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Automate Data Capture for Infor ERP

DOC²

Datenextraktion

Datenextraktion
von Leni

Datenextraktion

von einer mühsamen Tätigkeit zu einem effizienten Prozess

In der heutigen Zeit, die durch Datenreichtum geprägt ist, ist die Analyse und weitere Verwendung von Daten ein allgegenwärtiges Thema. Dabei spielt die Extraktion von Daten aus unterschiedlichsten Dokumenten eine unabdingbare und konstant notwendige Rolle. In vielen Unternehmen werden Daten jedoch häufig immer noch in mühsamen und aufwändigen Prozessen manuell extrahiert und bearbeitet, was mit einem erhöhten Zeitaufwand und Fehlerrisiko verbunden ist. 

Wie können diese Prozesse zur Datenextraktion also erleichtert und optimiert werden, um unstrukturierte Daten in ein strukturiertes Format zu verarbeiten, welches zur einfachen Weiterverwendung geeignet ist?

Die größten Herausforderungen bei der Datenextraktion

Die größten Herausforderungen bei der Datenextraktion liegen in der Vielzahl an Formularvarianten und Dokumentenversionen mit unstrukturierten Daten und zum Teil unwichtigen Angaben. 

Ein anpassungsfähiges System zur Inhaltserfassung und Datenintegration ist demnach notwendig, um die erforderlichen Daten zu extrahieren und in ein strukturiertes Format zu verarbeiten. Und genau diese Möglichkeit bietet Ihnen DOC²! Durch die flexible Inhaltserfassung von DOC² können Daten aus den unterschiedlichsten Dokumenten erkannt, extrahiert und strukturiert erfasst werden. Diese geordnete Datendigitalisierung ermöglicht es, Daten leicht an anderer Stelle weiter zu verarbeiten, zu speichern und zu analysieren, was wiederum zu mehr Kontrolle und einer erhöhten Genauigkeit der erfassten Daten führt. 

Die Verwendung einer KI ermöglicht DOC² eine vereinfachte und strukturierte Datenextraktion, welche die Effizienz dieser Prozesse erhöht. Es spart Zeit, beschleunigt die sonst so langwierigen Abwicklungszeiträume und verbessert zusätzlich die Qualität der erfassten Daten.

Verabschieden Sie sich also vom mühsamen und langwierigen manuellen Abtippen von Daten und nutzen Sie die Vorteile von DOC² in Ihrem Unternehmen.

Nehmen Sie Kontakt mit uns auf.

Wir werden Ihnen helfen, so gut wir können.

KontaKt
Datenextraktion

Bildnachweis: Header- und Beitragsbild von Polydocs

Optimieren Sie Ihre Prozesse

Prozesse
von

Optimieren Sie Ihre Prozesse

Prozesse optimieren – Wer will das nicht? Gibt es eine Möglichkeit bestimmte Abläufe und Vorgänge im Unternehmen zu verbessern und erleichtern, wäre es ganz schön blöd, wenn man diese nicht nutzen würde. Gerade manuelle Routinetätigkeiten wie das Bearbeiten von Rechnungs- und Bestelldokumenten ist oftmals ein langwieriger Prozess, bei dem einem leider immer wieder auch Fehler unterlaufen. Wir sind ja alle nur Menschen und geben unser Bestes. Die Verbesserung von Schwachstellen kann den Workflow optimieren und führt zu einer Kosteneinsparung und effizienteren Arbeitsabläufen. Die Integration von moderner Technologie kann genau diese Prozesse effizienter gestalten und somit den Arbeitsalltag erheblich erleichtern. 

Die teilweise oder vollständige Automatisierung von bestimmten Abläufen kann somit zu einer allgemeinen Verbesserung des Workflows innerhalb eines Unternehmens beitragen. Die künstliche Intelligenz kann wichtige Informationen rasch digitalisieren und zur weiteren Nutzung zur Verfügung stellen. Daten können dadurch schneller analysiert werden, wodurch eventuelle Schwachstellen oder Fehler schneller aufgedeckt und korrigiert werden können und somit Kosten und Zeit gespart werden. Dies bedeutet im Detail zum Beispiel, dass Rechnungs- oder Bestelldokumente einfach eingelesen werden können und langwierige Verarbeitungsprozesse vermieden werden, wodurch die manuellen Tätigkeiten reduziert und die Durchlaufzeiten verkürzt werden. Das hört sich doch gut an oder nicht?

Steigern Sie die Effizienz in Ihrem Unternehmen mit DOC²!

Durch die Digitalisierung von Dokumenten kann DOC² Ihnen dabei helfen, langwierige Prozesse zu verkürzen, so haben Sie mehr Zeit, sich auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren. DOC² kann sämtliche wichtigen Informationen durch Image Recognition aus verschiedenen Dokumenten auslesen und verarbeiten. Somit stehen die notwendigen Daten für Folgeprozesse schnell zur Verfügung. Die einfache und schnelle Extraktion und Verarbeitung von wichtigen Dokumenteninformationen von DOC² in ein übersichtliches Format sorgt somit für eine verbesserte #Datenqualität und eine reduzierte Fehlerquote. Durch die Cloud-basierte API-Architektur von DOC² und die fortlaufende Optimierung der Prozesse, werden die Abläufe konstant verbessert und effizienter gestaltet. Die Bündelung der notwendigen Daten aus unterschiedlichen Dokumenten in ein übersichtliches Format vereinfacht damit ebenfalls langwierige manuelle Routinetätigkeiten, was zu einer Steigerung der allgemeinen Produktivität führt. Überzeugen Sie sich selbst, wie DOC² Ihnen dabei helfen kann, Prozesse zu optimieren und somit die Effizienz und Leistungsfähigkeit Ihres Unternehmens zu steigern.

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Wir werden Ihnen helfen, so gut wir können.

KontaKt
Prozesse

Bildnachweis: Header- und Beitragsbild von Dirk Wouters auf Pixabay

Rückblick & Zukunft

zukunft
von Leni

Rückblick & Zukunft

Das Jahr neigt sich dem Ende. Es bleiben nur noch wenige Tage. Weihnachten ist vorbei. Alle Geschenke sind verteilt und ausgepackt. 🙂 Ihre Wünsche sind hoffentlich erfüllt worden.

Diese Tage am Jahresende bieten eine gute Gelegenheit, sich ein wenig Zeit zu nehmen, um zur Ruhe zu kommen, einen Blick auf das Vergangene zu werfen und gleichzeitig nach vorne zu schauen, auf das, was die Zukunft bringt.

Wir hoffen, dass Sie auf ein erfolgreiches, gutes Jahr zurückblicken können. Aber auch wenn dies nicht der Fall sein sollte, nehmen Sie all Ihre Erfahrungen mit, sei es Erfolg oder Niederlage, Freud oder Leid, lernen Sie daraus und starten voller Motivation, Hoffnung und Tatendrang ins neue Jahr.

Erfahrungen im Leben zeigen deutlich, dass uns gute Entscheidungen unserem Ziel immer einen Schritt näher bringen. Kommen Sie Ihrem Ziel einen Schritt näher und treffen Sie eine gute Entscheidung für DOC², eine intelligente und einfache Dokumentenverarbeitung.

Lassen Sie sich gerne in einer kurzen Demo davon überzeugen.

Wir wünschen Ihnen einen guten und erfolgreichen Start ins neue Jahr 2023 und viele gute Entscheidungen.

Ist etwa schon wieder Jahresende?

Jahresende
von Leni

Ist etwa schon wieder Jahresende?

Egal, wie wir es auch drehen und wenden, es ändert nichts daran. Schon bald beginnt ein neues Jahr. Das Alte neigt sich dem Ende. Ich denke, wenn wir alles Revue passieren lassen, können wir sicherlich von Erfolgen, aber auch von Niederlagen berichten. Doch lasst uns nun ein wenig den Wind aus den Segeln nehmen, denn 

es ist Zeit innezuhalten, Stille und Ruhe zu genießen.

Es ist Zeit für die wichtigsten Menschen, die uns begleiten. 

Es ist Zeit für Worte und Gesten der Dankbarkeit. 

Es ist Zeit, zurück zu blicken und auf erreichtes Stolz zu sein.

Es ist Zeit, Kraft zu tanken, für die Aufgaben, die vor uns stehen.

Mit diesen Worten wünschen wir die Polydocs, frohe und besinnliche Festtage.
Möge euch Friede und Gottes Segen an Weihnachten und darüber hinaus begleiten.

Kann eine KI-gestützte OCR “Handschrift” wirklich besser lesen als ein Mensch?

ocr
von Leni

Kann eine KI-gestützte OCR “Handschrift” wirklich besser lesen als ein Mensch?

