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Automatisierung

Okt 18 2022

DMS – Dokumentenmanagementsystem

dms
18. Oktober 2022 from Leni

DMS – Dokumentenmanagementsystem

Mehr Transparenz, mehr Zeit, mehr Geld, mehr Platz,…


All das sind Ziele, die sich ein Unternehmen in der heutigen Zeit der Digitalisierung setzen sollte, denn sie sind definitiv erreichbar. Sie fragen sich jetzt vielleicht “Wie schaffe ich mehr Transparenz in meinem Unternehmen?“ “Wie schaffe ich mir mehr Platz im Büro und gleichzeitig mehr Geld und Zeit?” 

Ein digitales Dokumentenmanagementsystem (DMS) kann Ihnen dabei helfen, diese Ziele zu erreichen. DMS bezeichnet eine datenbankgestützte Verwaltung elektronischer Dokumente, dazu gehören auch eingescannte Dokumente wie beispielsweise eine Rechnung oder ein Vertrag. Es ermöglicht eine hohe Zugänglichkeit (orts- und zeitunabhängig) und sichere Archivierung von Dokumenten (GoBD-konform) innerhalb einer Organisation.

Ein digitales Archiv kann ein Papierarchiv größtenteils ersetzen und erspart somit das mühsame und vor allem platzraubende Lagern von Ordnern. Das führt zu mehr Platz im Büro und weniger Lagerfläche für das Archiv, was wiederum zu mehr Geld führt. 

Damit Dokumente schnell und zuverlässig wiedergefunden werden können, sind zwei Funktionen besonders hilfreich. Die effektive Beschlagwortung der Dokumente und das Scannen von Dokumenten mittels OCR. 

Doch nicht jede DMS-Software verfügt über die Möglichkeit, Dokumente mittels OCR einzuscannen und wenn doch, dann oft nur in einem begrenzten Rahmen. Bedeutet das, dass ich eine neue DMS-Software benötige? – NEIN – Nutzen Sie doch einfach DOC². DOC² lässt sich nahtlos in Ihre vorhandene DMS-Software integrieren und übernimmt dann diese Aufgabe hochautomatisiert. Mit DOC² werden Ihre Dokumente, von Rechnungen bis hin zur ärztlichen Bescheinigung, automatisch importiert und klassifiziert. Sie verfügt über eine KI-Schwarmintelligenz. 


Bildnachweis: Header & Beitragsbild von DilokaStudio auf Freepik

Written by Stephanie Propstmeier · Categorized: Automatisierung, Deutsch, DOC², Maschinelles Lernen · Tagged: Digitalisierung, DMS, DOC², OCR, papierlos, Prozess

Sep 27 2022

Wie Sie mit anderen Unternehmen zusammenarbeiten können, um Ihre Dokumentenverarbeitung zu automatisieren

27. September 2022 von Ines Brandao

Wie Sie mit anderen Unternehmen zusammenarbeiten können, um Ihre Dokumentenverarbeitung zu automatisieren


Dies mag auf den ersten Blick widersprüchlich erscheinen, aber es ist tatsächlich möglich, Ihre Prozesse zu optimieren, indem Sie mit anderen Unternehmen und sogar Ihren Mitwettbewerbern in einer Gemeinschaft zusammenarbeiten. Dies kann ganz einfach durch die Einführung von Schwarmintelligenz erreicht werden. Was genau verbirgt sich also hinter diesem Begriff?

Schwarmintelligenz ist ein Zweig der KI, der die kollektive Arbeit von Menschen nutzt, um ein bestimmtes KI-Modell zu trainieren. Nehmen wir die Dokumentenverarbeitung als Beispiel. Die Anzahl der verschiedenen Dokumentenstrukturen und -layouts, die Lieferanten verwenden, ist unbegrenzt, was es für Software zur Dokumentenerfassung manchmal schwierig macht, die Dokumente automatisch zu klassifizieren und zu extrahieren. Die Lösung ist hier die Einführung von Schwarmintelligenz. Der größte Vorteil ist, dass niemand die Arbeit alleine macht, da das Training von vielen Unternehmen und ihren Nutzern gemeinsam durchgeführt wird.

Dokumentenverarbeitung

Mit DOC² haben wir Schwarmintelligenz in unser KI-basiertes Repository integriert, um die Dokumentenverarbeitung auf einfache Weise zu automatisieren. Das bedeutet, dass unsere Kunden das gleiche Cloud-basierte Repository nutzen, in dem sie die Klassifizierungs- und Extraktionsregeln für ihre Dokumentenverarbeitung erstellen, löschen und verwalten können. Wenn Unternehmen A alle ihre Lieferantendokumente verarbeiten und die Software mit einem einfachen Klick trainiert, können Unternehmen B, C, D und E von bereits trainierten Dokumenttypen und Layouts profitieren. Das ist eine Win-Win-Situation für alle!

Unternehmen können sich das Konfigurieren und Programmieren von Lieferanten basierten Vorlagen sparen und profitieren mit DOC² bereits von einem selbstlernenden System.

Dokumentenverarbeitung

Bildnachweis: Header & Beitragsbild von canva.com, Grafik von polydocs

Written by Ines Brandao · Categorized: Automatisierung, Blog, Daten, Deutsch, DOC², Integration, Künstliche Intelligenz, Maschinelles Lernen · Tagged: automatisiert, Dokumente, Dokumentenverarbeitung, KI, Rechnungsbearbeitung

Sep 20 2022

Zeit sparen mit automatisierter Dokumentenerfassung!

Dokumentenerfassung
20. September 2022 von Ines Brandao

Zeit sparen mit automatisierter Dokumentenerfassung!


Es steht außer Frage, dass die manuelle Bearbeitung und Pflege von Dokumenten ein äußerst zeitaufwändiger Prozess ist. Und das ist nur eine der Kehrseiten, denn wir dürfen nicht vergessen, wie viel Geld, Energie und Stress das für das Team bedeutet. Angesichts der heutigen Anforderungen an die Zugänglichkeit und Sicherheit von Informationen müssen die Unternehmen auf einem höheren und automatisierten Niveau konkurrieren. Hier kommt die automatisierte Dokumentenerfassung ins Spiel!

Die Polydocs GmbH hat mit DOC² die optimale Lösung zur Dokumentenerfassung entwickelt, die den manuellen Prozess durch die automatische Extraktion der unstrukturierten Daten in Dokumenten wie Rechnungen, Verträgen, Formularen usw. komplett überarbeitet. Der Hauptmehrwert macht sich direkt im ROI bemerkbar, und zwar durch die folgenden Vorteile: 

  1. Die Automatisierung von Dokumenten kann es Unternehmen ermöglichen, die Effizienz ihrer Prozesse zu steigern.
  2. Dokumentenmanagement kann die Kommunikation innerhalb der Organisation verbessern
  3. Unternehmen können von einer papierlosen und kostensparenden Umstellung profitieren

Dokumentenautomatisierung kann Unternehmen eine Steigerung der Prozesseffizienz ermöglichen

Mehr als 80 % der Informationen in Dokumenten sind unstrukturiert, was bedeutet, dass sie nicht sofort verfügbar sind, um die Mitarbeiter bei ihren Aufgaben zu unterstützen. Nehmen wir das Buchen von Rechnungen als Beispiel, so würden Unternehmen 10 Minuten pro Rechnung aufwenden, um diesen Prozess abzuschließen. Wenn man von 10.000 Rechnungen pro Monat ausgeht, sind es bereits 1.700 Stunden. Dies ist bereits ein sehr kostspieliger und zeitaufwendiger Prozess. Mit DOC² können Sie diese Zeit auf 3 Minuten reduzieren, was eine direkte Auswirkung von 70% Effizienz auf Zeit und Kosten hätte.

Dokumentenmanagement kann die Kommunikation innerhalb der Organisation verbessern

Einer der Hauptvorteile von DOC² besteht darin, dass es sich nahtlos in jedes DMS- oder ERP-System integrieren lässt. Das bedeutet, dass Unternehmen nicht nur Dokumente digitalisieren können, um sie in ihrem DMS oder ERP zu speichern, sondern auch die von DOC² extrahierten Informationen nutzen können, um sie einfach mit dem Team zu teilen. Auf diese Weise wäre es möglich, Genehmigungs-Workflows zu automatisieren oder zwischen Abteilungen abzustimmen, wie zum Beispiel bei Bestellungen zwischen dem Einkaufs- und dem Finanzteam. Nicht nur die Kommunikation würde verbessert, sondern die Mitarbeiter könnten sich auf geschäftskritische Aufgaben und Ziele konzentrieren, anstatt Zeit mit der Suche nach und dem Zugriff auf Dokumente zu verschwenden. 

Unternehmen können von einer papierlosen und kostensparenden Umstellung profitieren

Änderungen sind mit einer Vorabinvestition verbunden, um ein Dokumentenerfassungssystem zu implementieren, aber mit DOC² sind die Ergebnisse sofort spürbar, was den Mehrwert der Software, aber vor allem auch den ROI betrifft. Durch die Abschaffung der manuellen Ablage von Dokumenten und den Ersatz der Papierablage können Unternehmen flexibler auf organisatorische Ausfallzeiten und Entscheidungszeiten reagieren. Die Unternehmen profitieren von dieser Effizienzsteigerung, indem sie Ressourcen von Büroarbeiten auf umsatzfördernde Aufgaben verlagern.

Dokumentenerfassung

Bildnachweis: Header- & Beitragsbild von kues1 auf Freepik

Written by Ines Brandao · Categorized: Automatisierung, Blog, Daten, Deutsch, DOC² · Tagged: Automatisierung, Digitalisierung, DOC², Dokumentenerfassung, Polydocs, Zeitersparnis

Jun 23 2022

Digitale Tabellen-Extraktion bewerkstelligen – mit der richtigen Software

23. Juni 2022 von Stephanie Propstmeier

Digitale Tabellen-Extraktion bewerkstelligen – mit der richtigen Software

Tabellen beherbergen häufig die wertvollsten Daten eines Dokumentes. Umso wichtiger ist es, für die Digitalisierung solcher Dokumente eine Software zu nutzen, die den besonderen Anforderungen der Datenauslese von Tabellen genügt. Erfahren Sie in diesem Beitrag, warum Polydocs genau auf diesem Einsatzgebiet brilliert und den Bearbeitungsaufwand für die Tabellenextraktion in ihrem Betrieb massiv reduzieren kann.


Tabellen-Extraktion – der Schlüssel für mehr Effizienz in deinem Unternehmen

In unserer heutigen Welt sind Tabellen in all ihren Formen und Eigenarten nicht mehr aus dem Alltag von Behörden, Unternehmen und auch Privatpersonen wegzudenken. Wie kaum ein anderes Mittel erleichtern sie es, Übersichtlichkeit in Datenmengen und organisatorische Informationen zu bringen.

Tabellen dienen im jeweiligen Dokument dazu, Werte bzw. Posten übersichtlich darzustellen. Dem Leser soll also der Umstand genommen werden, sich mühsam durch einen Fließtext zu lesen, um an die benötigten Informationen zu kommen – egal, ob es sich um die Auflistung der einzelnen Waren in einer Bestellung handelt, um Lieferscheine oder um verwaltungstechnische Informationen wie Abschlusskonten oder Mitarbeiterdetails.

So weit, so gut. Doch als Daten in reinem Druckformat nutzen dir solche Tabellen in der heutigen Zeit nur wenig in Anbetracht der Möglichkeiten, die eine digitalisierte Datenverarbeitung ihrem Unternehmen bietet. Wenn Sie zum Beispiel Statistiken, Auswertungen oder Prognosen für bestimmte Sektoren ihres Unternehmens aus den in den Tabellen aufgelisteten Daten berechnen lassen möchten, um

  • ihren Kunden noch bessere Dienste anbieten zu können,
  • als Unternehmen innovativ zu bleiben,
  • besser zu sein als die Konkurrenz,

ist es unerlässlich, sie effizient in ein maschinenlesbares Format umzuwandeln.

Maschinenlesbar bedeutet: nicht einfach nur das Dokument als PDF- oder Bilddatei einzuscannen, sondern auch den Text und somit die Werte im Dokument für intelligente Maschinen und Analyseanwendungen weiter verwertbar zu machen.

Dazu können gehören: Mengenangaben, Laufnummern, Prozentangaben, Artikelnummern, Artikelbezeichnungen, Farbangaben von Artikeln, Kundennummern, Währungsangaben, Datumsangaben, Postleitzahlen usw. Aus solcherlei Daten lässt sich beispielsweise berechnen, welche Artikel zu welchen Zeiten besonders häufig gekauft wurden, in welchen Postleitzahlengebieten ihr Unternehmen vielleicht mehr Abnehmer hat als in anderen (und in welchen Gebieten entsprechend noch nicht geschöpftes Potenzial für Neukunden besteht), welche Artikel häufig zusammen gekauft werden und vieles andere mehr.

Die maschinenlesbare Digitalisierung von Dokumenten stellt also kein Endziel dar. Vielmehr bildet sie gewissermaßen das Eingangstor in die unbegrenzten Möglichkeiten, die die erweiterte Datenauswertung für die Erhöhung ihres Unternehmenserfolges und die Optimierung ihrer Unternehmensprozesse bietet.


Das technische Nadelöhr: Tabellen effizient digitalisieren

Gerade hier zeigt sich jedoch eine große technische Herausforderung. Denn so praktisch und hilfreich Tabellen für die Darstellung und Lesbarkeit jeweils sind, so schwierig sind sie, gerade wenn es darum geht, die betreffenden Dokumente so zu digitalisieren, dass Informationen auch automatisiert verarbeitet werden können. Die individuelle Formatierung macht Tabellen nämlich zu einer hartnäckigen Fehlerquelle für Texterkennungsprogramme, die sonst mit reinem Fließtext gut zurechtkommen.

Tabellen sind in Dokumenten stets auf eine bestimmte Weise optisch eingegliedert. Für den belesenen menschlichen Betrachter erschließt sich dabei meist auf den ersten Blick, wo der Fließtext aufhört und wo die Tabelle beginnt. Anders ist es bei Programmen: Für sie ist es oft nicht so einfach zu bewerkstelligen, die genauen Zonen der Tabelle zu erkennen und Abschnitte korrekt zuzuordnen.

So gibt es bislang noch keine einheitliche Formel, mittels derer man auch einem maschinellen System das Erkennen der Feldgrenzen einer Tabelle eindeutig vermitteln kann. In jedem Dokument haben Tabellen schließlich unterschiedliche Formate (Breite, Höhe, Leerraum, Zeilendichte usw.), die einem Auslese-Programm individuell vermittelt werden müssen. Dies trifft übrigens auch auf elektronische Dateien zu, bei denen eine Tabelle etwa im Bildformat gespeichert ist.

Somit kommt es häufig dazu, dass die Maschine eine Feldgrenze falsch platziert, sodass im digitalisierten Ausgabetext Wörter aus zwei Bereichen des Dokumentes zusammengewürfelt werden, die inhaltlich eigentlich nicht zusammengehören.

Geschieht dies nur bei einem einseitigen Einzeldokument, lässt sich der entstandene Wortsalat zwar nachträglich durch menschliche Bearbeiter wieder in Ordnung bringen. Wenn ihr Unternehmen jedoch vor der Aufgabe steht, ganze Aktenschränke in ein maschinenlesbares Format umzuwandeln, können solche Ungenauigkeiten schnell zu einem enormen Frustfaktor werden.

