• Skip to main content

Polydocs

Automate Data Capture for Infor ERP

  • Produkte
      • DOC²
        • Automatisierung der Posteingänge
        • Autonome Erfassung
        • Stammdaten Validierung
        • Portfolio von Integrationen
      • Insight²
  • Use Cases
      • Finanzen / Controlling
        • Rechnungsbearbeitung für Infor LN
        • Rechnungsbearbeitung für Infor M3
      • Genehmigung von Dokumenten
        • Genehmigung von Rechnungen
  • Resourcen
    • Blog
    • Schau & Lern
    • Dokumentation
    • Glossar
    • IT Trends für 2022
  • Firma
    • Kontakt
    • Karriere
    • Leistungen
    • Partner
  • Deutsch
    • English
    • Anmelden
    • Registrieren
  • Kostenlos testen
  • Demo

Künstliche Intelligenz

Mai 09 2023

“Sie verschwenden Zeit!”

zeit
9. Mai 2023 von Leni

“Sie verschwenden Zeit!”


Hat Ihnen schon mal jemand gesagt, dass Sie Zeit verschwenden? Oder haben Sie sich nicht auch schon mal die Frage gestellt: Wie kann ich meine Zeit sinnvoller und effektiver einsetzen? 

In der heutigen Geschäftswelt spielen Zeit und Kosten eine große Rolle, wenn es darum geht, wettbewerbsfähig zu bleiben. Eine der zeitaufwendigsten Aufgaben in vielen Unternehmen ist die Dokumentenverarbeitung. In diesem Bereich sind in vielen Unternehmen bis heute noch Mitarbeiter stundenlang damit beschäftigt Dokumente abzutippen und Daten manuell von A nach B zu übertragen und zu prüfen. Das stellt ein Problem dar, denn es nimmt einfach zu viel Zeit in Anspruch und verursacht somit auch Kosten. Glücklicherweise gibt es eine Lösung: die automatisierte Dokumentenverarbeitung oder IDP. In diesem Blogbeitrag erfahren Sie, was “IDP” ist, wie es Unternehmen helfen kann, Zeit und Kosten einzusparen und warum DOC² die richtige Lösung für Ihr Unternehmen ist.

Was ist IDP?

IDP steht für Intelligent Document Processing. Es ist eine fortschrittliche Technologie, die es Unternehmen ermöglicht, Dokumente automatisch zu verarbeiten, zu klassifizieren und Daten daraus zu extrahieren. Diese Technologie kann in nahezu allen Bereichen der Dokumentenverarbeitung eingesetzt werden, einschließlich Rechnungsstellung, Vertragsverwaltung, Personalwesen und vielem mehr.

Wie kann IDP Unternehmen Zeit und Kosten sparen?

IDP kann Unternehmen helfen, Zeit und Kosten zu sparen, indem es ihnen ermöglicht, Dokumente schneller und effizienter zu verarbeiten. Hier sind einige der wichtigsten Vorteile von IDP:

  1. Reduzierte manuelle Arbeitsbelastung: IDP automatisiert viele der zeitaufwendigen manuellen Aufgaben, die normalerweise bei der Dokumentenverarbeitung erforderlich sind, wie das Sortieren, Klassifizieren und Extrahieren von Daten. Dies reduziert die Arbeitsbelastung für Mitarbeiter und ermöglicht es ihnen, sich auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren.
  1. Verbesserte Genauigkeit: IDP nutzt maschinelles Lernen und künstliche Intelligenz, um Dokumente automatisch zu verarbeiten. Dies bedeutet, dass weniger menschliche Eingriffe erforderlich sind, was die Wahrscheinlichkeit von Fehlern verringert und die Genauigkeit der Ergebnisse verbessert.
  1. Kürzere Bearbeitungszeiten: IDP kann Dokumente viel schneller verarbeiten als Menschen. 
  2. Bessere Einhaltung von Vorschriften: IDP kann auch dazu beitragen, dass Unternehmen besser auf die Einhaltung von Vorschriften achten. Dies liegt daran, dass die Technologie sicherstellt, dass alle Dokumente korrekt klassifiziert und extrahiert werden, was wiederum dazu beiträgt, dass alle relevanten gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden.

Warum DOC²? Wie hilft es, Zeit nicht zu verschwenden?

DOC² ist eine hochmoderne Lösung zur Dokumenten-Erfassung. Sie nutzt die Leistungsfähigkeit von künstlicher Intelligenz (KI), maschinellem Lernen (ML) und optischer Zeichenerkennung (OCR), um die Dokumenten-Erfassung zu automatisieren und zu rationalisieren. Dadurch ist sie in der Lage, jegliche Arten von Dokumenten (Rechnungen, Lieferscheine, AB, Verträge) zu erfassen, zu klassifizieren und Daten daraus zu extrahieren. 

Durch die Automatisierung der Datenextraktion und die Reduzierung manueller Eingriffe können Unternehmen Zeit sparen, Fehler minimieren und die Gesamteffizienz verbessern. 

Fazit

Verabschieden Sie sich von zeitraubenden manuellen Prozessen. Automatisieren Sie Ihre Dokumente-Erfassung mit DOC². Durch den Einsatz von DOC² kann Ihr Unternehmen erhebliche Effizienzsteigerungen erzielen, Fehler reduzieren sowie Zeit und Ressourcen sparen. 

Mit seinen fortschrittlichen Funktionen, der nahtlosen Integration und der benutzerfreundlichen Oberfläche ist DOC² die ultimative Lösung für Unternehmen, die ihre Dokumenten-Erfassungsprozesse optimieren möchten und nicht weiter wertvolle Zeit verschwenden wollen.

zeit

Bildnachweis Header & Beitragsbild von DilokaStudio auf Freepik

Written by Stephanie Propstmeier · Categorized: Blog, Deutsch, DOC², Künstliche Intelligenz · Tagged: AI, DOC², ML, OCR, Zeitverschwendung

Apr 21 2023

Mit Doc² die Produktivität steigern

Doc²
21. April 2023 von Daniel Jordan

Mit Doc² die Produktivität steigern

Wie die Dokumenten-Erfassung von Doc² die Produktivität steigert und Fehler vermeidet


Im Zeitalter der digitalen Transformation benötigen Unternehmen effiziente Dokumenten-Management-Lösungen, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Die manuelle Verarbeitung von Dokumenten ist langsam, fehleranfällig und führt oft zu Informationssilos. Doc², eine hochmoderne Lösung zur Dokumenten-Erfassung, ist dazu da, das Dokumenten-Management zu revolutionieren, indem es die Produktivität steigert und Fehler minimiert. In diesem Blog-Beitrag erfahren Sie, wie die Dokumenten-Erfassungsfunktionen von Doc² das Dokumenten-Management in Ihrem Unternehmen verändern können.


Doc²: Ein Game-Changer in der Dokumenten-Erfassung

Doc² nutzt die Leistungsfähigkeit von künstlicher Intelligenz (AI), maschinellem Lernen (ML) und optischer Zeichenerkennung (OCR), um die Dokumenten-Erfassung zu automatisieren und zu rationalisieren. Durch die Automatisierung der Datenextraktion und die Reduzierung manueller Eingriffe können Unternehmen Zeit sparen, Fehler minimieren und die Gesamteffizienz verbessern.


Hauptmerkmale von Doc²

KI-gestützte Datenextraktion: Die KI- und ML-Algorithmen von Doc² extrahieren präzise wichtige Daten aus Dokumenten, wodurch die Notwendigkeit der manuellen Dateneingabe reduziert und die Verarbeitungszeiten beschleunigt werden.

Optische Zeichenerkennung (OCR): Die fortschrittliche OCR-Technologie von Doc² ermöglicht eine präzise Texterkennung und -erfassung aus Dokumenten, selbst bei verschiedenen Sprachen und unterschiedlichen Formaten.

Nahtlose Integration: Doc² ist so konzipiert, dass es sich in Ihre bestehenden Content-Management-, ERP- und anderen Softwaresysteme integrieren lässt und so einen reibungslosen Arbeitsablauf und eine einfache Datenübertragung gewährleistet.

Datensicherheit und Konformität: Doc² erfüllt die höchsten Industriestandards für Datenschutz und Privatsphäre und schützt Ihre sensiblen Informationen bei gleichzeitiger Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.

Skalierbarkeit: Die skalierbare Lösung von Doc² passt sich Ihren wachsenden Geschäftsanforderungen an und ist in der Lage, wachsende Mengen von Dokumenten zu verarbeiten, wenn Ihr Unternehmen expandiert.

Benutzerfreundliches Interface: Die intuitive Oberfläche von Doc² vereinfacht die Navigation, so dass sich die Benutzer schnell an die Plattform gewöhnen und mit der Rationalisierung ihrer Dokumenten-Erfassungsprozesse beginnen können.

Die Vorteile von Doc²

Die Implementierung der Dokumenten-Erfassungslösung von Doc² kann zahlreiche Vorteile mit sich bringen:

Gesteigerte Produktivität: Durch die Automatisierung der Dokumenten-Erfassung kann Ihr Team weniger Zeit mit der manuellen Dateneingabe verbringen und sich auf strategischere Aufgaben konzentrieren, was zu einer höheren Produktivität führt.

Geringere Fehler: Die fortschrittlichen Algorithmen von Doc² minimieren das mit der manuellen Dateneingabe verbundene Fehlerrisiko, was zu genaueren Daten und besseren Entscheidungen führt.

Zeit- und Kostenersparnis: Die Rationalisierung der Dokumenten-Erfassungsprozesse mit Doc² kann zu erheblichen Zeit- und Kosteneinsparungen in Ihrem Unternehmen führen.

Bessere Zusammenarbeit: Doc² erleichtert die Zusammenarbeit, da Teammitglieder leichter auf wichtige Informationen zugreifen und diese gemeinsam nutzen können, was zu einer besseren Entscheidungsfindung und schnelleren Reaktionszeiten führt.

Verbesserte Compliance: Doc² trägt dazu bei, die Datensicherheit und die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten, wodurch das Risiko von Datenschutz Verletzungen verringert und die Einhaltung von Branchenvorschriften sichergestellt wird.

Fazit

Durch den Einsatz von Doc² für die Dokumenten-Erfassung können Unternehmen erhebliche Effizienzsteigerungen erzielen, Fehler reduzieren sowie Zeit und Ressourcen sparen. Mit seinen fortschrittlichen Funktionen, der nahtlosen Integration und der benutzerfreundlichen Oberfläche ist Doc² die ultimative Lösung für Unternehmen, die ihre Dokumenten-Erfassungsprozesse optimieren möchten.



Bildnachweis Header & Beitragsbilder von bing AI

Written by Stephanie Propstmeier · Categorized: Blog, Deutsch, DOC², Künstliche Intelligenz · Tagged: Datenextraktion, DOC², Dokumenten Erfassung, Fehlerreduzierung, Integration, KI, maschinelles Lernen, OCR, Produktivität, Skalierbarkeit

Mrz 07 2023

Gutschrift – Eine besondere Rechnung – was ist damit gemeint?

gutschrift
7. März 2023 von Leni

Gutschrift – Eine besondere Rechnung – was ist damit gemeint?


Bei einer besonderen Rechnung handelt es sich um eine Gutschrift / Abrechnungsgutschrift. Denn im Gegensatz zu einer herkömmlichen Rechnung wird eine Gutschrift nicht vom Leistungserbringer, sondern vom Leistungsempfänger (sprich vom Kunden) ausgestellt. Deshalb nennt man die Abrechnungsgutschrift auch “umgekehrte Rechnung”.

Aus steuerrechtlicher Sicht ist die Abrechnungsgutschrift einer Rechnung gleichgestellt und deshalb muss eine Gutschrift auch nach § 14 Abs. 4 UStG alle folgenden Pflichtangaben enthalten:

  • Name und Anschrift des Leistungsempfängers und -erbringers
  • Steuernummer oder USt-IdNr. des Leistenden
  • Ausstellungsdatum
  • Fortlaufende Gutschriftsnummer / Rechnungsnummer
  • Menge/Art der Lieferung oder der Leistung
  • Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
  • Entgelt (nach Steuersätzen aufgeschlüsseltes) 
  • Hinweis auf Pflicht zur Aufbewahrung (bei steuerpflichtiger Leistung)
  • die Bezeichnung als “Gutschrift”

Unter dem Begriff  “Gutschrift” wird im allgemeinen Sprachgebrauch aber nicht die oben beschriebene Abrechnungsgutschrift verstanden, sondern vielmehr eine Korrektur- oder Stornorechnung. Das sind die sogenannten “Kaufmännischen Gutschriften”. Ein kleines Beispiel: Ein Kunde verlangt, wegen Mängel an der Ware, eine Kaufpreisminderung. Der Leistende akzeptiert, storniert die Rechnung und stellt eine neue aus.

Und dann gibt es noch die Bankgutschrift und die Gutschrift in der Buchführung

In der Buchführung steht der Begriff für die Buchung auf der Habenseite eines Kontos und bei einer Bankgutschrift handelt es sich schlicht und einfach um Zahlungseingänge auf einem Bankkonto.

All diese Gutschriften, die unser Unternehmen erreichen und unsere Augen vielleicht im ersten Moment aufleuchten lassen, sind doch auch Dokumente, die be- und verarbeitet werden müssen.

Mit DOC² können Sie das in nur kurzer Zeit erledigen. DOC² ist die neueste, vollständig cloudbasierte Softwarelösung, die Künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen verwendet, um Ihre Dokumente präzise zu identifizieren, zu klassifizieren, zu analysieren und zu lesen. Lassen Sie uns gemeinsam smarter und digitaler werden.

Folgen Sie uns hier auf LinkedIn

Linkedin
Gutschrift

Bildnachweis: Header & Beitragsbild von jannoon028 auf Freepik

Written by Stephanie Propstmeier · Categorized: Blog, Deutsch, DOC², Künstliche Intelligenz · Tagged: DOC², Gutschrift, Rechnung, Stornorechnung

Feb 28 2023

Bei einer Warenlieferung bekommen wir in der Regel auch einen…

lieferschein
28. Februar 2023 von Leni

Bei einer Warenlieferung bekommen wir in der Regel auch einen…


… Lieferschein oder auch Warenbegleitschein genannt.

Das ist ein wichtiger Beleg, der uns Auskunft über die gelieferte Ware gibt und die Zustellung unserer Ware dokumentiert. 

Es ist nicht gesetzlich vorgeschrieben, einen Lieferschein auszustellen

Anders als bei der Rechnungsstellung ist es nicht gesetzlich vorgeschrieben, einen Lieferschein auszustellen. Doch die meisten Unternehmen nutzen es, da es für Sie und für den Kunden von Vorteil ist. 

Wenn wir uns dazu entschließen, unserer Ware einen Lieferschein beizulegen, sollten wir darauf achten, dass unser Lieferschein bestimmte Pflichtdaten (ähnlich wie bei einer Rechnung) enthält. Hierzu gehören unter anderem:

  • Name und Adresse des Lieferanten und Empfängers
  • Ausstellungsdatum und Datum der Lieferung
  • Lieferscheinnummer und/oder Rechnungsnummer
  • Beschreibung, der in der Bestellung enthaltenen Ware
  • Mengenangaben (je nach Artikelart Stückzahl, Volumen, Gewichtsangabe)
  • Eigentumsvorbehalt
  • Optional: Unterschrift des Kunden, der die Lieferung damit bestätigt

Lieferschein abgleichen

Wir können/sollten den Lieferschein mit unserer Bestellung, unserer Auftragsbestätigung und später auch mit unserer Rechnung abgleichen. Wenn wir das alles manuell machen, kann es ganz schön viel Zeit in Anspruch nehmen. Was würden Sie dazu sagen, wenn Ihnen jemand oder etwas diese Arbeit abnehmen würde und Sie dadurch Zeit für andere/wichtigere Dinge hätten?

DOC² bietet Ihnen diese Möglichkeit. Mit DOC² haben Sie einen intelligente Dokumentenverarbeitung. Sie basiert auf einer KI, lernt ständig dazu und bietet somit einen hohen Automatisierungsgrad bei der Verarbeitung von Dokumenten (und dazu gehören auch Lieferscheine).