Die Papierverarbeitung ist mühsam, es erfordert viel Zeit und Ressourcen, alle Daten manuell ins System einzugeben, doch es ist leider ein notwendiges Übel für viele Unternehmen.

Genau aus diesem Grund setzen immer mehr Unternehmen eine OCR-Software (optische Zeichenerkennung) zur Unterstützung ein.

Mit einer herkömmlichen OCR lassen sich bis zu 80 % der Dokumenten-Workflows bewältigen. Sie ist in der Lage, fast jede Variante von maschinell und klar gedrucktem Text, basierend auf Schriftarten und Symbolen, zu erkennen. Doch sobald der Text verschmiert oder schief ist, wird es schwierig. Und genau das sind dann die 20 %, bei denen jetzt doch wieder eine Mensch eingreifen muss, womit wir unweigerlich vor drei großen Herausforderungen stehen:

  1. Ungenauigkeit: Tippfehler und Behandlung von Ausnahmen (Wir sind alle nur Menschen)
  2. Ressourcen: Es ist schwierig, Mitarbeiter zu finden, die bereit und vor allem auch in der Lage sind, Text aus minderwertigen Dokumenten zu extrahieren.
  3. Sicherheit:  Der Übergang von der Maschine zum Menschen und zurück zur Maschine birgt Sicherheitsrisiken. Gerade in streng regulierten Branchen mit sensiblen Daten, wie Finanzdienstleistungen, Behörden oder auch Organisationen im Gesundheitswesen, spielt dies eine große Rolle.

Wenn wir ehrlich sind, brauchen wir eine bessere Lösung für diese 20 %. Doch bevor wir uns mit der Lösung beschäftigen, sollten wir noch eine wichtige Frage klären. 

Was genau sind minderwertige Dokumente? 

Ein minderwertiges Dokument kann ein Fax oder ein mit schlechter Qualität eingescanntes Dokument sein. Genauso kann es aber auch ein Lieferschein, ein Stundenzettel oder ein Formular zur Patientenregistrierung sein, welche handschriftlich ausgefüllt wurden.

Um Daten aus dieser Art von Dokumenten zu extrahieren reicht die herkömmliche OCR nicht mehr aus. Eine KI-gestützte OCR hingegen verwendet fortschrittlichere Technologien, wie ein hochqualifiziertes maschinelles Lernmodell und fortschrittliche Computer-Vision-Engines. Durch die Kombination dieser beiden Technologien erhalten wir eine OCR, die in der Lage ist, die Art und Weise zu replizieren, mit der Menschen minderwertige Dokumente lesen können. Ist das Modell gut genug, kann es unter Umständen tatsächlich (handschriftliche) Texte besser extrahieren als der Mensch. Doch jedes Modell ist nur so gut wie der Datensatz, auf dem es trainiert ist.

Wie finde ich jetzt unter den ganzen Anbietern den Richtigen für mich?

Begriffe wie „künstliche Intelligenz“ und „maschinelles Lernen“ werden zu häufig verwendet, wobei nicht jeder Anbieter die Funktionsweise seiner Technologie belegen kann. Suchen Sie nach Anbietern mit transparenten Zahlen und stellen Sie sich im Vorfeld folgende Fragen:

  • Ist die Lösung des Anbieters KI-gestützt oder handelt es sich nur um eine gut vermarktete Mischung aus menschlicher Dateneingabe und Maschine? 
  • Können die Anbieter für jeden durchgeführten Prozess, sowie jedes eingelesene und extrahierte Dokument, Genauigkeitsangaben machen?
  • Warum ist der Anbieter in der OCR-Branche tätig und wie viele Erfahrungen hat er in diesem Bereich?
  • Bietet es eine Cloud-basierte SaaS-Lösung an oder müssen Sie die Lösung vor Ort hosten?
  • Wie lange dauert es, bis Sie das Produkt nutzen können? Wie viele Schulungen sind nötig? Sind spezielle Fachkenntnisse erforderlich?

Die Fellow Consulting AG / Polydocs GmbH begann mit der Datenerfassung durch Menschen. Dadurch haben wir den größten von Menschen geprüften Datensatz (über 1 Milliarde Felder) in der Branche.

Wir bieten bereits ab Tag 1 der Nutzung des Produktes eine hohe Genauigkeit an.

Das waren jetzt viele Informationen und viele Fragen!

Nehmen Sie sich Zeit, denken Sie darüber nach, wägen Sie alle Pro und Kontras ab und entscheiden Sie sich richtig – für DOC² (Polydocs) 😉

ocr

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