Denn nicht nur sorgen sie dafür, dass viel Arbeitszeit, die für sinnvollere Dinge genutzt werden könnte, in die Fehlerbehebung fließt. Sondern mit jeder zusätzlichen händischen Korrektur, die anfällt, erhöht sich auch das Risiko, dass durch menschliche Unaufmerksamkeit Fehler übersehen werden.

Zu weiteren Problemen bei der automatischen Extraktion von Tabellen in Textdokumenten führt außerdem, dass manchmal Stellen aus dem Fließtext vom System mit einer Tabelle verwechselt und dann als solche eingelesen werden. Dass darüber hinaus Sonderzeichen oder Striche, die innerhalb der Tabelle eine ordnende Funktion einnehmen, bei der automatischen Texterkennung immer wieder falsch interpretiert werden, kommt noch hinzu. Ähnliches gilt übrigens auch für Logos oder andere Bereiche des Dokuments, die zwar als Bild „gemeint“ sind, aber von einer Maschine fälschlicherweise einem Tabellenformat zugewiesen werden können.

Die Folge ist, dass insbesondere das Auslesen von Tabellen zu einer besonderen Hürde wird, wenn es darum geht, Dokumente für die digitale Weiterverarbeitung aufzubereiten. Im Klartext bedeutet dies einen enormen zeitlichen Aufwand und hohe Personalkosten für ihr Unternehmen, da die Mitarbeiter in ihrem Betrieb die Werte aus der gedruckten Tabelle letztlich zum großen Teil von Hand übertragen und hinterher auch noch gründlich überprüfen und nachbessern müssen.

DOC² – unsere Lösung, spezialisiert auf Tabellenauslesung

Um ihrem Unternehmen die effiziente Digitalisierung von Daten aus gedruckten Tabellendokumenten zu erleichtern, nutzen wir DOC². DOC² ist ein auf künstlicher Intelligenz basierendes Werkzeug, das Inhalte aus Dokumenten intelligent extrahiert.

Einer der größen Vorteile: Es benötigt deutlich weniger Betreuung durch Menschen als andere vergleichbare Systeme. Ein knapper Initialaufwand, in dem die Felder eines Tabellendokuments markiert werden, reicht aus, um die automatische Extraktion zum Laufen zu bringen.

Falls dann durch ihren zuständigen Mitarbeiter noch weiteres Feedback im Laufe des Digitalisierungsvorgangs eingegeben wird, lernt das System, diese Anweisungen in Folge umzusetzen.

Die großen Vorteile für Sie:

  • Zeitersparnis
  • Entlastung ihrer Mitarbeiter von mühsamem und monotonem Digitalisierungsprozedere
  • verlässliche Datenqualität durch hochkarätige Auslesetechnologien

Der gesamte Prozess der Digitalisierung ihrer Dokumente wird somit maßgeblich verschlankt und ihre Mitarbeiter müssen nur geringfügige manuelle Prozesse durchführen, während der Hauptteil des Digitalisierungsvorgangs automatisch vom System übernommen wird.

Der Unterschied ist in etwa vergleichbar damit, ob die Bauarbeiter auf einer Baustelle die Ziegelsteine aus eigener Kraft in die Schubkarre hieven und die Karre hinterher selbst über das Gelände schieben müssen oder ob sie in der Steuerkabine eines Krans sitzen und dort mittels weniger Steuerbewegungen einer Hand große Mengen von Baumaterial durch den Kran umsetzen lassen.

In beiden Fällen kann auf menschlichen Einsatz nicht verzichtet werden. Während im erstgenannten Fall der Arbeitsvorgang allerdings extrem strapaziös und zeitaufwendig ist, gelingt im zweiten Fall ein Höchstmaß an Arbeitsleistung mit einem Mindestmaß an personellem Aufwand.

