Berichte / Protokolle

alles was Sie darüber wissen sollten!

In vielen Bereichen des täglichen Lebens begegnen uns Berichte und Protokolle. Sie sind wichtige Dokumente, die oft als schriftliche Aufzeichnungen von Ereignissen, Diskussionen oder Ergebnissen verwendet werden und als Beweis oder Nachweis für eine bestimmte Handlung oder Entscheidung dienen. In diesem Artikel erfahren Sie, was Berichte und Protokolle sind, wo Sie ihnen im Alltag begegnen und welche wichtigen Bestandteile sie haben.

Was sind Berichte und Protokolle?

Berichte und Protokolle sind schriftliche Dokumente, die dazu dienen, Informationen über eine bestimmte Situation oder ein Ereignis festzuhalten. Sie können unterschiedliche Zwecke haben, wie zum Beispiel die Dokumentation von Besprechungen (Protokoll einer Lehrerkonferenz, einer Gerichtsverhandlung), die Erfassung von Ergebnissen oder die Analyse von Daten (Qualitätsberichte). Berichte und Protokolle können von einer Einzelperson oder einer Gruppe von Personen erstellt werden, je nachdem, welche Art von Informationen erfasst werden müssen.

Wo begegnen uns Berichte und Protokolle im Alltag?

Berichte und Protokolle sind, wie wir bereits festgestellt haben, in vielen Bereichen des täglichen Lebens zu finden. Sie werden zum Beispiel oft bei Besprechungen verwendet, um die wichtigsten Diskussionen und Entscheidungen festzuhalten. In der Wissenschaft werden Berichte verwendet, um die Ergebnisse von Experimenten oder Forschungsarbeiten zu dokumentieren. In Unternehmen werden Berichte oft von Managern oder Führungskräften erstellt, um die Leistung von Mitarbeitern oder Teams zu bewerten. Und dann gibt es noch Berichte und Protokolle, die die Qualität der Produkte / Dienstleistungen bewerten. Auch in der Verwaltung von öffentlichen Einrichtungen werden Berichte und Protokolle zur Dokumentation von Entscheidungen oder Maßnahmen verwendet. Im Gesundheitswesen werden ebenfalls Berichte und Protokolle angefertigt, wie beispielsweise der OP-Bericht oder das Diagnoseprotokoll, um auch hier alles zu dokumentieren und nachvollziehen zu können.

Wichtige Bestandteile von Berichten und Protokollen

Berichte und Protokolle haben bestimmte Bestandteile, die für ihre Wirksamkeit und Glaubwürdigkeit entscheidend sind. Dazu gehören:

  • Protokollkopf: Hier werden Datum, Ort, Uhrzeit (Anfang und Ende), Namen der Teilnehmer (auch der Abwesenden) sowie das Thema des Berichts oder des Protokolls notiert und die Ziele definiert.
  • Ablaufplan: Falls ein Ablaufplan vorhanden ist, wird er in das Protokoll aufgenommen.
  • Hauptteil: Hier werden die wichtigsten Ergebnisse oder Ereignisse dargestellt und analysiert. (Das kann je nach Protokollart unterschiedlich aussehen.)
  • Schlussfolgerungen: Hier werden die Ergebnisse zusammengefasst und bewertet. Zudem werden die weiteren Schritte festgehalten und ggf. wann die nächste Sitzung ist.
  • Empfehlungen: Hier werden Empfehlungen für zukünftige Maßnahmen oder Entscheidungen gegeben.
  • Protokollfuß: Unterschrift des Protokollierenden und des Leiters der Veranstaltung.
  • Anhänge: Hier werden zusätzliche Informationen wie Tabellen, Diagramme oder Fotos (falls vorhanden) angehängt.

 

Ein Protokoll wird immer im Präsens verfasst und sollte stets objektiv geschrieben werden (persönliche Meinungen/Äußerungen haben hier keinen Platz).

Beispiele aus dem Alltag

Ein Beispiel für die Verwendung von Protokollen im Alltag ist die Dokumentation von Besprechungen. Hier werden Protokolle erstellt, um die wichtigsten Diskussionen und Entscheidungen festzuhalten und sicherzustellen, dass alle Teilnehmer über den Verlauf der Besprechung informiert sind. 

Ein Beispiel für die Verwendung von Berichten ist die Evaluierung der Leistung von Mitarbeitern in einem Unternehmen. Hier werden Berichte erstellt, um die Leistung von Mitarbeitern zu bewerten und Empfehlungen für zukünftige Maßnahmen zu geben. Die Berichte werden oft von Managern oder Führungskräften erstellt und dienen als Grundlage für Entscheidungen im Unternehmen. In produzierenden Unternehmen werden beispielsweise Produktions-, Qualitäts-, Kosten-, Vertriebs-, Personal- und Projektberichte erstellt. Diese Berichte dienen dazu, Entscheidungen im Unternehmen zu treffen und den Fortschritt und Erfolg des Unternehmens zu überwachen. 

Im Gesundheitswesen beispielsweise im Krankenhaus sind es unter anderem der Anamnesebogen, Pflege-, Visite- und OP-Bericht.

Fazit

Berichte und Protokolle sind wichtige Dokumente, die dazu dienen, Informationen über eine bestimmte Situation oder ein Ereignis festzuhalten. Sie sind in vielen Bereichen des täglichen Lebens zu finden.

Alle Dokumente, die uns im Berufsleben begegnen, auch Berichte und Protokolle müssen be- und verarbeitet werden. Wir möchten Sie mit DocBits, einer intelligenten und einfachen Softwarelösung für Dokumentenverarbeitung, dabei unterstützen, jede Phase des Dokumentenlebenszyklus zu automatisieren.

Berichte

Bildnachweis: Header- & Beitragsbild von jannoon028 auf Freepik

Teilen: