Es steht außer Frage, dass die manuelle Bearbeitung und Pflege von Dokumenten ein äußerst zeitaufwändiger Prozess ist. Und das ist nur eine der Kehrseiten, denn wir dürfen nicht vergessen, wie viel Geld, Energie und Stress das für das Team bedeutet. Angesichts der heutigen Anforderungen an die Zugänglichkeit und Sicherheit von Informationen müssen die Unternehmen auf einem höheren und automatisierten Niveau konkurrieren. Hier kommt die automatisierte Dokumentenerfassung ins Spiel!

Die Polydocs GmbH hat mit DOC² die optimale Lösung zur Dokumentenerfassung entwickelt, die den manuellen Prozess durch die automatische Extraktion der unstrukturierten Daten in Dokumenten wie Rechnungen, Verträgen, Formularen usw. komplett überarbeitet. Der Hauptmehrwert macht sich direkt im ROI bemerkbar, und zwar durch die folgenden Vorteile: 

1. Die Automatisierung von Dokumenten kann es Unternehmen ermöglichen, die Effizienz ihrer Prozesse zu steigern.
2. Dokumentenmanagement kann die Kommunikation innerhalb der Organisation verbessern
3. Unternehmen können von einer papierlosen und kostensparenden Umstellung profitieren

Dokumentenautomatisierung kann Unternehmen eine Steigerung der Prozesseffizienz ermöglichen

Mehr als 80 % der Informationen in Dokumenten sind unstrukturiert, was bedeutet, dass sie nicht sofort verfügbar sind, um die Mitarbeiter bei ihren Aufgaben zu unterstützen. Nehmen wir das Buchen von Rechnungen als Beispiel, so würden Unternehmen 10 Minuten pro Rechnung aufwenden, um diesen Prozess abzuschließen. Wenn man von 10.000 Rechnungen pro Monat ausgeht, sind es bereits 1.700 Stunden. Dies ist bereits ein sehr kostspieliger und zeitaufwendiger Prozess. Mit DOC² können Sie diese Zeit auf 3 Minuten reduzieren, was eine direkte Auswirkung von 70% Effizienz auf Zeit und Kosten hätte.

Dokumentenmanagement kann die Kommunikation innerhalb der Organisation verbessern

Einer der Hauptvorteile von DOC² besteht darin, dass es sich nahtlos in jedes DMS- oder ERP-System integrieren lässt. Das bedeutet, dass Unternehmen nicht nur Dokumente digitalisieren können, um sie in ihrem DMS oder ERP zu speichern, sondern auch die von DOC² extrahierten Informationen nutzen können, um sie einfach mit dem Team zu teilen. Auf diese Weise wäre es möglich, Genehmigungs-Workflows zu automatisieren oder zwischen Abteilungen abzustimmen, wie zum Beispiel bei Bestellungen zwischen dem Einkaufs- und dem Finanzteam. Nicht nur die Kommunikation würde verbessert, sondern die Mitarbeiter könnten sich auf geschäftskritische Aufgaben und Ziele konzentrieren, anstatt Zeit mit der Suche nach und dem Zugriff auf Dokumente zu verschwenden. 

Unternehmen können von einer papierlosen und kostensparenden Umstellung profitieren

Änderungen sind mit einer Vorabinvestition verbunden, um ein Dokumentenerfassungssystem zu implementieren, aber mit DOC² sind die Ergebnisse sofort spürbar, was den Mehrwert der Software, aber vor allem auch den ROI betrifft. Durch die Abschaffung der manuellen Ablage von Dokumenten und den Ersatz der Papierablage können Unternehmen flexibler auf organisatorische Ausfallzeiten und Entscheidungszeiten reagieren. Die Unternehmen profitieren von dieser Effizienzsteigerung, indem sie Ressourcen von Büroarbeiten auf umsatzfördernde Aufgaben verlagern.

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