Ein Einblick in den Umgang mit unserer Tabellenextraktion

Praktisch sieht der Vorgang der Tabellenextraktion mit Polydocs für ihre Mitarbeiter in etwa so aus:

Das Dokument wird zunächst einmal eingescannt und steht somit einer Bearbeitung mittels DOC² zur Verfügung. Im Bearbeitungsmodus für die Tabellenextraktion kann ihr Mitarbeiter nur den Scan öffnen und mit wenigen Klicks und Mausbewegungen die genauen Felder und Bereiche festlegen, die ausgelesen werden sollen. Zudem kann ihr Mitarbeiter genau bestimmen, in welche Ziel-Spalte die Werte jeweils einsortiert werden sollen. Eine besondere Erleichterung für den Arbeitsprozess bietet dabei die Besonderheit, Custom Columns (also zusätzliche Spalten, die völlig individuell formatiert und bearbeitet werden können) anzuweisen – und das ganz ohne Regex oder sonstige Programmierung.

Umständliche zusätzliche Mausbewegungen oder Tastaturkürzel zum Kopieren und Einfügen der Werte fallen weg und erlauben es ihrem Mitarbeiter, das Dokument flüssig und rasch durchzuarbeiten. Markierte Werte werden intelligent vom Programm erkannt und automatisch als maschinenlesbarer Wert in die gewünschten Felder übertragen.

Eine Auswahl von übersichtlich angeordneten Einstellungsmöglichkeiten und Zusatzfunktionen erlaubt es zudem, die Auslese der Tabelle mit nur wenigen Klicks so zu gestalten, wie es für das jeweilige Dokument nach Einschätzung ihres Mitarbeiters nötig ist.

Somit ist Polydocs das ideale Werkzeug für das Digitalisieren selbst komplexer Tabellen mit nur wenigen Handgriffen und einem minimalisierten Betreuungsaufwand durch ihr Personal.

Für die Übermittlung der ausgelesenen und aufbereiteten Daten benötigen Sie darüber hinaus keine besonderen, umständlichen Übertragungskanäle. Die Daten können unkompliziert per E-Mail oder durch automatisiertes Zuweisen in einen festgelegten Ordner übermittelt werden.

Sie möchten einen visuellen Eindruck davon erhalten, wie die Anwendung unseres Programmes konkret aussieht? Eine detaillierte Anleitung mit einer Demonstration in Echtzeit findest du hier im Video auf unserem YouTube-Kanal.

Bei etwaigen Fragen oder wenn Sie sich über eine maßgeschneiderte Lösung für ihre Einsatzzwecke erkundigen möchten, freuen wir uns auf ihre Kontaktaufnahme.

Machen Sie die Digitalisierung ihrer Tabellendokumente zum Kinderspiel
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Tabellen

Written by Stephanie Propstmeier · Categorized: Automatisierung, Daten, Deutsch, DOC², Infor, Kostenersparnis, Personalkosten, Rechnungswesen, Tabellen · Tagged: Tabellen

Jun 21 2022

Top-Tipps zur Rationalisierung Ihrer ERP- Rechnungsbearbeitung

ERP
21. Juni 2022 von Stephanie Propstmeier

Top-Tipps zur Rationalisierung Ihrer ERP- Rechnungsbearbeitung


Suchen Sie nach Möglichkeiten, Ihre ERP -Rechnungsbearbeitung zu rationalisieren? Wenn ja, dann haben Sie Glück! In diesem Blogbeitrag stellen wir Ihnen einige der besten Tipps vor, wie Sie den Prozess einfacher und effizienter gestalten können. Wenn Sie diese Tipps befolgen, können Sie sich Zeit und Ärger ersparen.

Worauf warten Sie also noch? Lesen Sie weiter und erfahren Sie mehr!

Die Bearbeitung von Rechnungen kann eine zeitraubende und mühsame Aufgabe sein, vor allem, wenn Sie ein älteres System verwenden. Außerdem müssen die Rechnungen manuell in das Buchhaltungssystem des Unternehmens eingegeben werden. Dieser Prozess vergeudet Zeit und Ressourcen, die besser für übergeordnete Aufgaben verwendet werden könnten.

Erhöhtes Fehlerrisiko

Jedes Mal, wenn Sie sich bei der manuellen Dateneingabe auf Menschen verlassen, besteht natürlich das Risiko unbeabsichtigter Fehler. Bei Unternehmen mit geringem Rechnungsvolumen (<20.000 Zahlungen) lag der durchschnittliche Anteil der Transaktionen, die Korrekturen erforderten, laut IOFM-Benchmarks im Jahr 2020 bei 8,6 %. Sei es die Eingabe einer falschen Bestellnummer oder die Zahlung doppelter Rechnungen.

  1. Wie AP die Beziehungen zu Ihren wichtigsten Lieferanten verbessern kann.
  2. Wie Sie Skonti für frühzeitige Zahlungen nutzen und Vertragsstrafen für verspätete Zahlungen vermeiden können.
  3. Wie ein besseres Management in der Kreditorenbuchhaltung Ihnen mehr Flexibilität beim Cashflow-Management verschafft.

Ein Unternehmen kann den Zahlungsprozess beschleunigen, indem es die Vorteile der Automatisierung nutzt.

Wenn Sie nach Möglichkeiten suchen, den Prozess zu rationalisieren, finden Sie hier einige Tipps, die Ihnen dabei helfen können:

Wie man eine Lösung für die automatisierte Rechnungsverarbeitung auswählt

  • Verwenden Sie eine spezielle Software zur Rechnungsautomatisierung:
    Es gibt viele Softwareprogramme zur Rechnungsautomatisierung auf dem Markt, die den Prozess viel einfacher und schneller machen können. Wenn Sie eines dieser Programme verwenden, können Sie sich eine Menge Zeit und Frustration ersparen.
  • Automatisieren Sie so viel wie möglich:
    Viele ERP-Systeme bieten die Möglichkeit, die Rechnungsverarbeitung ganz oder teilweise zu automatisieren. Dadurch können Sie viel Zeit sparen und Fehler reduzieren. Zum Beispiel kann die Prüfung doppelter Rechnungen in den meisten ERP-Systemen direkt durchgeführt werden.
  • Verwenden Sie eine neuere optische Zeichenerkennung, um Papierrechnungen zu erfassen.
    Empfangene Papierrechnungen können gescannt und in einem beliebigen Ordner an DOC² gesendet werden.
  • Traditionelle Rechnungsverarbeitung:
    Alte Erfassungssoftware verwendet Regex – Einige verwenden KI, aber Sie können keine Fehler im Modell beheben.
  • Unterstützt Ihre AP-Automatisierungslösung PO-basierte Rechnungen?
  • Benutzerfreundlichkeit:
    Eine benutzerfreundliche Software ist entscheidend für eine erfolgreiche Implementierung und trägt dazu bei, dass sie von Ihrem Buchhaltungsteam angenommen wird.

Polydocs DOC² erfasst Lieferantenrechnungen mit einer Swarm UI und schließt Kreditoren ein. Extrahierte Informationen können als E-Rechnung z.B. ZUGFeRD exportiert werden.

Automatisierte Rechnungsfreigabe

Sobald die Buchhaltungsabteilung die Rechnungsdaten überprüft hat, leitet das System die Rechnungen zur Freigabe weiter, basierend auf den spezifischen Rechnungsfreigabe-Regeln Ihres Unternehmens. Hier kann auch die Kostenstelle für die Lieferantenrechnung eingegeben werden.

Starten Sie mit DOC² in die automatisierte Rechnungsverarbeitung

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Written by Stephanie Propstmeier · Categorized: Automatisierung, Daten, Deutsch, DOC², Kostenersparnis, Rechnungsverarbeitung · Tagged: ERP, Rationalisierung, Rechnungsbearbeitung, Top-Tipps

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