dokument zu welchem Lieferanten gehört (ist A oder C für die Lieferung von Windows zuständig), ist es sehr schwierig, ein organisiertes System aus verschieden geformten Ausgaben wie diesen zu erstellen.

unstrukturiert
unstrukturiert

An dieser Stelle können ein OCR-Server und ein neu entstehendes Dokumentensystem sehr hilfreich sein. Optical Character Recognition bedeutet, Dokumente in eine einheitliche Form und damit in ein leicht durchsuchbares und zugängliches System zu bringen. In diesem Fall finden die Dokumente für all die verschiedenen Teile Struktur und Organisation in ihrer Lieferantenquelle.

strukturiert
strukturiert

Am Ende des Tages können Sie froh sein, wenn Sie sich in einer Situation der Ordnung und ohne Stress wiederfinden. Ihre Dokumente sind leicht auffindbar, durchsuchbar und sie sind alle in der gleichen Form und perfekt zugänglich für Ihr Team und Ihre Kunden.

Willkommen zu einer neuen Art der Dokumentenverarbeitung mit DOC².

Warum sollte OCR helfen, Ihre täglichen Aufgaben zu optimieren?

Bildnachweis: Header & Beitragsbild @Canvas, Grafiken @Polydocs

Die nachhaltigen Auswirkungen der Digitalisierung

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Die nachhaltigen Auswirkungen der Digitalisierung

Wie Sie mit einem papierlosen Büro umweltfreundlicher werden

Der digitale Wandel kann ein wichtiges Instrument sein, um kritische Umweltfragen anzugehen.

Datenanalyse, künstliche Intelligenz und verwandte Technologien verbessern die Identifizierung illegaler und unethischer Aktivitäten auf den Finanz- und Einzelhandelsmärkten dramatisch.

Noch grundlegender ist, dass die digitale Transformation negative Umweltauswirkungen wie den Verbrauch natürlicher Ressourcen, die Verschmutzung und den Abfall verringert. 📑📝

Eines der vielleicht greifbarsten Beispiele für die Digitalisierung, die sich positiv auf die Umwelt auswirkt und gleichzeitig erhebliche Vorteile für die Unternehmensleistung mit sich bringt, ist das papierlose Büro (Verringerung der Verwendung von Papier in Geschäftsprozessen).

Das papierlose Büro ist nicht nur eine solide und wichtige Umweltpraxis, sondern trägt auch zu besseren und effizienteren Geschäftsabläufen bei.

Unternehmen wenden sich zunehmend dem Prinzip des papierlosen Büros zu, und das aus sehr guten Gründen.

Papier ist kostspielig und ineffizient und wird zunehmend überflüssig, da papierlose Technologien weit verbreitet und einfach zu verwenden sind.

Möchten auch Sie versuchen, Papier in Ihrem Büro loszuwerden?

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Die nachhaltigen Auswirkungen der Digitalisierung

Digitalisierung Ihres Abrechnungsprozesses

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Digitalisierung Ihres Abrechnungsprozesses

Wie dies zu produktiveren Interaktionen mit Ihren Kunden führen kann

Wie die Digitalisierung Ihres Rechnungsstellungsprozesses zu einer produktiveren Interaktion mit Kunden führen kann🤝

Inmitten der Digitalisierung sollte eines nicht vergessen werden: die Beziehungen zu den Kunden.

Die Digitalisierung kann überwältigend sein, und viele Unternehmen neigen dazu, sich auf Arbeitsabläufe und Prozesse zu konzentrieren, während die menschlichen Interaktionen vernachlässigt werden.

Die gute Nachricht ist jedoch, dass die Digitalisierung Ihrer Rechnungen tatsächlich zu einer produktiveren Interaktion mit Ihren Kunden führen kann:

💡Sobald alle Rechnungen digitalisiert sind, wird es für Sie viel einfacher sein, die Kreditorenbuchhaltung zu verwalten, den Überblick über Projekte zu behalten und Zahlungen rechtzeitig zu leisten oder zu erhalten.

💡Die papierbasierte Dokumentation kann eine große Belastung darstellen, die sich auf Ihre Beziehungen zu Kunden, Geschäftspartnern und anderen Einrichtungen auswirkt.

Eine von Adobe durchgeführte Studie unter Führungskräften zeigt, dass 63 Prozent von ihnen glauben, dass sich papierbasierte Prozesse negativ auf das Kundenerlebnis auswirken.

Die Umstellung ist einfach und beginnt mit der Digitalisierung der bestehenden Rechnungen. Danach können Sie die Zahlungsabwicklung beschleunigen und die Verantwortlichkeit erhöhen, um die Kundenzufriedenheit zu steigern.🚀

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Digitalisierung Ihres Abrechnungsprozesses

Vorteile der digitalen Rechnungsstellung

Rechnungsstellung
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Vorteile der digitalen Rechnungsstellung

Wie Sie Kosten, Zeit und mehr sparen

Der Trend zu elektronischen Rechnungen hat vor einigen Jahren eingesetzt und seitdem die Arbeitsabläufe und Prozesse in den Unternehmen verbessert:

1️⃣ Digitale Rechnungen verringern den Zeit- und Kostenaufwand für die Bearbeitung von Papierrechnungen, da zwei häufige Fehlerquellen wegfallen: Postsortierung und Dateneingabe. 

2️⃣ Sie sorgen auch dafür, dass Rechnungen schneller bezahlt werden, wodurch finanzielle Ungleichgewichte vermieden werden.. 

3️⃣ Digitale Rechnungen verbessern auch die Rückverfolgbarkeit von Rechnungsvorgängen und bieten gleichzeitig einen leichteren Zugang von jedem Ort aus. 

4️⃣ Sie können auch den Datenexport erleichtern, vor allem wenn das Digitalisierungssystem in eine Software-Management-Lösung integriert ist. 

5️⃣ Da sie auf einer Festplatte oder in der Cloud gespeichert werden, sparen digitale Rechnungen Platz und verringern das Risiko einer Beschädigung dieser Dokumente. 

Die Umstellung auf eine vollständig digitale Rechnungsstellung ist für Unternehmen nicht unproblematisch. 

Sie müssen die Echtheit der Rechnungen und die Unversehrtheit ihres Inhalts garantieren und gleichzeitig das Digitalisierungswerkzeug in ihr IT-System integrieren, um eine optimale Kompatibilität mit anderen Verwaltungsinstrumenten zu gewährleisten. ✅

Vorteile der digitalen Rechnungsstellung