Verschwenden Sie keine Zeit mehr mit Routinearbeiten und erfahren Sie mehr darüber, wie DOC² Ihnen Ihren Arbeitsalltag erleichtern kann.

Folgen Sie uns hier auf LinkedIn

Linkedin
Lieferschein

Bildnachweis: Header & Beitragsbild von jannoon028 auf Freepik

Written by Stephanie Propstmeier · Categorized: Blog, Deutsch, DOC², Künstliche Intelligenz, Maschinelles Lernen · Tagged: Digitalisierung, IDP, KI-Schwarmintelligenz, lieferschein, machinelearning

Feb 21 2023

Der Auftrag ist bei uns eingegangen und wird bearbeitet…

Auftrag
21. Februar 2023 von Leni

Der Auftrag ist bei uns eingegangen und wird bearbeitet…


Schon mal gehört oder eine Nachricht dieser Art erhalten? Mit Sicherheit. Jeder, der bei Amazon bestellt hat, hat auch schon mal eine Mitteilung über die Annahme seines Auftrages bekommen. Diese Mitteilung ist nichts anderes als die sogenannte Auftragsbestätigung (AB). Sie dient dazu, einen zuvor erstellten Auftrag bzw. Kundenbestellung nochmal schriftlich (per Post, Fax oder auch per Mail) zu fixieren. Das Schreiben einer Auftragsbestätigung ist nicht verpflichtend und ist auch an keine bestimmte Form gebunden. Es hat sich jedoch mittlerweile so durchgesetzt, dass es heute schon als Regel angesehen werden kann.

Durch das Versenden einer Auftragsbestätigung können Missverständnisse vorgebeugt werden, da alles nochmal schriftlich festgehalten und überprüft werden kann. Im Falle einer mündlichen/telefonischen Bestellung kann man sich  damit nochmal absichern. Sie informiert den Kunden über den aktuellen Stand und gibt ihm mehr Sicherheit. Und sollte es dann doch mal zu einem Rechtsstreit kommen kann die Auftragsbestätigung als Beweisstück dienen.

Damit eine Auftragsbestätigung aber auch wirklich als Beweisstück gelten kann sollte folgende Angaben enthalten sein:

  • Bezeichnung und Menge der Ware
  • Preis / Kosten für Fracht und Verpackung
  • Erstellungs- und  Lieferdatum (voraussichtliches)
  • Regelung über Lieferung
  • Zahlungsbedingungen
  • Eigentumsvorbehalt / Verweis auf die AGBs
  • Ansprechpartner / Kontaktdaten

Natürlich gehören Auftragsbestätigungen genauso wie Rechnungen oder Bestellungen zu den Dokumenten in einem Unternehmen, die  be- und verarbeitet werden müssen. 

Und genau hier kommen wir ins Spiel. Mit unserer, genau für diesen Bereich entwickelten, Softwarelösung DOC² helfen wir Ihnen dabei, Dokumente auf eine einfache und intelligente Art und Weise zu verarbeiten. DOC² basiert auf einer KI-Schwarmintelligenz und hat die Fähigkeit immer weiter dazu zu lernen (machine learning). DOC² ist nicht nur in der Lage, Kopfdaten auszulesen, sondern noch viel mehr.

Sie wollen wissen, was? Zögern Sie nicht, uns anzuschreiben.

Wir vereinbaren gerne einen Termin mit Ihnen und zeigen Ihnen, was  mit DOC² alles möglich ist.

kontakt
Auftrag

Bildnachweis: Header & Beitragsbild von jannoon028 auf Freepik

Written by Stephanie Propstmeier · Categorized: Blog, Daten, Deutsch, DOC², Künstliche Intelligenz, Maschinelles Lernen · Tagged: Auftragsbestätigung, DOC², Dokumente, Dokumentenverarbeitung, IDP

  • Go to page 1
  • Go to page 2
  • Go to page 3
  • Go to page 4
  • Go to Next Page »
  • Contact
  • Privacy Policy
  • Imprint
  • Master Service Agreement
  • Status

Copyright © 2023 · Polydocs Gmbh · Log in